Mitarbeiter-Onboarding-Checkliste
Das Onboarding von Mitarbeitern ist eine große Aufgabe, und es kann leicht passieren, dass man ein paar Schritte im Prozess vergisst.
Lies unseren Leitfaden zum Mitarbeiter-Onboarding-Prozess, um sicherzustellen, dass du bereit buist, jeden neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen, und bereite dich mit einer Onboarding-Checkliste vor.
Eine Checkliste sorgt nicht nur für einen reibungslosen Onboarding-Prozess, sondern auch dafür, dass dein neuer Mitarbeiter einen guten ersten Eindruck von deinem Unternehmen erhält.
Entdecken:
- Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter
- Onboarding-Checklistenvorlagen (Google Sheets / Excel)
- FAQ zur Onboarding-Checkliste
Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter
Eine Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern ist ein wertvolles Instrument für Personalverantwortliche, das einen strukturierten Ansatz für die Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen bietet.
Hier sind einige Vorteile, die HR-Teams aus der Verwendung einer solchen Checkliste ziehen können:
- Stromlinienförmiger Prozess: Sorgt für ein einheitliches, effizientes Onboarding-Erlebnis für alle neuen Mitarbeiter, spart Zeit und reduziert Fehler.
- Verbesserte Compliance: Hilft dabei, gesetzliche und organisatorische Anforderungen zu erfüllen, und bietet eine dokumentierte Spur für Audits.
- Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Erleichtert den Übergang für neue Mitarbeiter und erhöht das Engagement, die Zufriedenheit und die Mitarbeiterbindung.
- Bessere Kommunikation: Klärt Erwartungen und Verantwortlichkeiten und fördert die Kommunikation zwischen der Personalabteilung, neuen Mitarbeitern und anderen Abteilungen.
- Gesteigerte Produktivität: Beschleunigt die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter und sorgt für klare Rollen, was zu einer schnelleren Produktivität führt.
- Förderung der Mitarbeiterbindung: Bindet die Mitarbeiter frühzeitig ein, fördert die langfristige Bindung und zeigt Entwicklungsmöglichkeiten auf.
- Anpassung und Flexibilität: Kann auf verschiedene Rollen oder Abteilungen zugeschnitten und für unterschiedliche Onboarding-Mengen skaliert werden.
- Datengestützte Verbesserungen: Ermöglicht die Verfolgung und Analyse von Onboarding-Kennzahlen und hilft, den Prozess im Laufe der Zeit zu verbessern.
1. Die Checkliste für die Begrüßungs-E-Mail
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Dies ist die erste offizielle Nachricht, die Ihr neuer Mitarbeiter erhält, abgesehen von der Vertragsunterzeichnung natürlich. Die E-Mail sollte einen positiven Eindruck vermitteln und den neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an für den Erfolg vorbereiten.
- Heißen Sie sie herzlich im Team willkommen.
- Geben Sie das Startdatum, die Uhrzeit und den Ort an.
- Geben Sie die Telefonnummer und E-Mail der Kontaktperson an.
- Geben Sie eine Liste der Dokumente an, die sie mitbringen sollten.
- Fügen Sie eine Aufschlüsselung des Zeitplans für den ersten Tag bei.
- Erläutern Sie die Kleiderordnung, falls es eine gibt.
- Fügen Sie Informationsunterlagen Ihres Unternehmens bei.
2. Checkliste für das Pre-Onboarding
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Dieser Schritt ist entscheidend! Sie wollen nicht, dass Ihr neuer Mitarbeiter das Gefühl hat, Sie seien nicht auf ihn vorbereitet. Befolgen Sie dies sorgfältig und Sie werden nichts verpassen.
Aufgaben:
1. Dokumentation vorbereiten
- Arbeitsvertrag, NDA, Steuerformulare, Informationen über Sozialleistungen
- Sende eine Willkommens-E-Mail an deinen neuen Mitarbeiter
- Freundliche Willkommensnachricht
- Startdatum, Uhrzeit, Ort
- Kontaktdetails der Ansprechperson
- Dokumente, die du mitbringen solltest
- Plan für den ersten Tag
- Kleiderordnung (optional)
- Informationsunterlagen des Unternehmens und Link zum Mitarbeiterhandbuch
Hinweise für Hybrid-/Remote-Beschäftigte:
- Füge Anweisungen für das virtuelle Startdatum, die Uhrzeit und die Anmeldedaten für die ersten Treffen hinzu.
- Hinweise auf bestimmte digitale Dokumente, auf die sie zugreifen oder die sie unterschreiben müssen.
2. Arbeitsplatz und Konten einrichten
- Bestelle und richte Computer, Software und Büromaterial ein
- E-Mail und notwendige Konten in HR- und IT-Systemen einrichten
- Bestelle Sicherheitskarten, Schlüssel und die notwendige Ausrüstung
Hinweise für hybride/remote Mitarbeiter:
- Sicherstellen, dass die Ausrüstung an die Heimatadresse geliefert wird.
- Biete Anweisungen zur Einrichtung des Fernzugriffs und die Kontaktdaten des IT-Supports an.
3. Team- und unternehmensbezogene Ankündigungen
- Schicke dem Team eine E-Mail mit dem Namen des neuen Mitarbeiters, seiner Position, dem Startdatum und dem Standort
- Plane ein Kennenlerngespräch
Hinweis für Hybrid-/Remote-Mitarbeiter:
- Plane ein virtuelles Kennenlerngespräch per Videokonferenz.
4. Willkommenspaket
- Besteht aus gebrandeten Materialien (z.B. Tasse, T-Shirt, Notizbuch)
- Personalbezogene Dokumente
Hinweise für hybride/remote Mitarbeiter:
- Sende das Willkommenspaket an die Heimadresse des neuen Mitarbeiters.
3. Checkliste für den ersten Tag
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Lege alles fest, was am ersten Tag erledigt werden soll.
Aufgaben:
1. Begrüßung und Orientierung
- Persönliche Begrüßung durch die Personalabteilung, Büroführung und Vorstellung der Teammitglieder
- Organisiere einen Willkommenskaffee, wenn möglich
- Sicherstellen der IT-Einrichtung und des Zugangs zu den notwendigen Systemen
- Organisiere ein Onboarding-Meeting, um dein INTRA durchzugehen
- Sicherstellen, dass neue Mitarbeiter in dein LMS eingeführt werden und dessen Bedeutung verstehen
- Veranstalte eine Orientierungssitzung über Unternehmenskultur, Mission, Werte, Richtlinien und Sicherheitsverfahren
Hinweis für hybride/remote Mitarbeiter:
- Veranstalte eine virtuelle Tour, um dein Intra, die Teamvorstellungen, die Lernplattform und andere Online-Materialien, die sie während ihrer Arbeit nutzen werden, durchzugehen.
- Benutze Videokonferenzen für Willkommenskaffee und Orientierungssitzungen.
2. Onboarding-Buddy
- Bestimme einen Peer-Mentor und/oder einen Stofftutor für die anfängliche Unterstützung und Anleitung
Hinweis für hybride/remote Mitarbeiter:
- Vergewissere dich, dass der Onboarding-Buddy regelmäßige virtuelle Check-ins einrichtet.
3. Einrichtung des Arbeitsplatzes
- Stelle sicher, dass alle Geräte ordnungsgemäß funktionieren
- Bereite den Zugang zur digitalen Lernumgebung vor, falls verfügbar
Nebenbemerkung für hybride/remote Mitarbeiter:
- Überprüfe, ob die Remote-Einrichtung funktioniert und biete bei Bedarf virtuellen IT-Support an.
4. Willkommens-Mittagessen (optional)
- Organisiere ein Mittagessen mit dem neuen Mitarbeiter und seinem Team
5. Besprechung am Ende des Tages
- Einmaliges (virtuelles) Treffen, um erste Fragen und Bedenken zu klären
4. Checkliste für die erste Woche
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Da dies die wesentliche Phase der Anpassung ist, ist es wirklich wichtig, dem neuen Mitarbeiter zu helfen und ihn nicht zu überfordern.
Aufgaben:
1. Anmeldungen zur Pflichtschulung
Führe neue Mitarbeiter in den obligatorischen Lernpfad ein. In der Regel muss dieser wichtige Lehrplan innerhalb der ersten zwei Monate der Beschäftigung absolviert und jährlich erneuert werden.
Beispiel für den Lernpfad der Pflichtausbildung. Dieser Pfad umfasst:
- Orientierungsprogramm: Mache die Mitarbeiter mit den Werten, der Kultur und den Richtlinien deines Unternehmens vertraut.
- Schulung zur Einhaltung von Vorschriften: Stelle sicher, dass die Mitarbeiter die wichtigsten Vorschriften und Standards, die für ihre Aufgaben relevant sind, verstehen und einhalten.
- Rollenspezifische Schulungen: Vermittelt den Mitarbeitern die Fähigkeiten und Kenntnisse, die für ihre jeweilige Position erforderlich sind.
- Gesundheits- und Sicherheitsmodule: Unterrichte die Mitarbeiter über Sicherheitsverfahren, um ein sicheres Arbeitsumfeld für alle zu schaffen.
Hinweis für Hybrid-/Remote-Beschäftigte:
- Biete Links zu Online-Schulungsmodulen an und stelle den Fernzugriff sicher.
2. Zielsetzung und Feedback
- Besprich kurzfristige und langfristige Ziele mit dem Vorgesetzten
- Halte Feedback-Meetings ab, um Bedenken und Fortschritte anzusprechen
3. Teambildende Aktivitäten (optional)
- Organisiere und lade den neuen Mitarbeiter ein, an teambildenden Aktivitäten teilzunehmen
- Zugang zu Richtlinien und Ressourcen
- Biete Zugang zu den Unternehmensrichtlinien und den notwendigen Ressourcen
Hinweis für hybride/remote Mitarbeiter:
- Stelle sicher, dass alle Ressourcen online zugänglich sind.
5. Checkliste für den ersten Monat
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Während des ersten Monats solltest du überprüfen, wie der Mitarbeiter seine Leistung erbringt und wie er über seinen neuen Job denkt. Finde Probleme und löse sie.
Aufgaben:
1. Sorge für kontinuierliches Lernen bei deinen neuen Mitarbeitern
- Mit LMS: Biete Zugang zu zusätzlichen Schulungsressourcen in deinem aktuellen LMS
- Ohne LMS: Teile relevante Lernmaterialien und -möglichkeiten
Hinweis für hybride/remote Mitarbeiter:
- Stelle sicher, dass alle Lernmaterialien online verfügbar sind.
Tipp: Um die Vorschriften einzuhalten und auf dem neuesten Stand zu bleiben, solltest du deine Mitarbeiter daran erinnern, jährlich den Lernpfad für obligatorische Studien zu absolvieren. So wird sichergestellt, dass sie sich ständig weiterentwickeln und die aktuellen Standards einhalten.
2. Leistungs- und Feedbacküberprüfung
- Überprüfe die Leistung des Mitarbeiters und seine Einschätzung über seine Arbeit
- Sende eine Umfrage zum Onboarding im ersten Monat
- Setze ein Treffen mit dem Abteilungsleiter an, um die Fortschritte des Mitarbeiters zu besprechen
- Vereinbare ein persönliches Gespräch mit dem Mitarbeiter am Ende des Monats
- Bewertet die Leistung und gebt konstruktives Feedback
- Plane und terminiere dreimonatige und sechsmonatige Umfragen für den Mitarbeiter
Ein paar weitere Tipps
- Orientierung: Binde die Einführung des LMS in den Onboarding-Prozess ein.
- Überwachung: Überprüfe regelmäßig den Fortschritt der Mitarbeiter und den Abschluss des Lernpfads.
- Unterstützung: Biete Unterstützung und beantworte alle Fragen, die die Mitarbeiter zum LMS haben.
- Personalisiere die Erfahrung: Passe den Onboarding-Prozess an die Rolle und die Abteilung der Person an
- Klare Kommunikation: Halte während des gesamten Onboarding-Prozesses eine offene Kommunikation aufrecht
- Fortschritte überwachen: Überprüfe regelmäßig die Fortschritte des neuen Mitarbeiters und passe den Onboarding-Plan bei Bedarf an
- Frühzeitige und häufige Einbindung: Bringe den neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an in die Mission und die Werte des Unternehmens ein
Hinweis für Hybrid- oder Remote-Mitarbeiter: Diese Checkliste gilt für alle Mitarbeiter. Für hybride oder remote Mitarbeiter können jedoch besondere Anweisungen und Anpassungen erforderlich sein, z. B. für virtuelle Meetings, die Einrichtung der IT und digitale Dokumentationsprozesse. Sorge für eine klare Kommunikation und stelle die notwendigen Ressourcen für die Remote-Integration bereit.
Onboarding-Checklistenvorlagen
4 Onboarding-Checklistenvorlage für Google Sheets und Excel:
1. Vorlage mit Dropdown-Selektor für mehrere Mitarbeiter
Vorlage herunterladen Google Sheets / Excel (.xlsx).
2. Vorlage mit Kontrollkästchen für mehrere Mitarbeiter
Vorlage herunterladen Google Sheets / Excel (.xlsx).
3. Vorlage für einen einzelnen Mitarbeiter – Dropdown-Selektor
Vorlage herunterladen Google Sheets / Excel (.xlsx).
4. Vorlage für einen einzelnen Mitarbeiter – Kontrollkästchen
Vorlage herunterladen Google Sheets / Excel (.xlsx).
Nutzbare Trello-Vorlagen
- Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter – Vorlage ansehen
- Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter in der Regierung – Vorlage ansehen
- 30 60 90 Tage Plan Vorlage – Vorlage ansehen
FAQ zur Onboarding-Checkliste
Was ist eine Onboarding-Checkliste?
Eine Onboarding-Checkliste organisiert die Schritte zur Vorbereitung eines neuen Mitarbeiters, der in einer Organisation anfängt, für Manager und HR. Die Onboarding-Checkliste hilft sicherzustellen, dass alle notwendigen Vorbereitungsschritte durchgeführt werden, während neue Mitarbeiter durch ihre ersten Tage als Teil eines neuen Teams geführt werden.
Wie lang sollte eine Onboarding-Checkliste sein?
Eine Onboarding-Checkliste wird je nach Rolle und Einstellungsprozess des Unternehmens unterschiedlich lang sein, sollte aber alles von der Orientierung bis zur Einarbeitung des neuen Mitarbeiters in seine neue Rolle abdecken.
Wie erstellt man eine Onboarding-Checkliste?
Mache dir Notizen zu den wichtigsten Aspekten des Onboarding-Prozesses, von der Rekrutierung bis zur Eingewöhnung des neuen Mitarbeiters in sein neues Team.
Füge spezifische Details über das Pre-Onboarding eines neuen Mitarbeiters hinzu, welche Ausstattung er benötigt, wie sein erster Tag aussehen wird, wie man ihn in sein Team und das Unternehmen einführt und wie man ihn auf den Erfolg in seiner neuen Rolle vorbereitet.
Listen jeden Prozess für diese verschiedenen Phasen in einem Zeitleistenformat auf, um deine eigene Checkliste zu erstellen.
Was sollte auf einer Onboarding-Checkliste stehen?
Die Onboarding-Checkliste sollte den Rekrutierungsprozess, die Orientierung des neuen Mitarbeiters, die Einführung in alle Aspekte der Rolle des Mitarbeiters, das Jobtraining, die Zielsetzung, die Einführung in die Unternehmenskultur und das Kennenlernen anderer Mitarbeiter beinhalten und als Leitfaden dienen, um dem neuen Mitarbeiter zu helfen, sich schnell einzugewöhnen und ein produktives Mitglied des Teams zu werden.
