Mitarbeiter-Onboarding-Prozess

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie verstehen, wie wichtig das Onboarding von Mitarbeitern ist.

Sie werden wissen, was ein guter Onboarding-Prozess für Ihr Unternehmen bringen kann, und Sie werden erfahren, wie Sie den aktuellen Prozess Ihres Unternehmens verbessern können.

Mehr über Onboarding zu lernen, wird Ihnen helfen, einen besseren Lernpfad für Mitarbeiter zu schaffen, potenzielle Qualifikationslücken zu finden, die Mitarbeiterentwicklung zu verbessern und wird Ihnen letztendlich ermöglichen, bessere Teams zu schaffen.

Entdecken:

• Was ist das Mitarbeiter-Onboarding?
• Vorteile eines richtig gestalteten Mitarbeiter-Onboardings
• Phasen des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses
  1. Pre-Onboarding: erster Eindruck und Recruitment
  2. Onboarding am ersten Tag
  3. Onboarding in der ersten Woche
  4. Onboarding während des 1. Monats
• Onboarding-Prozess für Mitarbeiter – Best Practices
• Remote Onboarding-Tipps
• FAQ zum Onboarding-Prozess

Was ist das Mitarbeiter-Onboarding?

Dieser Prozess umfasst die Vermittlung von Einstellungen, Kompetenzen, Unternehmenskultur, Mitarbeitererwartungen und Verhaltensweisen, die für ein effektives Funktionieren innerhalb einer Organisation erforderlich sind, an neue Mitarbeiter.

Vorteile eines richtig gestalteten Mitarbeiter-Onboardings

1. Akklimatisieren Sie den Mitarbeiter in der kürzest möglichen Zeit

Wenn der Mitarbeiter eingestellt wird, muss ihm nicht nur beigebracht werden, wo er parken kann und wo die besten Plätze für die Mittagspause sind, sondern er muss auch genau wissen, was von ihm erwartet wird, wo er Unterstützung innerhalb seiner Kollegen und des Managementteams findet und was genau er vom Unternehmen erwarten kann.

Durch die Festlegung klarer Erwartungen kann Ihr Mitarbeiter seine Rolle vom ersten Tag an verstehen.

2. Verringern Sie die Zeit, die Ihr neuer Mitarbeiter benötigt, um produktiv zu werden

Je besser der Onboarding-Prozess, desto schneller kann sich Ihr neuer Mitarbeiter einleben und produktiv arbeiten.

Wenn Sie ein ineffizientes oder verwirrendes Programm haben, wird Ihr Mitarbeiter seine ersten Wochen damit verschwenden, Fragen zu stellen, auf die er die Antworten bereits kennen sollte.

Rüsten Sie sie für den Erfolg mit klaren Onboarding-Materialien, die alle Fragen beantworten, die sie über ihre Rolle oder das Unternehmen stellen könnten.

3. Den Mitarbeiter richtig motivieren

Engagierte Mitarbeiter erhöhen die Produktivität, die Rentabilität und die Produktqualität, neben anderen positiven Resultaten.

Engagement bedeutet in diesem Zusammenhang, dass das Managementteam zeigt, dass es die Mitarbeiter wertschätzt, ihre Talente anerkennt und sich für ihre berufliche Entwicklung einsetzt.

53 % der Personalverantwortlichen sagen, dass ein besseres Onboarding engagierte Mitarbeiter schafft, was sich dann auf ihre Karriere im Unternehmen überträgt.

Das Onboarding einer Organisation ist der erste Blick, den ein Mitarbeiter auf die Struktur, die Politik und die Unterstützung innerhalb des Unternehmens hat.

Sie sollten sich bemühen, sicherzustellen, dass es eine positive Erfahrung ist.

4. Gute Onboarding-Programme verbessern direkt die Mitarbeiterbindung

Etwa ⅓ der Mitarbeiterfluktuation findet in den ersten 90 Tagen statt.

Dies wird auf schlechtes Onboarding und Unternehmen zurückgeführt, die ihre Mitarbeiter sich selbst überlassen und eine “Sink-or-Swim”-Mentalität haben.

Die Kosten, die mit dem Austausch eines Mitarbeiters verbunden sind, können bis zu 150 % des Jahresgehalts betragen. Dazu gehören auch versteckte Kosten wie verringerte Produktivität, der Verlust von Spezialwissen und ein Rückgang der Moral der verbleibenden Mitarbeiter.

Mitarbeiterbindung kann dem Unternehmen Tausende von Dollar sparen.

5. Ein guter Onboarding-Prozess fördert eine bessere Unternehmenskultur

Indem Sie vom ersten Tag an den Ton angeben, bauen Sie eine starke Kultur in Ihrem Unternehmen auf, in der die Mitarbeiter geschätzt, unterrichtet und unterstützt werden.

Neue Mitarbeiter verstehen das Unternehmen sofort und fühlen sich willkommen, und die vorhandenen Mitarbeiter sehen, dass die Belegschaft geschätzt wird.

Spezifische Unternehmenswerte werden klar kommuniziert.

Phasen des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses

1. Pre-Onboarding: erster Eindruck und Recruitment

Der Onboarding-Prozess beginnt, wenn ein potenzieller Kandidat eine Bewerbung liest oder an anderer Stelle einen ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen erhält.

Ihre Employer-Branding-Maßnahmen (einschließlich Bewerbungen) zielen darauf ab, Ihren Onboarding-Prozess zu unterstützen.

Sie sollten Inhalte erstellen, die Signale über ein fürsorgliches, spaßiges, entwicklungsorientiertes Unternehmen aussenden. Sie sollten Ihre Werte, Ihre Kultur und Ihren Teamgeist übersetzen.

Denken Sie bei der Erstellung von Bewerbungen daran, dass Sie nicht nur versuchen, die besten Kandidaten anzuziehen, sondern auch Ihr Unternehmen als einen guten Arbeitsplatz zu verkaufen. Seien Sie sich über die Erwartungen an die Rolle und die Fähigkeiten Ihres idealen Kandidaten im Klaren, aber vergessen Sie nicht, verlockende Einblicke zu bieten, warum Ihr Unternehmen ein guter Arbeitsplatz ist.

Während des Rekrutierungsprozesses wird das HR-Team Ihres Unternehmens die offene Stelle auf den relevanten Websites ausschreiben, Bewerbungen sammeln und prüfen, die besten Kandidaten interviewen und am Ende dem am besten qualifizierten Kandidaten die Stelle anbieten. An diesem Punkt kann es eine Verhandlungsphase mit dem Top-Kandidaten geben, bevor das Stellenangebot angenommen wird.

Dies ist natürlich eine Vereinfachung des Prozesses. Personalbeschaffung ist eine gewaltige Aufgabe und sollte sehr ernst genommen werden. Unternehmen ohne gute Einstellungspraktiken werden oft feststellen, dass sie nicht die besten Mitarbeiter anziehen oder einstellen.

Ziele für die Pre-Onboarding-Phase

• Ziehen Sie relevante Kandidaten an. Sie möchten Menschen ansprechen, die dieselben Werte teilen, die gut zu Ihnen passen und die relevante Fähigkeiten für Ihr Unternehmen mitbringen.
• Kommunizieren Sie klar und deutlich, was Ihr Unternehmen in jeder Rolle, die Sie rekrutieren, sucht. Wer ist der ideale Kandidat? Welche Fähigkeiten, Kenntnisse oder Leidenschaften sollte er mitbringen?
• Hinterlassen Sie einen positiven Eindruck und vermitteln Sie den Menschen ein klares Verständnis davon, wer Sie als Unternehmen sind. Es ist der erste Berührungspunkt, nicht alle Menschen, die Sie erreichen, werden sich bewerben, aber sie sollten einen positiven Eindruck über Ihr Unternehmen hinterlassen.

Best Practices

1. Erstellen Sie eine Seite zur Unternehmenskultur auf Ihrer Website. Nutzen Sie die Seite, um Ihre Arbeitskultur, die Menschen in Ihrem Unternehmen und deren Werte darzustellen.

2. Überprüfen Sie alle Ihre Assets, die erste Berührungspunkte für einen potenziellen Kandidaten sein könnten. Das kann Ihre Website sein, soziale Medien, die Unternehmensseite auf einer Job-Website und so weiter. Aktualisieren Sie sie und stellen Sie sicher, dass sie zu Ihrer Unternehmensmarke passen. Achten Sie auf Klarheit, Konsistenz und Tonalität.

3. Prüfen Sie Stellenanzeigen und Interviewfragen anhand der gleichen Kriterien wie oben.

• Sind Ihre Inserate umfassend?
• Repräsentieren sie Ihr Unternehmen gut, und ziehen sie die Leute an, die Sie wollen?
• Gibt es Raum für Verbesserungen?

4. Sorgen Sie für Transparenz in Bezug auf Richtlinien, die sich auf Ihre Mitarbeiter auswirken. Richtlinien zu Mutter- oder Vaterschaftsurlaub, Fernarbeit, Urlaubszeit, Boni oder erwarteten Wochenstunden sollten klar kommuniziert werden und leicht zugänglich sein.

5. Beginnen Sie den Onboarding-Prozess mit einer Büroführung, einem Willkommensbrief, einem Informationspaket und einer unternehmensweiten Ankündigung des neuen Mitarbeiters.

6. Senden Sie ein offizielles Angebotsschreiben. Darin sollten die wichtigsten Aufgaben der Stelle sowie alle Anforderungen und Erwartungen klar umrissen sein. Hier können Sie sicherstellen, dass alles über die Rolle klar kommuniziert wird und es keine unangenehmen Überraschungen gibt. Das muss aber kein extra formeller Brief sein! Lassen Sie die Persönlichkeit Ihres Unternehmens durchscheinen, fügen Sie Informationen über das Team, ihre Haustiere und Hobbys oder andere lustige Fakten über das Unternehmen ein.

7. Nachdem die Stelle angeboten wurde, vereinbaren Sie, wenn möglich, eine Büroführung und beginnen den Onboarding-Prozess, indem Sie Zugang zum Schulungsportal des Unternehmens, zum E-Mail-Konto des Unternehmens und zu allen anderen Details gewähren.

8. Sprechen Sie mit allen relevanten Stakeholdern über den neuen Mitarbeiter, ihre Rolle im Onboarding-Plan und die Zuweisung von Ressourcen für Schulungen. Jeder sollte seine Verantwortlichkeiten kennen. Dazu gehören die Entwicklung des Reiseplans für die erste Woche des neuen Mitarbeiters, die Festlegung von Zielen, die Zuweisung eines Onboarding-Buddys und die klare Festlegung des Weges zum Erfolg für diese Person.

2. Onboarding am ersten Tag

Eine Person aus der Personalabteilung sollte den neuen Mitarbeiter willkommen heißen, ihn zu seinem Arbeitsplatz führen und ihm alle notwendigen Dinge übergeben. Dazu gehören Büroschlüssel, Geräte, Codes, Ausweise, Passwörter, Einführungen in die wichtigsten Softwareprogramme, Einführungen und eine Büroführung.

Wenn Sie eine Lernumgebung haben, führen Sie diese ein. Es ist gut, wenn Sie einen obligatorischen Lernpfad für alle neuen Mitarbeiter haben. Auf diese Weise können Sie effektiv die wichtigsten Dinge über das Unternehmen abdecken, einschließlich dessen, was Sie tun, die Produkte, die Sie herstellen, die wichtigsten Personen, die Unternehmensgeschichte und alles, was Sie für wertvoll halten.

Besonders wichtig ist es, Anleitungen und Tipps zur Nutzung der Unternehmenssoftware, des Intranets, der Kommunikationskanäle usw. aufzunehmen.

Am ersten Tag sollte ein Treffen mit dem direkten Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters vereinbart werden. Hier sollte der Onboarding-Plan mit dem neuen Mitarbeiter besprochen werden, zusammen mit einer Erläuterung des Trainings und der kurz- und langfristigen Ziele. Der neue Mitarbeiter sollte ermutigt werden, Fragen zu stellen, und die Beteiligten sollten sich bemühen, dem neuen Mitarbeiter zu helfen, sich schnell einzuleben.

Ziele für den ersten Tag

• Sorgen Sie dafür, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter vom ersten Moment an wohl und willkommen fühlt. Der erste Tag sollte sich auf Einführungen, positive Eindrücke, neue Kollegen und den ersten Blick auf das konzentrieren, woran die Person in ihrer neuen Rolle arbeiten wird.
• Legen Sie mit dem Mitarbeiter die Erwartungen an die neue Rolle fest. Wenn der neue Mitarbeiter in sein Team eingeführt wird, klären Sie die Rolle jedes Einzelnen und wie sie in Zukunft als Team zusammenarbeiten werden.

Best Practices

1. Drucken Sie ein Willkommensposter mit dem Namen und Titel des neuen Mitarbeiters. Bringen Sie es an der Haupttür des Büros an (natürlich außen). Dies ist eine wirklich einfache Möglichkeit, dem/den neuen Mitarbeiter(n) Aufmerksamkeit zu schenken und auch eine einfache Möglichkeit, anderen Kollegen zu zeigen, dass sie ihren neuen Mitarbeiter an seinem ersten Tag willkommen heißen sollten.

^{Valamis-Willkommensposter}

2. Erstellen Sie ein Willkommenspaket. Wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt, legen Sie ihm ein kleines Paket auf den Tisch. Dieses Geschenk könnte markenbezogenes Material enthalten, z. B. eine Tasse, eine Mütze, ein T-Shirt, Bier, Süßigkeiten oder Ähnliches. Es ist eine gute Idee, eine personalisierte Tasse mit dem Namen des neuen Mitarbeiters, seinem Anfangsdatum und einem persönlichen Slogan zu gestalten. Die Wahl des Slogans könnte eine der Aufgaben sein, die im Onboarding-Prozess zu erledigen sind.

^{Beispiel für ein Willkommenspaket}

3. Organisieren Sie einen Begrüßungskaffee, und laden Sie alle Mitarbeiter des Büros dazu ein. Sie können sogar einen Kuchen oder ein paar Süßigkeiten bestellen. Das schafft ein tolles Erlebnis und öffnet das Team für ein Kennenlernen, bei dem sie etwas über sich selbst erzählen und mehr über einander erfahren können. Stellen Sie eine Liste mit einfachen Kennenlernfragen und Aufforderungen auf, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Wenn Sie viele neue Mitarbeiter haben, die in nächster Zeit kommen, können Sie die Begrüßungskaffees zusammenlegen und einmal pro Woche oder über mehrere Wochen durchführen, oder Sie können die Teilnehmer auf die Abteilung des neuen Mitarbeiters beschränken.

^{Begrüßungskaffee bei Valamis}

4. Richten Sie den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters ein und organisieren Sie ihn. Stellen Sie sicher, dass ihr spezieller Bereich von Anfang an für sie bereit ist. Dazu gehören ein Computer mit allem, was installiert ist, und eine Liste aller Benutzernamen und Passwörter, Drucksachen, wie Mitarbeiterleitfäden und Verhaltenskodizes, und eine Liste der Mitarbeiter. Versorgen Sie sie mit den Informationen, die sie benötigen, damit sie wissen, wen sie fragen müssen, wenn sie etwas anderes für ihre Arbeit benötigen, z. B. kann Barbara in der IT ihre Verbindung reparieren, während Adam in der Personalabteilung bei Login-Problemen helfen kann.

^{Der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters.}

5. Weisen Sie einen Onboarding-Buddy zu. Dies ist eine Person, die zugewiesen wird, um in den ersten Tagen zu helfen. Dies ist die Person, an die sie sich wenden können, wenn sie in den ersten Wochen unweigerlich Fragen haben. Dies ist idealerweise jemand aus dem Team, der eine solide Vorstellung von seiner Rolle hat, Fragen leicht beantworten kann und dabei helfen kann, den Übergang zu erleichtern.

6. Planen Sie 30 Minuten zu Beginn und 30 Minuten am Ende des Tages für Einzelgespräche mit dem neuen Mitarbeiter ein. Dies gibt ihnen Raum, um Fragen zu stellen, Beobachtungen zu machen und sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind.

7. Wenn möglich, führen Sie den neuen Mitarbeiter zum Mittagessen aus, veranstalten Sie ein Treffen bei Kaffee und Kuchen oder eine andere soziale Veranstaltung speziell zur Begrüßung des neuen Mitarbeiters. Sie sollten das Gefühl haben, dass ihr neuer Arbeitsplatz genauso aufgeregt ist, sie zu haben, wie sie es sind, anzufangen.

8. Bitten Sie einen neuen Mitarbeiter, die Organisation zu beobachten, und bitten Sie ihn, zu sagen, ob er etwas findet, das er verbessern kann. Eine neue Person hat immer eine frische Sichtweise.

3. Onboarding in der ersten Woche

Es ist wirklich wichtig, neue Mitarbeiter in der ersten Woche in die Arbeit einzubeziehen.

Sie werden sich in dieser neuen Umgebung natürlich ein wenig verloren fühlen, daher ist das Onboarding-Buddysystem sehr zu empfehlen. Suchen Sie sich einen leistungsstarken Mitarbeiter mit einer ähnlichen Funktion, der dem neuen Mitarbeiter die Arbeit zeigt, Fragen beantwortet und generell als Ansprechpartner fungiert.

Bevor der neue Mitarbeiter anfängt, sollten Sie bereits Ziele für die erste Woche festgelegt haben, kurzfristige, erreichbare Aktionen, die ihm das Gefühl geben, dass er bereits von Anfang an einen Beitrag leisten kann.

Wenn sie sich eingewöhnt haben, vereinbaren Sie Treffen mit den Personen, mit denen sie eng zusammenarbeiten werden, und mit anderen wichtigen Personen innerhalb der Organisation. Es empfiehlt sich, Treffen mit dem Leiter der Abteilung und den Leitern der anderen Abteilungen, mit denen sie eng zusammenarbeiten werden, zu vereinbaren. Planen Sie Einzelgespräche mit wichtigen Mitgliedern ihrer Abteilung, wenn es sich um eine große Abteilung handelt, oder mit allen Mitgliedern, wenn es möglich ist.

Versuchen Sie, ein Treffen mit dem CEO zu organisieren. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, dies während des Mittagessens zu planen, da es unauffälliger und geselliger ist und dem neuen Mitarbeiter das Gefühl gibt, wertgeschätzt zu werden.

Im Idealfall kann ihm jeder einen anderen Aspekt seiner neuen Rolle beibringen und auch allgemeine Fragen über das Unternehmen, die Technologie, die Produkte oder was auch immer sonst noch auftauchen mag, beantworten.

Hier erfährt der neue Mitarbeiter auch den allgemeinen Zeitplan, dem er folgen wird: Welche Meetings an welchen Tagen stattfinden, mit wem sie sich täglich absprechen müssen und wie lange sie für bestimmte Aufgaben brauchen werden.

Sie entwickeln und verstehen ihre lang- und kurzfristigen Ziele, ihre unmittelbaren Aufgaben und was ihre Verantwortlichkeiten sein werden.

Ziele für die erste Woche

• Stellen Sie den neuen Mitarbeiter im Laufe der Woche allen Personen vor, mit denen er eng zusammenarbeiten wird.
• Entwickeln Sie ein Verständnis für die Ziele des neuen Mitarbeiters. Dazu sollten Ziele gehören, die er vor Ablauf der Probezeit erreichen soll, sowie die Ziele, die er nach einem Jahr erreichen soll, und Ziele für die weitere berufliche Entwicklung. Bitte beachten Sie: Schreiben Sie diese Ziele auf!
• Der neue Mitarbeiter sollte an Schulungen teilnehmen, um die Technologie, die er benutzen wird, kennenzulernen und sich damit vertraut zu machen, um den Zeitplan seines Teams zu verstehen und um mit der Arbeit an kleineren Aufgaben zu beginnen.
• Der neue Mitarbeiter hat ein Unterstützungsnetzwerk, an das er sich wenden kann, wenn er Hilfe benötigt.

Best Practices

1. Legen Sie das Support-Team fest und starten Sie Aufgaben im Voraus. All dies sollte geregelt sein, bevor der neue Mitarbeiter anfängt. Wenn Sie organisiert sind, zeigt das dem neuen Mitarbeiter, dass Ihr Unternehmen stabil und durchdacht ist und sich die Zeit nimmt, die Dinge richtig zu machen. Das vermittelt einen positiven ersten Eindruck.

2. Stellen Sie sich darauf ein, dass Ihr neuer Mitarbeiter einige Zeit brauchen wird, um sich einzuleben. Seien Sie realistisch, was Sie von ihm erwarten, und kommunizieren Sie das früh und oft. Besprechen Sie die Ziele und wie Sie dem neuen Mitarbeiter helfen werden, sie zu erreichen.

3. Wenn möglich, stellen Sie die neue Person jemandem vor, der bereits in ihrer Rolle gearbeitet hat. Wenn diese Person aus der Rolle heraus befördert wurde, wird sie in der Lage sein, wertvolle Einblicke in das Wachstumspotenzial des Unternehmens und in die besten Praktiken für die Erfüllung der Rolle zu geben und ist generell eine Schlüsselperson für den neuen Mitarbeiter.

4. Vereinbaren Sie, wenn möglich, Einzelgespräche mit Teammitgliedern, damit diese dem neuen Mitarbeiter mehr über ihre Arbeit erzählen und sich vorstellen können. Sie können erklären, wie der neue Mitarbeiter ihnen bei ihrer Arbeit helfen kann und gleich zu Beginn seiner Reise Teil einer wirklich wichtigen Arbeit sein kann.

4. Onboarding während des 1. Monats

Wenn sich Ihr neuer Mitarbeiter eingewöhnt hat, sollten Sie ihm reichlich Gelegenheit bieten, Kontakte zu knüpfen, zu lernen, sich weiterzuentwickeln und sich in das Unternehmen zu integrieren. Dies kann etwas Großes sein, wie z. B. unternehmensweite Veranstaltungen wie Tischtennisturniere oder Grillabende, oder kleinere Zusammenkünfte, wie z. B. Kaffee mit Kollegen oder Einzelgespräche mit Vorgesetzten.

Schauen Sie regelmäßig bei ihnen vorbei, sprechen Sie mit ihrem Team und ihrem direkten Vorgesetzten und stellen Sie sicher, dass ihnen alle Ressourcen angeboten werden, die sie benötigen. Dies ist besonders nach einem Monat wichtig. Ein gutes Hilfsmittel für eine 30-Tage-Kontrolle ist eine Umfrage. Ziehen Sie die folgenden Fragen in Betracht und überlegen Sie, ob es weitere Fragen gibt, die Sie einem neuen Mitarbeiter stellen könnten, die spezifischer für Ihr Unternehmen sind.

Beispielfragen für eine Umfrage:

1. Haben Sie das Gefühl, dass Sie ein geschätzter Teil des Unternehmens sind?
2. Haben Sie das Gefühl, dass das Unternehmen Ihre Erwartungen erfüllt?
3. Haben Sie irgendwelche Schwierigkeiten mit unseren Technologien oder arbeitsbezogenen Tools?
4. Haben Sie das Gefühl, dass Sie die Werkzeuge und Ressourcen haben, die Sie brauchen?
5. Haben Sie Ihre Ziele mit Ihrem Vorgesetzten besprochen?
6. Haben Sie das Gefühl, dass Sie auf dem Weg zu Ihren Zielen Fortschritte machen?
7. Kennen Sie das strategische Ziel des Unternehmens für die Zukunft?
8. Haben Sie eine Idee, wie wir unseren Onboarding-Prozess verbessern können?

Ziele für den 1. Monat

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiter auf dem Weg zum Erfolg in Ihrem Unternehmen ist, indem Sie kontinuierliche Unterstützung, Entwicklungsmöglichkeiten und Check-ins mit relevanten Teammitgliedern anbieten.
• Fördern Sie eine Gemeinschaftskultur innerhalb Ihrer Organisation durch Teambuilding und Einzelgespräche.
• Sehen Sie, wie das Onboarding der Organisation verbessert werden kann.

Best Practices

1. Der Vorgesetzte sollte einen regelmäßigen Zeitplan für Gespräche mit dem neuen Mitarbeiter festlegen. In diesen Gesprächen sollten Ziele, aktuelle und anstehende Projekte sowie Bedenken angesprochen werden.

2. Nutzen Sie Technologien wie die Donut-Integration von Slack, um zufällige Teammitglieder für virtuelle Treffen zu verbinden.

3. Führen Sie am Ende jeder Woche ein persönliches Gespräch mit dem Vorgesetzten oder Abteilungsleiter. Dies dient dazu, die Basis zu berühren, sicherzustellen, dass die Dinge reibungslos ablaufen und alle Fragen oder Bedenken schnell angesprochen werden können.

4. Wenn es in Ihrem Unternehmen eine Probezeit gibt, vereinbaren Sie nach deren Ablauf ein persönliches Gespräch mit einem Vorgesetzten. Es sollte auch eine Umfrage geben, damit die Personalabteilung mehr über die Gesamtergebnisse und die Mitarbeiterzufriedenheit erfahren kann.

5. Schaffen Sie eine Vielfalt an Aktivitäten, so dass alle Mitarbeiter etwas für sich finden können: Yoga, Bewegung, Malen, Kochen oder Sport. Bieten Sie eine Vielzahl verschiedener Herausforderungen an und laden Sie neue Mitarbeiter zur Teilnahme ein.

^{Kochevent: Es ist besser, sich im ersten Monat mit dem Head of Design anzufreunden.}

6. Beenden Sie das Onboarding nicht nach einem Monat. Beobachten Sie weiterhin die Reise Ihres neuen Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen, entwickeln Sie seine Talente und investieren Sie in ihn. Überlegen Sie, ob Sie 3-Monats-, 6-Monats- und 1-Jahres-Check-Ins durchführen.

Onboarding-Prozess für Mitarbeiter – Best Practices

1. Verfügen Sie über eine umfassende, schriftliche, formale Onboarding-Checkliste

Studien haben gezeigt, dass Unternehmen mit einer formalen Onboarding-Checkliste deutlich bessere Bindungsquoten aufweisen.

Sie können unsere Onboarding-Checkliste als PDF-, PNG-, Google Sheets- und Excel-Vorlagen herunterladen. Verwenden Sie sie so, wie sie sind, oder ändern Sie sie nach Ihren Bedürfnissen.

2. eine detaillierte, schriftliche Erklärung der Stellenbeschreibung haben

Diese sollte während des Einstellungsprozesses entwickelt und mit allen Bewerbern geteilt werden, um die Möglichkeit auszuschließen, eine Person einzustellen, die die Hauptfunktionen der Rolle nicht erfüllen kann.

3. Wählen Sie einen Kollegen, der dem neuen Mitarbeiter in den ersten Wochen bei der Eingewöhnung hilft

Bei der Auswahl dieser Person sollten Sie darauf achten, dass sie eine positive und hilfsbereite Einstellung hat. Dies wird den Ton für Ihren neuen Mitarbeiter angeben und ihm helfen, sich in diesem neuen Raum willkommen zu fühlen.

4. Verschiedene Abteilungen des Unternehmens einbeziehen

Bei der Erstellung des Onboarding-Plans sollten Sie alle Abteilungen einbeziehen. Von der Produktentwicklung, dem Marketing, der Personalabteilung und dem Vertrieb ist es wichtig, auch andere Abteilungen als die des neuen Mitarbeiters einzubeziehen.

Das macht es für den neuen Mitarbeiter einfacher, Ansprechpartner im Unternehmen zu finden und hilft ihm, die Unternehmensstruktur zu verstehen.

5. Sorgen Sie für einen sauberen Arbeitsbereich und erleichtern Sie eingehende Papiere

Wenn eine Person in ein neues Büro kommt und einen unsauberen Arbeitsplatz vorfindet, fühlt sie sich nicht willkommen oder als ob das Unternehmen nicht auf sie vorbereitet wäre.

Das Gleiche gilt für den Papierkram – wenn alles vorbereitet ist, zeigt das, dass diese Person erwartet wurde und bereits ein geschätztes Mitglied des Teams ist.

6. Organisieren Sie einen begeisterten Empfang für den neuen Mitarbeiter

Teilen Sie allen Mitarbeitern per E-Mail oder in einer Mitarbeiterversammlung mit, dass es einen neuen Mitarbeiter gibt.

Organisieren Sie ein Willkommensessen oder eine andere Veranstaltung, um den neuen Mitarbeiter vorzustellen.

Der erste Tag wird den Ton für die Beschäftigung vorgeben, stellen Sie sicher, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter willkommen fühlt.

7. Überwachen Sie ihre Fortschritte im Laufe der Zeit

Regelmäßige Check-Ins in festgelegten Abständen ermöglichen es dem Management, den Onboarding-Prozess zu verfolgen – der bis zu einem Jahr dauern kann.

Die Sicherstellung, dass der Mitarbeiter auf dem richtigen Weg ist, und die Lösung von Problemen, die aufgetreten sind, wird die Rate der Mitarbeiterbindung erhöhen.

8. Machen Sie kurz-, mittel- und langfristige Ziele klar

Ohne klare Ziele überlassen Sie es Ihrem Mitarbeiter zu raten, was er tun soll, und das wird nicht gut ausgehen.

Indem Sie klare, erreichbare Ziele setzen, machen Sie Ihre Erwartungen bekannt, Sie geben einen Weg zur Erreichung vor und Ihr neuer Mitarbeiter weiß, wo er steht.

Setzen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter zusammen und setzen Sie ihm Ziele für eine Woche, einen Monat, sechs Monate und ein Jahr, und besprechen Sie, wie diese Ziele erreicht werden können.

Denken Sie daran, alles aufzuschreiben!

9. Feedback vom neuen Mitarbeiter einholen

Wir können nicht genug betonen, wie wichtig dieser Schritt ist!

Ihr neuer Mitarbeiter hat frische Augen und aktuelle Erfahrungen aus anderen Unternehmen.

Sie wollen ihr Feedback über Ihr Unternehmen, die Prozesse und alles, was sie während ihrer Onboarding-Erfahrung erlebt haben, hören.

Dies ist einer der wertvollsten Einblicke, die Sie erhalten können, also lassen Sie sich das nicht entgehen.

10. Gespräch zum Ende der Probezeit

Dies sollte vom Vorgesetzten vor Ablauf der Probezeit durchgeführt werden.

Vergessen Sie nicht, dass auch ein “Gefühls-Check” mit der Personalabteilung 45 Tage nach Beginn der Beschäftigung des neuen Mitarbeiters stattfinden sollte.

Diese beiden Gespräche öffnen dem neuen Mitarbeiter die Tür, um Fragen zu stellen, Probleme zu lösen und generell Unterstützung vom Unternehmen zu erhalten.

11. Ein Freundschaftsbuch erstellen

Bitten Sie die Mitarbeiter, sich vorzustellen, legen Sie ein Freundschaftsbuch an, in dem die Mitarbeiter etwas über sich erzählen können, was sie tun, was sie mögen, was ihre Hobbys sind und so weiter.

Dies hilft den Mitarbeitern, sich gegenseitig besser kennenzulernen und Freunde für die neuen Mitarbeiter mit ähnlichen Interessen innerhalb des Unternehmens zu finden.

Buch der Mitarbeiter Vorlage herunterladen DOCX.

Remote Onboarding-Tipps

Immer mehr Unternehmen gehen zur Telearbeit über. Wie uns COVID-19 gezeigt hat, können wir genauso gut oder in manchen Fällen sogar besser arbeiten, wenn wir uns nicht in einer Büroumgebung befinden.

Aber ein Bereich, der darunter leidet, ist das Onboarding. Neue Kollegen zu treffen, eine direkte Einweisung zu erhalten, sich mit Fragen an sie zu wenden – all das wird viel schwieriger, wenn alles online ist.

Es gibt jedoch immer eine Lösung, es erfordert nur etwas Kreativität.

Hier sind einige Lösungen, die Ihr Unternehmen für das Onboarding von Remote-Mitarbeitern nutzen kann.

• Vergewissern Sie sich, dass alle notwendigen Geräte an Ihren neuen Mitarbeiter geliefert wurden und dass er sie einrichten konnte. Planen Sie ein paar Tage vor der ersten Anmeldung eine Sitzung mit einem IT-Mitarbeiter ein, damit eventuelle Probleme vor dem offiziellen ersten Tag gefunden und gelöst werden können.
• Denken Sie daran, dass endlose Videobesprechungen einen neuen Mitarbeiter auslaugen werden. Teilen Sie den Zeitplan mit einstündigen Meetings auf, gefolgt von einer Stunde mit Aufgaben. Aufgaben des ersten Tages könnten sein, sich mit neuen Plattformen vertraut zu machen, Slack, Google Drive und E-Mail einzurichten oder sich in das LMS des Unternehmens einzuloggen und den ersten Kurs zu belegen. Wiederholen Sie dies im Laufe des Tages. Legen Sie längere oder komplexere Aufgaben fest, wenn das Onboarding weitergeht.
• Stellen Sie den neuen Mitarbeiter den Teammitgliedern in 1:1-Gesprächen vor, in denen das Teammitglied die Aufgabe hat, ihm einen Teil seiner neuen Rolle beizubringen. Jede Person kann einen einzigartigen Einblick in die Unternehmensprozesse bieten und wird den Tag ein wenig auflockern.
• Ziehen Sie in Erwägung, die Schulungen aufzuzeichnen, so dass der neue Mitarbeiter später darauf zurückgreifen kann. Das gibt ihnen das Gefühl, dass sie nicht 100 % konzentriert sein müssen, und sie wissen, dass sie nichts Wichtiges verpassen werden.
• Vergessen Sie nicht, Errungenschaften zu feiern! Machen Sie Ankündigungen im unternehmensweiten Chat, schicken Sie kleine Geschenke an Teammitglieder, die sich besonders hervorgetan haben, und bedanken Sie sich persönlich bei den Mitarbeitern für ihren Einsatz. Es ist wirklich wichtig, ein Gefühl der Verbundenheit zu fördern, in einer Zeit, in der sich so viele Menschen abgekoppelt fühlen.

FAQ zum Onboarding-Prozess

Wie lange dauert der Onboarding-Prozess?

Laut dieser Umfrage sind Onboarding-Programme in der Regel zwischen einem Tag und einem Monat lang. Tatsächlich dauern mehr als 50 % der Onboarding-Programme eine Woche oder weniger.

Das ist nicht ideal – in einer perfekten Welt würde das Onboarding mindestens 90 bis 100 Tage dauern, und könnte sogar bis zu einem Jahr dauern.

Was erwarten neue Mitarbeiter vom Onboarding?

Neue Mitarbeiter wollen sich schnell einbringen können. Sie wollen ihre Rolle und ihre engsten Kollegen kennenlernen und wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Hilfe brauchen.

Sie wollen auch eine klar definierte Rolle, einen für sie erstellten Zeitplan, dem sie in den ersten ein oder zwei Wochen folgen können, und eine klare Kommunikation haben.

Ist Onboarding Teil des Recruitings?

Das ist es! Onboarding beginnt in der Minute, in der jemand auf Ihr Unternehmen aufmerksam wird, insbesondere in Bezug auf eine Stellenausschreibung. Der Eindruck, den Sie vermitteln, wird bei der Person haften bleiben, also sollten Sie sich bemühen, sicherzustellen, dass es ein guter ist.

Während der Rekrutierungsphase ist es besonders wichtig, einige der ersten Schritte des Onboarding abzudecken, damit potenzielle Mitarbeiter wissen, was sie von Ihrem Unternehmen erwarten können. Wenn Sie ein gutes Onboarding-Programm haben, werden Sie feststellen, dass es einfacher ist, hochwertige Mitarbeiter zu rekrutieren.

Ist Onboarding das Gleiche wie Training?

Onboarding und Training gehen oft Hand in Hand, aber sie sind unterschiedliche Dinge.

Beim Training geht es darum, einer Person neue Fähigkeiten beizubringen, und es hat mit den Aufgaben zu tun, die der neue Mitarbeiter ausführen soll.

Beim Onboarding geht es darum, eine neue Person in die Kultur des Unternehmens einzubinden, sie mit den Mitarbeitern, dem Management und dem gesamten Umfeld zu integrieren.

Zählt die Orientierung als Starttermin?

Sie kann, je nachdem, wann sie stattfindet, vor dem Starttag oder am ersten Tag stattfinden.

Manche Organisationen entscheiden sich für eine Orientierungsveranstaltung vor dem offiziellen Starttermin, andere haben beides am selben Tag.

Was ist der Unterschied zwischen einer Einarbeitung neuer Mitarbeiter und dem Onboarding?

Eine Orientierung für neue Mitarbeiter ist eine einmalige Veranstaltung, in der Regel am ersten Tag, bei der neue Mitarbeiter formell mit den Werten, dem Ethos, den Führungskräften, den Richtlinien und den Verwaltungsverfahren des Unternehmens vertraut gemacht werden.

Onboarding ist ein viel längerer Prozess, der auch eine Orientierung beinhaltet und bei dem der neue Mitarbeiter in alle Aspekte seiner neuen Rolle eingeführt wird. Dies beinhaltet in der Regel ein Jobtraining, die Festlegung von Zielen, die Einführung in die Unternehmenskultur, das Kennenlernen anderer Mitarbeiter und dient dazu, dass sich der neue Mitarbeiter schnell einlebt und produktiv wird.