Personalplanung

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, zu planen und Entscheidungen im Rahmen einer umfassenderen Strategie zu treffen, verbessert dies jeden Aspekt Ihres Unternehmens, einschließlich Ihrer Belegschaft. Unabhängig von der Größe oder Art des Unternehmens ist die Personalplanung ein wertvoller HR-Prozess, der sicherstellt, dass Sie über die Mitarbeiter verfügen, die Ihre Geschäftsstrategie umsetzen können.

Erfahren Sie, was Personalplanung ist, wie sie zur Erreichung von Zielen beiträgt und zu positiven Ergebnissen führt, welche Vorteile sie bieten kann, welche fünf Schritte bei der Personalplanung wichtig sind und wie sie in der Praxis aussieht.

Entdecken Sie:

• Was ist Personalplanung?
• Primäre Kriterien der Personalplanung
• Das Ziel der Personalplanung
• Wie die Personalplanung die HR-Prozesse beeinflusst
• Die Vorteile der Personaleinsatzplanung
• Die fünf wichtigsten Schritte bei der Personalplanung

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Was ist Personalplanung?

Personalplanung ist der Prozess der Analyse der vorhandenen Mitarbeiter und der Planung des künftigen Personalbedarfs durch die Bewertung von Talentlücken, die Entwicklung von Verfahren zur Mitarbeiterverwaltung und die Festlegung von Einstellungsstrategien.

Mit einer effektiven Personalplanung ist Ihr Unternehmen stets mit den notwendigen Talenten, Kenntnissen und Erfahrungen ausgestattet, um positive Geschäftsergebnisse zu erzielen.

Die Personalplanung erfordert die Entwicklung einer angemessenen und kosteneffizienten Strategie für die Bindung, Einstellung und Schulung Ihrer Mitarbeiter, während gleichzeitig die Leistung der Mitarbeiter kontinuierlich bewertet wird.

Eine Umfrage des American Productivity & Quality Center (APQC) zeigt, dass 89% von 236 Unternehmen die Personalplanung in ihre Geschäftsabläufe integriert haben.

Der Plan für Ihre Belegschaft, wie er in Zukunft aussehen wird und wie Sie für bestimmte Ziele strategisch vorgehen, ist einzigartig für Ihr Unternehmen und hängt von vielen Faktoren ab. Zu den typischen Komponenten, die die Personalplanung beeinflussen, gehören:

• Verfügbarkeit von Talenten
• Geschäftswachstum
• Alter der bestehenden Belegschaft
• Aktuelle Wissens-/Fähigkeitslücken
• Und vieles mehr

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Strategische Personalplanung

Strategische Personalplanung ist ein proaktiver Ansatz zur Verwaltung des Personalbedarfs und richtet die Personalprozesse an den unternehmensweiten Zielen aus. Sie dient als Richtschnur für zukünftige Personalpläne und -entscheidungen und stellt sicher, dass diese mit der langfristigen Vision des Unternehmens übereinstimmen.

Die strategische Personalplanung findet in der Regel auf der Führungsebene statt und konzentriert sich auf übergeordnete Ziele wie z.B.:

• Strukturelle Organisation
• Mitarbeiterumschichtung
• Nachfolgeplanung
• Personalbudgets
• Kapazitäten aufrechterhalten
• Risikoreduzierung

Operative Personaleinsatzplanung

Im Gegensatz zur strategischen Personalplanung konzentriert sich die operative Personalplanung auf die unmittelbaren Prioritäten des Unternehmens. Welcher Personalbestand kann beispielsweise die aktuellen Fristen und Ziele effizient erfüllen?

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Primäre Kriterien für die Personalplanung

Zu den Kriterien, die Sie bei der Planung des künftigen Personalbestands Ihres Unternehmens berücksichtigen sollten, gehören:

• Mitarbeiterzahl: Die richtige Größe der Belegschaft, damit das Unternehmen nicht überbesetzt und ineffizient ist, aber auch nicht zu klein, um das Wachstum zu behindern und der Nachfrage nicht gerecht zu werden.
• Skillset: die richtige Mischung aus Fähigkeiten, Fertigkeiten, Wissen und Erfahrung, um effektiv zu arbeiten und Ihre Ziele zu erreichen.
• Budget: die optimalen Personalausgaben finden, um eine hohe Rentabilität der Mitarbeiter zu erreichen und den Gewinn zu maximieren.
• Flexibilität: Entwickeln Sie Ihre Mitarbeiter so, dass sie agil sind und sich schnell anpassen können, wenn sich der Markt verändert.

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Das Ziel der Personalplanung

Das Hauptziel der Personalplanung besteht darin, eine Strategie für Ihren Personalbedarf zu entwickeln, die sicherstellt, dass Sie Ihre strategischen Ziele sowohl jetzt als auch in Zukunft erreichen können.

Um dieses Ziel zu erreichen, erfordert die Personalplanung ein umfassendes Verständnis Ihrer bestehenden Belegschaft, der Fähigkeiten und Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter, ihrer Belastbarkeit und möglicher Talentlücken.

Durch Leistungsverfolgung und Mitarbeiterbeurteilung können Sie Ihre gesamte Belegschaft aus der Vogelperspektive betrachten und umsetzbare Pläne für die Zukunft erstellen.

Die Personalplanung ermöglicht es Unternehmen, ihren Personalbestand zu verstehen und effektiv und effizient zu gestalten und dabei langfristige Ziele im Auge zu behalten. Sie verhindert, dass Probleme entstehen, und ermöglicht es dem Management, Probleme frühzeitig zu erkennen und Pläne zu ihrer Behebung zu erstellen. Beispiele könnten sein:

• Identifizierung von unterbesetzten Abteilungen und potenziellen Engpässen
• Personalbedarf zur Skalierung des Betriebs
• Überzählige Mitarbeiter zur Versetzung oder Kündigung

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Wie die Personaleinsatzplanung die HR-Prozesse beeinflusst

Einstellung und Mitarbeiterentwicklung

Die Personalplanung liefert den Spielplan für die Rekrutierung und Mitarbeiterentwicklung in Ihrem Unternehmen.

Mit einem klaren Verständnis Ihrer bestehenden Belegschaft und Ihrer zukünftigen Ziele können Sie ein Profil der Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse erstellen, die erforderlich sind, um Ihre Anforderungen zu erfüllen, und entsprechende Einstellungs- und Schulungsprozesse entwickeln.

Die Unternehmen konkurrieren ständig um die gleichen hochqualifizierten Mitarbeiter. Mit einer angemessenen Personalplanung können Sie künftige Spitzenkräfte für Ihr Unternehmen besser identifizieren und Strategien zur Gewinnung von Talenten entwickeln, um diese für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Darüber hinaus kann eine Analyse der Personalplanung Unternehmen dabei helfen, die richtige Ausbildung und Mitarbeiterentwicklung zu formulieren, um Talentlücken zu schließen und gleichzeitig Personen zu finden, die mit der richtigen beruflichen Entwicklung zu Höchstleistungen fähig sind.

Nachfolgeplanung

Dies führt uns zur Nachfolgeplanung und dazu, dass Sie eine erfolgreiche Führung in Ihrem Unternehmen sicherstellen.

Wenn Sie wissen, welche Führungspositionen derzeit offen sind oder demnächst frei werden, können Unternehmen damit beginnen, bestehende Mitarbeiter für eine Beförderung zu prüfen oder gezielt externe Mitarbeiter mit der richtigen Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrung einzustellen.

Die Personalplanung in Verbindung mit der Nachfolgeplanung schafft einen reibungslosen Übergang für die kritischen Rollen in Ihrem Unternehmen, so dass Sie Ihren Kunden einen ununterbrochenen, nahtlosen Service oder ein Produkt anbieten können.

Leistungsmanagement

Ein wichtiges Ergebnis der Personalplanung ist das Management der Leistung Ihrer Mitarbeiter, um Produktivität und Effizienz zu steigern.

Mit der Personalplanung können Sie Strategien verstehen und entwickeln, die das Beste aus Ihren Mitarbeitern herausholen, um die Leistung zu steigern und eine höhere Rendite aus Ihren Personalausgaben zu erzielen.

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Die Vorteile der Personaleinsatzplanung

1. Vorbereiten auf die Zukunft

Mit der Personalplanung haben Sie einen Fahrplan für Ihren Personalbedarf, um sich auf die Zukunft vorzubereiten.

Das könnte bedeuten, dass Sie die Anzahl der Mitarbeiter erhöhen, um den Wachstumsprognosen gerecht zu werden, oder dass Sie sich auf ein anderes Geschäftsmodell umstellen und die Mitarbeiter finden, die Sie dafür benötigen.

2. Lücken in der Belegschaft aufdecken

Wenn Sie die Lücken in Ihrem derzeitigen Personalbestand kennen, können Sie Ihre künftige Personalstrategie in Bezug auf Neueinstellungen, Umschichtungen und Schulungen festlegen.

3. wirksame Nachfolgeplanung

Indem Sie Mitarbeiter mit dem Potenzial für künftige Führungsaufgaben identifizieren und entwickeln, können Sie effektiv und mit minimalen Unterbrechungen für das Ausscheiden von Mitarbeitern planen.

Die Nachfolgeplanung kann sich auch positiv auf das Engagement der Mitarbeiter auswirken. Umfragen zeigen das:

• 62% der Mitarbeiter wären “deutlich engagierter”, wenn es in ihrem Unternehmen einen Nachfolgeplan gäbe.
• 94% der Arbeitgeber gaben an, dass sich ein Nachfolgeplan positiv auf das Engagement der Mitarbeiter auswirkt.

4. Verbesserte Strategien zur Mitarbeiterbindung

Eine effektive Personalplanung gibt Ihnen ein klares Bild von den Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und davon, wo sie im Unternehmen am erfolgreichsten sein können.

Anstatt Mitarbeiter zu entlassen, können Sie also wertvolle Mitarbeiter durch eine gut geplante Umschichtung an das Unternehmen binden.

5. Flexibilität

Ein klarer Personalplan mit entsprechenden Einstellungs- und Schulungsstrukturen kann Ihr Unternehmen flexibler machen und es in die Lage versetzen, Veränderungen effizient zu antizipieren und darauf zu reagieren.

Sie können Ihre gesamten Personalkosten senken, indem Sie Pläne entwickeln, um:

• Steigern Sie Ihre Produktivität und den ROI Ihrer Belegschaft
• Talente binden und die mit der Mitarbeiterfluktuation verbundenen Kosten senken
• Entwickeln Sie eine flexible Belegschaft, die die Kundennachfrage unter verschiedenen Umständen erfüllen kann

Die Arbeitskosten können bis zu 70% der gesamten Unternehmenskosten ausmachen. Die Personalplanung ermöglicht es Ihnen, Talente dem Wert zuzuordnen und sicherzustellen, dass Sie die besten Ergebnisse für die Kosten erhalten.

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Die fünf wichtigsten Schritte der Personalplanung

Die erfolgreiche Umsetzung neuer Strategien zur Personalplanung ist ein umfangreiches Verfahren. Unternehmen können die Personalplanung jedoch in fünf Kernschritte untergliedern, um den Prozess zu vereinfachen.

1. Entscheidung über die strategische Ausrichtung und die Ziele

Die Personalplanung ist ein Top-Down-Prozess, der eine klare Ausrichtung des Unternehmens und definierte strategische Ziele erfordert, um künftige Entscheidungen zu treffen und zu steuern.

• Welche Richtung sehen Sie für Ihr Unternehmen?
• Was erhoffen Sie sich durch die Personalplanung zu erreichen?
• Was sind die wichtigsten Ziele/Meilensteine, die Sie anstreben?
• Warum braucht Ihr Unternehmen neue Strukturen für die Personalplanung?

Dies sind wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie Ihre Belegschaft analysieren und neue Strategien zur Mitarbeiterverwaltung einführen.

Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass jeder Prozess in Ihrem Unternehmen einen anderen beeinflusst. Daher muss Ihre Personalplanung ein unternehmensweites Unterfangen sein und eine effektive Kommunikation zwischen der Personalabteilung und anderen Abteilungen beinhalten.

Ihr neuer Personalplan muss mit einem kooperativen Ansatz erstellt werden, der einen Konsens zwischen allen beteiligten Parteien herstellt. Ohne die Zustimmung der Organisation und eine Begründung für neue Strategien können Sie die Vorteile der Personalplanung nicht nutzen.

Betrachten Sie diesen Schritt als Festlegung des “weichen” Rahmens für die Personalplanung, der die Gesamtstrategie für die Bewertung künftiger Informationen und nicht die spezifischen Details des Plans definiert.

2. den vorhandenen Personalbestand analysieren

Der nächste Schritt besteht darin, Ihren vorhandenen Personalbestand richtig zu bewerten.

Übliche Strategien für diesen Schritt sind:

1. Bedarfsplanung – Bestimmen Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie für jede Rolle benötigen, um Ihr Ziel zu erreichen. Die Bedarfsplanung erfordert genaue Geschäftsprognosen, um die zukünftige Anzahl, Struktur und Zusammensetzung Ihrer Belegschaft zu bestimmen.
2. Internes Angebot – Die Planung des internen Angebots erfordert eine genaue Bewertung der Talente, ein Verständnis der erwarteten Fluktuationsrate (Pensionierungen, Kündigungen usw.) und die Gestaltung von Schulungs- und Weiterbildungsprogrammen.
3. Lückenanalyse – Identifizieren Sie die Lücken in Ihrem Personalbestand und machen Sie Pläne, um sie durch Neueinstellungen, Umschichtungen und Schulungen zu schließen.

Diese Strategien helfen dabei, die folgenden Fragen zu beantworten:

• Haben Sie die richtige Größe Ihrer Belegschaft?
• Welche Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen haben Ihre derzeitigen Mitarbeiter?
• Brauchen Ihre Mitarbeiter zusätzliche Schulungen?
• Welche neuen Ressourcen können die Leistung der Belegschaft verbessern?
• Ist Ihre Belegschaft richtig strukturiert? (Dazu gehören organisatorischer Aufbau, Abteilungen, Kommunikationskanäle usw.)
• Wie hoch ist Ihre derzeitige Mitarbeiterfluktuation?

Was Sie jetzt haben, ist der Ausgangspunkt für zukünftige Personalpläne. Sie können mit der Entwicklung von Personalplanungsstrategien beginnen, wenn Sie wissen, was Sie haben (Schritt 2) und wo Sie hinwollen (Schritt 1).

Ein häufiger Fallstrick bei der Personalplanung ist die Sicherstellung, dass sie auf qualitativ hochwertigen Informationen aus dem Unternehmen und aus externen Quellen beruht. Eine Personalplanung, die durch ungenaue Prognosen und unerreichbare Zukunftsziele bestimmt wird, kann nicht erfolgreich sein.

3. entwickeln Sie Ihren Plan

An dieser Stelle müssen Unternehmen ihr Gesamtziel festlegen, die Bewertung ihrer bestehenden Belegschaft einfließen lassen und einen konkreten Plan für die Zukunft erstellen.

Unternehmen müssen ihre Belegschaft so planen, dass sie den Wert und die Einnahmen widerspiegelt, die sie produziert. Ein einfaches Beispiel für die Personalplanung in Aktion könnte sein:

Ein Unternehmen stellt zwei Automodelle her. Modell A ist das Flaggschiff des Unternehmens, das sich am meisten verkauft und den größten Umsatz bringt. Das Modell B verzeichnet jedoch ein deutliches Wachstum und die Einnahmen von Modell A beginnen zu stagnieren.

Der Autokonzern kann eine einfache Umsatztabelle erstellen, die auf den Zahlen für 2023 und den Prognosen für 2024 basiert.

Der Umsatz pro Mitarbeiter für Modell A beträgt 250.000 $ und der Umsatz pro Mitarbeiter für Modell B 300.000 $.

Auf der Grundlage von Wachstumsprognosen können Sie schätzen, dass die Zahl der Mitarbeiter in Modell B um 57 erhöht werden muss, um der gestiegenen Nachfrage gerecht zu werden. Dabei wird davon ausgegangen, dass die Prognosen zutreffen und dass es keine plötzlichen Veränderungen im Verkauf oder in der Produktion gibt. Gleichzeitig wird das Modell A wahrscheinlich ab 2023 einen Personalüberschuss haben und 8 Mitarbeiter abbauen müssen.

Mit den vorhandenen Personalplanungsstrukturen können Sie Pläne für die Umschulung und Versetzung von Mitarbeitern von Modell A zu Modell B im Jahr 2023 entwickeln. Diese Art der Planung minimiert Unterbrechungen und reduziert die Mitarbeiterfluktuation.

Natürlich ist dies nur ein Plan auf der Grundlage von Prognosen und bedeutet nicht, dass Sie sofort acht Mitarbeiter von Modell A nach Modell B versetzen und 49 weitere einstellen sollten. Stattdessen sollte das Unternehmen Umschichtungs-, Einstellungs- und Schulungspläne aufstellen, die ausgeführt werden, wenn wichtige Umsatzindikatoren erfüllt sind, und einen schrittweisen Ansatz verfolgen, der der Verlagerung des Schwerpunkts ihres Geschäfts entspricht.

4. die Personalplanung umsetzen

Die erfolgreiche Umsetzung der Personalplanung erfordert:

• Die Mitarbeiter der Personalabteilung müssen ihre neuen Rollen und Verantwortlichkeiten klar verstehen.
• Strategien und Prozesse zur Erfassung aller relevanten Daten und Informationen.
• Effektive Kommunikationskanäle zwischen allen beteiligten Parteien zur Unterstützung des Plans.
• Definierte Mess- und Bewertungskriterien, um den Erfolg des Plans zu beurteilen.

Auch wenn die zukünftigen HR-Pläne für die Verwaltung Ihrer Belegschaft spezifisch für Ihr Unternehmen sind, werden sie einige oder alle der folgenden Punkte beinhalten:

• Rekrutierung
• Onboarding
• Schulung
• Zurückhaltung
• Umgruppierung
• Outsourcing
• Nachfolgeplanung
• Einführung neuer Technologie

Da viele neue Prozesse zu implementieren sind, wird die Personalplanung Ihr Unternehmen nicht über Nacht verändern. Stattdessen ist es ein schrittweises Unterfangen, bei dem jedes Verfahren für die gegebenen Umstände optimiert wird, um Ihr Unternehmen Ihren langfristigen Zielen näher zu bringen.

5. Überwachen Sie die Ergebnisse

Denken Sie unbedingt daran, dass die Personalplanung ein iterativer Prozess ist, bei dem der Fortschritt überwacht und an bestimmten Meilensteinen und langfristigen Zielen gemessen wird.

Nach der Implementierung müssen Ihre Personalplanungsprozesse möglicherweise aufgrund unerwarteter Faktoren in Ihrem Unternehmen oder aufgrund neuer Gegebenheiten in Ihrer Branche angepasst werden.