Onboarding von Führungskräften: 5-Schritt-Plan

Formelle Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter und Mitarbeiter, die die Position wechseln, sind für das Management deiner Belegschaft von entscheidender Bedeutung. Die anfängliche Schulung und Einweisung in die neue Position bestimmt maßgeblich den zukünftigen Erfolg eines Mitarbeiters.

Die Bedeutung des Onboardings nimmt nur noch zu, wenn es um leitende und Führungspositionen geht. Mit mehr Informationen, die es zu verarbeiten gilt, strategischen Entscheidungen, die zu treffen sind, und Mitarbeitern, die zu beaufsichtigen sind, haben Führungskräfte einen größeren Einfluss auf die Organisation.

Eine Studie der Harvard Business Review zeigt, dass effektive Onboarding-Prozesse und -Unterstützung die durchschnittliche Zeit, die neue Führungskräfte benötigen, um ihre volle Leistungsfähigkeit zu erreichen, um ein Drittel von sechs Monaten auf vier verkürzen können.

Eine Umfrage unter Führungskräften auf Vizepräsidentenebene und darüber ergab jedoch, dass weniger als ein Drittel diese Unterstützung bei der Übernahme einer neuen Position erhielt. Von denjenigen, die sie erhielten, gaben 80 % an, dass dies einen signifikanten Unterschied für sie machte, da sie frühzeitig Einfluss nehmen konnten.

Wie setzt man also wirkungsvolle Onboarding-Programme für Führungskräfte um, die auf die eigene Organisation zugeschnitten sind?

In diesem Artikel definieren wir das Onboarding von Führungskräften, besprechen potenzielle Herausforderungen, stellen eine 5-stufige Checkliste für das Onboarding von Führungskräften zur Verfügung und stellen die Tools vor, die euch auf eurem Weg helfen können.

• Was ist das Onboarding von Führungskräften?
• Die häufigsten Herausforderungen, mit denen neue Führungskräfte beim Onboarding konfrontiert sind
• 5 Schritte für einen effektiven Führungs- und Onboarding-Plan für Führungskräfte
• Tools für das Onboarding von Führungskräften

Was ist das Onboarding von Führungskräften?

Aufgrund der besonderen Bedürfnisse von Mitarbeitern in Führungspositionen und darüber hinaus muss das Onboarding von Führungskräften jedoch über die typischen Einarbeitungsprogramme für Mitarbeiter hinausgehen.

Die Auswirkungen des Onboardings von Führungskräften sind bedeutender und der Prozess ist komplexer, da mehr Informationen bereitgestellt werden müssen und ein umfassenderes Wissen über das Unternehmen erforderlich ist.

Daher benötigen Organisationen maßgeschneiderte Pläne für das Onboarding von Führungskräften, die ihrer größeren Verantwortung Rechnung tragen.

Komponenten des Onboardings von Führungskräften

Zu den typischen Komponenten, die berücksichtigt werden sollten, gehören:

• Vorstellung der Interessengruppen: Treffen und Aufbau von Beziehungen zu den wichtigsten internen und externen Interessengruppen des Unternehmens, wie z. B. Vorstandsmitgliedern, Investoren und Großkunden.
• Betriebsprüfung: Kennenlernen der Organisation, ihrer Stärken und Schwächen, ihrer Arbeitsabläufe und Struktur und wie die neue Führungskraft in sie hineinpasst.
• Strategische Ausrichtung: Teilnahme an ausführlichen Sitzungen mit der Geschäftsleitung, um die langfristige Vision und die strategischen Ziele des Unternehmens umfassend zu verstehen.
• Kulturelle Anpassung: Hilft beim Verständnis und bei der Integration in die Arbeitskultur der Organisation sowie bei der Herangehensweise an Führung und Delegation.
• Teamintegration: Treffen mit ihren direkten Mitarbeitern, um festzustellen, wie sie gerne arbeiten und kommunizieren, bevor Pläne für Änderungen entwickelt werden, die der neue Mitarbeiter umsetzen möchte.
• Finanzprüfung: ein detailliertes Verständnis der Finanzen und wie sich ihre Leistung und die ihres Teams/ihrer Abteilung auf das Unternehmensergebnis auswirken.

Ein Ad-hoc-Ansatz für das Onboarding von Führungskräften, bei dem die neu eingestellten Mitarbeiter sich selbst überlassen werden, birgt ein zu hohes Risiko für eine bereits risikoreiche Einstellung.

Während einige Führungskräfte erfolgreich sein können, sich schnell in ihre neue Arbeitssituation einfinden und sich anpassen, werden viele andere scheitern.

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Die häufigsten Herausforderungen, mit denen neue Führungskräfte während des Onboardings konfrontiert sind

Auch mit einem formellen Onboarding-Programm für Führungskräfte stehst du noch vor vielen Herausforderungen. Neue Führungskräfte führen zwangsläufig zu neuen Ergebnissen, und es gibt viele Möglichkeiten, wie Neueinstellungen schlecht zu deiner Organisation passen können.

Eine Umfrage unter Personalverantwortlichen und Mitarbeitern ergab, dass die häufigsten Herausforderungen beim Onboarding von Mitarbeitern folgende sind:

• Kommunikation von Aufgaben und Erwartungen (66 %)
• Mangelnde Klarheit (64 %)
• Einrichtung des Arbeitsplatzes und Zugang zu Technologie (56 %)

Interessanterweise wurden in der Umfrage Meinungsunterschiede zwischen Mitarbeitern und Personalabteilung deutlich.

Nur 29 % der Unternehmen sind beispielsweise der Meinung, dass es bei ihren Onboarding-Prozessen an Klarheit mangelt, während 64 % der Mitarbeiter dieser Meinung sind.

Darüber hinaus gibt es eine Diskrepanz zwischen Mitarbeitern und Personalverantwortlichen bei der Orientierung in der neuen Unternehmenskultur.

Nur 37 % der Mitarbeiter gaben an, Schwierigkeiten zu haben, aber 61 % der Personalverantwortlichen gaben an, dass dies eine kritische Herausforderung beim Onboarding sei.

Dies zeigt, dass Unternehmen die Qualität ihrer Onboarding-Praktiken überschätzen und Mitarbeiter die Herausforderung unterschätzen, sich in die neue Unternehmenskultur einzufügen.

Zurück zur HBR-Studie: Nach der Befragung von 588 leitenden Führungskräften, die kürzlich die Position gewechselt haben, stellten sie fest, dass die größten Herausforderungen für neue Führungskräfte darin bestehen:

Selbst die qualifiziertesten und talentiertesten Mitarbeiter sind nutzlos, wenn sie nicht richtig in die Organisation integriert werden und angemessene Unterstützung erhalten.

Organisationen müssen eine Checkliste für das Onboarding von Führungskräften und Best Practices entwickeln, die jede Herausforderung berücksichtigen.

5 Schritte für einen effektiven Führungs- und Onboarding-Plan für Führungskräfte

Im Folgenden findest du einen Plan für das Onboarding von Führungskräften, um einen praktischen Rahmen für deine Organisation zu entwickeln.

Jeder Schritt umfasst einen festgelegten Zeitrahmen mit wichtigen Maßnahmen, die durchgeführt werden müssen. Indem du die Checkliste für das Onboarding von Führungskräften für jeden Schritt abhakst, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass Führungskräfte einen guten Start in deiner Organisation haben.

Die besten Onboarding-Programme für Führungskräfte sind jedoch auf die Organisation, die Rolle und den Kandidaten zugeschnitten. Jede Situation ist anders, und du solltest diesen allgemeinen Plan an deine Bedürfnisse anpassen.

Hinweis: Wenn du eine detailliertere Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern haben möchtest, kannst du sie hier einsehen. Sie gilt auch für das Onboarding von Führungskräften.

Schritt 1. Pre-Boarding – Vorbereitung

Das Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Du musst eng mit neu eingestellten Führungskräften zusammenarbeiten, um ihren Starttermin vorzubereiten.

Dazu gehören administrative Aufgaben wie das Ausfüllen von Unterlagen, die Bereitstellung von Einführungspaketen und die Einrichtung des IT-Zugangs. Dazu gehört aber auch, die Unternehmenskultur vorzustellen und zu beschreiben, wie sie sich in diese einfügen werden.

Die kulturelle Eignung bestimmt, ob sie in deiner Organisation erfolgreich sein werden oder nicht und ob sie deine Grundwerte und Verhaltensweisen widerspiegeln. Sie sollte ein Schlüsselfaktor während des Vorstellungsgesprächs sein.

Die Vorbereitung eines Organisationsbriefings ist ein grundlegender Bestandteil der Vorbereitung auf den Einstieg. Neue Führungskräfte benötigen umfassende Informationen über ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten, um zu verstehen, welche Erwartungen sie vom ersten Tag an haben.

Als Nächstes müssen sie wissen, wie diese Rolle in die kulturellen Normen und die Organisationsstruktur des Unternehmens passt. Du solltest auch Kontaktinformationen für wichtige Interessengruppen und Mitarbeiter bereitstellen, die sie kennen müssen.

Dies könnte detaillierte Informationen zu folgenden Themen beinhalten:

• Die Kernprinzipien und -ziele des Unternehmens.
• Organisationsstrukturen und Kommunikationskanäle.
• In der Organisation verwendete Leistungsmanagement-Tools.
• Aktuelle Führungsstile – wie die Unternehmenskultur diese beeinflusst, wie Führungskräfte delegieren und mit ihrem Team kommunizieren und wie man Konflikte am Arbeitsplatz löst.

Der Prozess der Entwicklung und Organisation von Schulungsinhalten kann durch den Einsatz eines speziellen Learning Management Systems (LMS) wie Valamis erheblich verbessert werden.

Mit Tools zur Erstellung von Inhalten und der Möglichkeit, maßgeschneiderte Lernpfade für Führungskräfte und leitende Angestellte zu implementieren, hilft LMS dabei, das Onboarding zu vereinfachen und die Produktivität vom ersten Tag an zu steigern.

Ein Überblick über die Valamis Learning Management Platform, die das Onboarding von Führungskräften einfacher und reibungsloser gestalten kann.

Checkliste vor dem Onboarding:

• Administrative/logistische Anforderungen: Stelle sicher, dass alle Informationen vorbereitet und alle Unterlagen vollständig sind, bereite den Arbeitsplatz und die benötigten Tools vor und ermögliche den Systemzugriff.
• Rolle und Erwartungen klären: Definiere ihre Verantwortlichkeiten, Ziele (sowohl lang- als auch kurzfristig) und die zur Bewertung der Mitarbeiter- und Unternehmensleistung verwendeten Kennzahlen.
• Vorbereitung einer kulturellen und organisatorischen Einweisung: Stelle ein Organigramm zur Verfügung und erkläre die Unternehmensstruktur. Gib Einblicke in die Mission, die Werte, die Kultur und alle ungeschriebenen Regeln des Unternehmens.
• Kontaktinformationen: Stelle Kontaktdaten zur Verfügung und plane Einführungen mit wichtigen Interessengruppen, der Personalabteilung und direkten Mitarbeitern.
• Organisieren und Entwickeln von Schulungsinhalten: Sammle alle erforderlichen Materialien für den neuen Mitarbeiter und erwäge, spezifische Ressourcen für Führungskräfte zu erstellen. Dieser Prozess kann mithilfe spezieller L&D-Tools verbessert werden.

Schritt 2. Tag eins – Einführung

Tag eins kann wie ein Wirbelsturm an einem vorbeirauschen, in dem man sich beeilt, den neuen Mitarbeiter vorzustellen und ihm alles beizubringen, was er wissen muss.

Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass dies nur der Beginn eines Prozesses ist, der mehrere Monate dauert. Du kannst nicht die gesamte Arbeitsbeziehung an einem einzigen Tag aufbauen. Du musst nur den Grundstein für den Erfolg legen.

Checkliste für den ersten Tag:

• Begrüßung und Orientierung: Heiße die neue Führungskraft im Team willkommen.
• Vorstellung des Unternehmens und der Unternehmenskultur: Einen allgemeinen Überblick über das Unternehmen und seine Arbeitsweise geben.
• Treffen mit den Interessengruppen: Treffen mit dem Führungsteam, den direkten Mitarbeitern und anderen wichtigen internen und externen Interessengruppen.
• Logistiküberprüfung: Zugang zu den erforderlichen Systemen und Tools bestätigen.

Lernpfad für das Onboarding von Mitarbeitern in der Valamis-Lernumgebung.

Schritt 3. Monat 1 – Informationsbeschaffung

Während des ersten Monats des Onboardings für Führungskräfte sollten die Hauptziele darin bestehen, alle Informationen und Schulungsinhalte bereitzustellen, die der neue Mitarbeiter benötigt, Beziehungen aufzubauen und das Wissen zu sammeln, das für die Entwicklung zukünftiger Pläne erforderlich ist.

Checkliste für den ersten Monat:

• Tiefere Einblicke in das Unternehmen: Beobachte den Betrieb und treffe dich mit den Abteilungsleitern, um deren Zweck und Struktur zu verstehen.
• Herausforderungen und Chancen identifizieren: Bitte die neu eingestellte Person, ihr Team, ihre Arbeitsabläufe und Ressourcen zu bewerten, um mit der Entwicklung von Strategien zu beginnen, wie sie langfristig führen möchte.
• Beziehungen aufbauen: Beginne mit der Umsetzung der täglichen Beziehungen und Routinen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
• Erstelle einen längerfristigen Plan: Erstelle einen Plan für den nächsten Monat, einschließlich der Suche nach Möglichkeiten, schnelle Erfolge für die Führungskraft zu erzielen, wenn sie sich besser eingelebt hat. Erfahre mehr über Führungskräfteentwicklungsplan.
• Einführung in die Lernumgebung: Stelle sicher, dass sie Zugang zu allen erforderlichen Schulungsinhalten haben und schnell mit ihrem Lernpfad beginnen können.
• Abschluss der Pflichtschulung: Stelle Schulungskurse und Ressourcen im Zusammenhang mit Compliance und Arbeitsplatzregeln bereit.

Schritt 4. Monat zwei – Strategieentwicklung

Nachdem die Führungskraft einige Zeit mit ihrem Team gearbeitet hat, kann sie damit beginnen, eine Strategie für ihre Führungsarbeit zu entwickeln.

Checkliste für den zweiten Monat:

• Strategische Initiativen starten: Hilf ihnen, ihren Führungsstil und ihren Strategieplan umzusetzen. Lege Ziele und Leistungserwartungen für die Führungskraft auf der Grundlage ihrer Strategie und der langfristigen Ziele der Organisation fest.
• Kommunikation mit den Stakeholdern: Regelmäßige Treffen mit dem neuen Mitarbeiter, dem Führungsteam und anderen wichtigen Stakeholdern einführen.
• Überprüfung des Onboardings: Eine frühzeitige Überprüfung des Onboardings der Führungskraft durchführen, um die Fortschritte des neuen Mitarbeiters zu bewerten.
• Einen frühen Erfolg erzielen: Eine Aufgabe identifizieren, die der neuen Führungskraft einen leichten Erfolg beschert und dabei hilft, Schwung aufzubauen.

Schritt 5. Langfristig – vollständige Integration

Mit einer Strategie kann das Onboarding-Programm für Führungskräfte ab dem dritten Monat und darüber hinaus auf eine vollständige Integration hinarbeiten.

Langfristige Checkliste:

• Fortschritte messen: Überprüfe, wie sich die neue Führungskraft in die Organisation integriert, und bewerte erste Ergebnisse und Erfolge.
• Teamleistung bewerten: Verbinde die individuelle Leistung des neuen Mitarbeiters mit dem breiteren Team, das er leitet.
• Verfeinere die längerfristige Strategie: Entwickle einen 6- oder 12-monatigen Strategieplan, wie du dein Team weiterentwickeln möchtest.
• Führe bedeutende Initiativen: Erlaube der Führungskraft, die Verantwortung für große, wichtige Projekte innerhalb der Organisation zu übernehmen.

Tools für das Onboarding von Führungskräften

Da beim Onboarding von Führungskräften viel zu besprechen ist, benötigen Organisationen verschiedene Hilfsmittel, um erfolgreiche Programme durchführen zu können.

Umfragen unter HR-Fachleuten zeigen, dass die Hauptgründe für den Einsatz von Technologie während des Onboardings folgende sind:

• Befähigung der Mitarbeiter, ihr Onboarding selbst zu managen (52 %)
• Reduzierung des Zeit- und Arbeitsaufwands (38 %)
• Schaffung einer effektiven Kommunikation (28 %)
• Wegfall von Papierkram (27 %)
• Bereitstellung digitaler Schulungen (21 %)
• Erfassung von Kennzahlen für mehr Effizienz (15 %)

All dies und mehr ist mit der Valamis-Plattform möglich – einem umfassenden LMS, das sich an dein spezifisches Onboarding-Programm für Führungskräfte anpassen lässt.

Mit Valamis können Führungskräfte ihren Onboarding-Prozess über eine einzige Schnittstelle verwalten und auf alle erforderlichen Ressourcen und Schulungen zugreifen. Organisationen können maßgeschneiderte Onboarding-Programme für Führungskräfte entwerfen und umsetzen, um Ziele zu verfolgen und den Erfolg zu messen.

Aber nehmt uns nicht beim Wort.

Schaut euch eine aktuelle Fallstudie an, in der 360 neue Führungskräfte erfolgreich mit der Valamis-Plattform eingearbeitet wurden. Die Einführung von Valamis steigerte die Produktion von Schulungsinhalten um 210 %, und 99 % der neuen Manager absolvierten das asynchrone Onboarding über die Plattform.