Leistungsbeurteilung

Entdecken:

• Was ist eine Leistungsbeurteilung?
• Der Zweck einer Leistungsbeurteilung
• Wie man einen Leistungsbeurteilungsprozess organisiert
• Beispiele für eine Leistungsbeurteilung
• Methoden zur Leistungsbeurteilung
• 5 moderne Methoden der Leistungsbeurteilung

Was ist eine Leistungsbeurteilung?

Eine Leistungsbeurteilung ist die periodische Beurteilung der Arbeitsleistung eines Mitarbeiters, gemessen an den Kompetenzerwartungen, die von der Organisation festgelegt wurden.

Die Leistungsbeurteilung umfasst häufig sowohl die von der Organisation geforderten Kernkompetenzen als auch die für die Tätigkeit des Mitarbeiters spezifischen Kompetenzen.

Der Beurteiler, oft ein Vorgesetzter oder Manager, gibt dem Mitarbeiter konstruktives, umsetzbares Feedback auf der Grundlage der Beurteilung. Dies wiederum gibt dem Mitarbeiter die Richtung vor, die er braucht, um sich in seiner Arbeit zu verbessern und weiterzuentwickeln.

Basierend auf dem Feedback ist eine Leistungsbeurteilung auch eine Gelegenheit für die Organisation, die Leistungen und das zukünftige Potenzial des Mitarbeiters anzuerkennen.

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Der Zweck einer Leistungsbeurteilung

Der Zweck einer Leistungsbeurteilung ist ein doppelter: Sie hilft der Organisation, den Wert und die Produktivität zu bestimmen, die die Mitarbeiter beitragen, und sie hilft auch den Mitarbeitern, sich in ihrer eigenen Rolle zu entwickeln.

Vorteile für die Organisation

Mitarbeiterbeurteilungen können einen Unterschied in der Leistung einer Organisation ausmachen. Sie geben Aufschluss darüber, wie die Mitarbeiter ihren Beitrag leisten und ermöglichen es Organisationen:

• zu identifizieren, wo das Management die Arbeitsbedingungen verbessern kann, um die Produktivität und Arbeitsqualität zu erhöhen.
• Verhaltensprobleme anzusprechen, bevor sie die Produktivität der Abteilung beeinträchtigen.
• die Mitarbeiter zu ermutigen, mehr beizutragen, indem ihre Talente und Fähigkeiten anerkannt werden
• die Mitarbeiter bei der Entwicklung von Fähigkeiten und Karriere zu unterstützen
• die strategische Entscheidungsfindung in Situationen zu verbessern, die Entlassungen, Nachfolgeplanung oder die interne Besetzung offener Stellen erfordern

Vorteile für die Mitarbeiter

Leistungsbeurteilungen sollen ein positives Ergebnis für die Mitarbeiter bringen. Die Erkenntnisse, die aus der Beurteilung und Besprechung der Leistung eines Mitarbeiters gewonnen werden, können helfen:

• die Leistungen und Beiträge eines Mitarbeiters anzuerkennen und zu würdigen.
• die Möglichkeit einer Beförderung oder eines Bonus anzuerkennen.
• den Bedarf an zusätzlichen Schulungen oder Weiterbildungen zur weiteren beruflichen Entwicklung zu erkennen und zu unterstützen.
• die spezifischen Bereiche zu bestimmen, in denen die Fähigkeiten verbessert werden können.
• einen Mitarbeiter zu motivieren und ihm das Gefühl zu geben, dass er an seiner beruflichen Entwicklung beteiligt ist und sich dafür einsetzt.
• eine Diskussion über die langfristigen Ziele eines Mitarbeiters zu eröffnen.

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Wie man einen Leistungsbeurteilungsprozess organisiert

Die Durchführung einer Leistungsbeurteilung mit einem Mitarbeiter erfordert Geschick und Training seitens des Beurteilers. Die negative Wahrnehmung, die oft mit der Leistungsbeurteilung verbunden ist, ist zum Teil auf das Gefühl zurückzuführen, während des Prozesses kritisiert zu werden.

Eine Leistungsbeurteilung sollte das komplette Gegenteil sein. Oft liegt der Fehler in der Art und Weise, wie die Beurteilung durchgeführt wird, in der Verwendung der Sprache.

Die Art und Weise, wie der Absender einer Nachricht die Sprache verwendet, bestimmt, wie die andere Person die Nachricht interpretiert, wenn sie sie erhält. Dies kann den Tonfall, die Wortwahl oder auch die Körpersprache betreffen.

Da eine Leistungsbeurteilung dazu dient, konstruktives Feedback zu geben, ist es entscheidend, dass dabei eine angemessene Sprache und ein angemessenes Verhalten verwendet werden.

Human Resources (HR) sind das Unterstützungssystem für Manager und Vorgesetzte, die im taktvollen Umgang mit dem Beurteilungsprozess geschult werden müssen.

Der Leistungsbeurteilungsprozess:

1. Der Beurteilungsprozess wird in der Regel von der Personalabteilung unterstützt, die Manager und Vorgesetzte bei der Durchführung der Einzelbeurteilungen in ihren Abteilungen unterstützt.
2. Es sollte eine Beurteilungsmethode festgelegt werden.
3. Erforderliche Kompetenzen und Arbeitserwartungen müssen für jeden Mitarbeiter formuliert werden.
4. Es werden Einzelbeurteilungen zur Leistung der Mitarbeiter durchgeführt.
5. Ein persönliches Gespräch zwischen Manager und Mitarbeiter wird anberaumt, um die Beurteilung zu besprechen.
6. Zukünftige Ziele sollten zwischen Mitarbeiter und Manager besprochen werden.
7. Eine abgezeichnete Version der Leistungsbeurteilung wird archiviert.
8. Die Beurteilungsinformationen werden von der Personalabteilung für geeignete organisatorische Zwecke verwendet, z. B. für Berichte, Beförderungen, Boni oder die Nachfolgeplanung.

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Beispiele für eine Leistungsbeurteilung

Schauen wir uns ein Beispiel an, wie ein Manager mit einem Mitarbeiter während einer Leistungsbeurteilung spricht. Unten sehen Sie drei Versionen des gleichen Beispiels.

Vergleichen Sie die Unterschiede in der Sprache und im Verhalten und wie sie das Endergebnis verändern können:

1. Ein angemessenes Beurteilungsbeispiel mit gemischtem Feedback

“Wir können den Rückblick damit beginnen, dass wir uns anschauen, wie jedes Projekt für Sie in diesem Quartal gelaufen ist. Hört sich das gut an?

Erstens: Jedes Projekt, an dem Sie in den letzten vier Monaten gearbeitet haben, hat den erwarteten Termin eingehalten und lag im Rahmen des Budgets. Ein Projekt war sogar früher dran. Sie wurden alle erfolgreich umgesetzt.

Gut gemacht! Sie haben die Kriterien, die von einem Projektmanager hier bei ABC Company erwartet werden, erfolgreich erfüllt.

Lassen Sie uns einen Blick auf einige Bereiche werfen, in denen Sie Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten weiter ausbauen könnten.

In Projekt A, B und C haben einige Teammitglieder geäußert, dass sie in den ersten Meetings nicht wussten, woran sie arbeiten sollten, und das Gefühl hatten, dass sie sich etwas zu spät mit ihren Aufgaben befassten.

Als sie versuchten, dies in späteren Meetings zum Ausdruck zu bringen, hatten sie das Gefühl, dass ihnen gegenüber Feindseligkeit herrschte. Gibt es für die anstehenden Projekte D, E und F irgendetwas, das getan werden kann, damit die Teammitglieder schneller mit der Arbeit beginnen können?

Könnte eine detailliertere Aufgabenplanung vor dem Projektstart durchgeführt werden?”

Nachbesprechung:

Dieses Beispiel beseitigt Fehler und setzt sie in ein konstruktiveres Licht.

• Die Beurteilung beginnt damit, den Mitarbeiter einzubeziehen und ihm das Gefühl zu geben, ein geschätzter Teil des Prozesses zu sein.
• Der Beurteiler konzentriert sich auf messbare Ergebnisse, wie z. B. jedes einzelne Projekt, statt auf breite, unbegründete Verallgemeinerungen.
• Das Positive steht im Mittelpunkt der Beurteilung.
• Verbesserungsmöglichkeiten werden in einem konstruktiven und neutralen Format angeboten, indem auf konkrete Ereignisse im Arbeitsalltag des Mitarbeiters Bezug genommen wird.
• Dem Mitarbeiter wird die Möglichkeit gegeben, die Situation zu problematisieren und zur eigenen Weiterentwicklung beizutragen.
• Es werden konstruktive Lösungen angeboten, damit der Mitarbeiter eine klare Vorstellung davon hat, was er beim nächsten Mal besser machen kann.

2. Beispiel für eine unangemessene negative Beurteilung

“Lassen Sie uns über einige der Probleme sprechen.

Sie sind nie proaktiv, wenn es um den Start eines neuen Projekts geht. Die Dinge werden zu spät angegangen und es gibt oft Beschwerden.

Ich habe gehört, dass Ihre Einstellung bei Projektbesprechungen nicht gerade positiv ist.

Es scheint, als hätten Sie zu Hause gerade viel um die Ohren, aber das sollte Ihre Arbeit nicht beeinträchtigen.”

Nachbesprechung:

Dieses Beispiel ist extrem, aber es vermittelt die meisten Fehler, die bei einer Leistungsbeurteilung auftreten können.

• Die Beurteilung beginnt mit einem Negativ. Es hat sich gezeigt, dass der Beginn mit dem Positiven den Ton für die Beurteilung vorgibt und dazu beiträgt, dass die Mitarbeiter empfänglicher für Feedback sind.
• Der Beurteiler spricht in einer negativen, anklagenden Sprache und basiert die Beurteilung auf Annahmen statt auf gemessenen Fakten. Eine Beurteilung muss auf gemessenen Fakten beruhen.
• Der Beurteiler macht die Diskussion persönlich; eine Leistungsbeurteilung sollte sich auf die Beiträge des Mitarbeiters zur Arbeit konzentrieren und niemals auf die Person als solche.
• Sätze wie “Sie sind” oder “Sie haben immer” sind Verallgemeinerungen über den Mitarbeiter; bei einer Leistungsbeurteilung muss es um spezifische Beiträge zu bestimmten Arbeitsaufgaben gehen.

3. Ein geeignetes Beurteilungsbeispiel für Low-Performer

“Ich wollte heute mit Ihnen über Ihre Leistung im letzten Quartal sprechen.

Wenn ich mir die ausgefüllten Projektpläne und die Projektnachbesprechungen hier anschaue, sehe ich, dass jedes der fünf Projekte spät gestartet wurde.

Die Teammitglieder berichteten, dass sie Schwierigkeiten hatten, die Ressourcen und Informationen zu bekommen, die sie benötigten, um ihre Aufgaben zu beginnen und abzuschließen. Jedes Projekt wurde mit einer Woche oder mehr Verspätung geliefert und hatte eine erhebliche Budgetüberschreitung.

Projekt A war um 7.000 $ überzogen. Projekt B lag zum Beispiel um 9.000 $ darüber. Diese Budgetüberschreitungen waren nicht genehmigt.

Ich denke, dass wir wirklich das Potenzial haben, dies zu ändern, und ich möchte wirklich sehen, dass Sie Erfolg haben.

Die Rolle des Projektmanagers erfordert, dass Sie Projekte pünktlich starten, sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder die benötigten Ressourcen haben, und es ist entscheidend, dass alle Budgetprobleme oder Verzögerungen mit mir oder dem anderen Manager besprochen werden.

Für die anstehenden Projekte in diesem Monat möchte ich, dass Sie eine Woche vor dem Projektstart einen Projektplan erstellen. Wir können ihn gemeinsam durchgehen und herausfinden, wo die Lücken sein könnten.

Haben Sie Vorschläge, wie Sie die Pünktlichkeit der Projekte oder die Effektivität der Projektabwicklung verbessern können?”

Nachbesprechung:

In diesem Beispiel geht es um einen Mitarbeiter, der sich scheinbar schwer tut. Der Beurteiler hat leider eine Menge negativer Rückmeldungen zu verarbeiten, hat dies aber erfolgreich mit angemessener Sprache, Tonfall und Beispielen getan:

• Das Feedback verwendet weder eine anklagende Sprache oder einen anklagenden Ton, noch konzentriert es sich auf die Person. Dies ist besonders zu Beginn einer Leistungsbeurteilung wichtig, wenn das Thema eingeführt wird. Ein anklagender Ton kann dazu führen, dass sich ein Mitarbeiter unwohl, verärgert oder defensiv fühlt und einen falschen Ton für den Rest des Gesprächs anschlägt. Die Kommentare sollten auf die Arbeit des Mitarbeiters konzentriert bleiben.
• Die Kommentare sind konstruktiv und spezifisch. Der Beurteiler verwendet spezifische Beispiele mit Beweisen, um die schlechte Leistung zu erklären und macht keine allgemeinen, unbegründeten Kommentare. Allgemeine, pauschale Kommentare wie “Ihre Projekte haben eine Menge Probleme und kommen immer zu spät” sind unfair, da sie nicht bewiesen werden können. Der Tonfall erzeugt außerdem Feindseligkeit und hilft dem Mitarbeiter nicht, das Problem zu lösen.
• Der Beurteiler bietet einen positiven Kommentar zur Verbesserung der Situation und auch eine konkrete Lösung, um die Leistung zu verbessern. Der Sinn einer Leistungsbeurteilung ist es, einen Mitarbeiter zu motivieren und ihm zu helfen, nicht ihn zu beschneiden.
• Der Beurteiler bittet um den Input des Mitarbeiters, wie das Problem gelöst werden kann. Dadurch wird der Mitarbeiter ermutigt, sich mehr für die Entwicklung seiner Fähigkeiten zu engagieren, und eine negative Beurteilung wird auf eine positive Art und Weise beendet.

4. Das Beispiel mit der überhöhten Schätzung

“Ich denke nicht, dass wir heute viel zu besprechen haben, da alles in Ordnung zu sein scheint.

Ihre Projekte werden immer pünktlich und innerhalb des Budgets erledigt. Ich bin sicher, Sie haben mit Ihrem Team die richtigen Entscheidungen getroffen, um all das zu erreichen.

Sie und ich denken definitiv ähnlich, wenn es um Projektmanagement geht.

Machen Sie weiter so mit Ihrer großartigen Arbeit.”

Nachbesprechung:

Dieses Beispiel erscheint wie eine perfekte Leistungsbeurteilung, aber es ist eigentlich ein Beispiel dafür, wie man sich unangemessen verhält:

• Das Feedback übergeht jegliche Spezifika bezüglich der tatsächlichen Arbeit des Mitarbeiters und bietet stattdessen vage, aufgeblasene Kommentare darüber, dass alles großartig war. Das Feedback muss sich auf konkrete Ereignisse beziehen.
• Jede Erwähnung von Problemen im Team wird ignoriert. Eine Leistungsbeurteilung muss Leistungsprobleme besprechen, bevor sie später ernst werden.
• Der Beurteiler vergleicht den Mitarbeiter mit sich selbst. Dies könnte man als “Halo-Effekt” bezeichnen, bei dem der Beurteiler zulässt, dass ein Aspekt des Mitarbeiters sein Urteilsvermögen trübt.
• Niemand ist perfekt; jede Beurteilung sollte irgendeine Form der Verbesserung anbieten, auf die der Mitarbeiter hinarbeiten kann, sei es die Verfeinerung einer Fähigkeit oder das Erlernen einer neuen Fähigkeit.

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Methoden zur Leistungsbeurteilung

Es gibt viele Möglichkeiten, wie eine Organisation eine Leistungsbeurteilung durchführen kann, da es unzählige verschiedene Methoden und Strategien gibt.

Darüber hinaus kann jede Organisation ihre eigene einzigartige Philosophie haben, die sich auf die Art und Weise auswirkt, wie die Leistungsbeurteilung gestaltet und durchgeführt wird.

Eine Leistungsbeurteilung wird häufig mindestens jährlich oder halbjährlich durchgeführt, manche Organisationen führen sie jedoch auch häufiger durch.

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5 moderne Methoden der Leistungsbeurteilung

Es gibt einige gängige und moderne Beurteilungsmethoden, zu denen viele Organisationen tendieren, darunter:

1. Selbstbeurteilung

Bei einer Selbstbeurteilung führen die Mitarbeiter ihre Leistungsbeurteilung zunächst selbst anhand einer festgelegten Liste von Kriterien durch.

Das Pro ist, dass die Methode den Mitarbeitern hilft, sich auf ihre eigene Leistungsbeurteilung vorzubereiten und sie schafft mehr Dialog im offiziellen Leistungsgespräch.

Der Nachteil ist, dass der Prozess subjektiv ist und Mitarbeiter damit kämpfen können, sich entweder zu hoch oder zu niedrig zu bewerten.

2. Checkliste für das Verhalten

Eine Ja- oder Nein-Checkliste wird für eine Reihe von Merkmalen bereitgestellt. Wenn der Vorgesetzte der Meinung ist, dass der Mitarbeiter eine Eigenschaft gezeigt hat, wird ein JA angekreuzt.

Wenn er der Meinung ist, dass der Mitarbeiter die Eigenschaft nicht gezeigt hat, wird ein NEIN angekreuzt. Wenn er sich nicht sicher ist, kann er das Feld leer lassen.

Der Vorteil ist die Einfachheit des Formats und die Konzentration auf tatsächliche arbeitsbezogene Aufgaben und Verhaltensweisen (d.h. keine Verallgemeinerung).

Der Nachteil ist, dass es keine detaillierte Analyse oder Angaben darüber gibt, wie sich der Mitarbeiter tatsächlich verhält, noch werden Ziele diskutiert.

3. 360-Grad Feedback

Diese Art der Überprüfung umfasst nicht nur das direkte Feedback von Manager und Mitarbeiter, sondern auch von anderen Teammitgliedern und Quellen.

Die Beurteilung umfasst auch den Charakter und die Führungsfähigkeiten.

Der Vorteil ist, dass sie ein umfassenderes Bild von der Leistung eines Mitarbeiters liefert.

Der Nachteil ist, dass die Gefahr besteht, dass pauschale Verallgemeinerungen von externen Quellen aufgenommen werden, die oft nicht wissen, wie man konstruktives Feedback gibt.

4. Bewertungsskala

Eine Bewertungsskala ist eine gängige Methode der Beurteilung. Sie verwendet eine Reihe von vorher festgelegten Kriterien, anhand derer ein Manager einen Mitarbeiter bewertet.

Jeder Satz von Kriterien wird gewichtet, so dass am Ende der Beurteilung eine gemessene Punktzahl berechnet werden kann.

Der Vorteil ist, dass die Methode eine Vielzahl von Kriterien berücksichtigen kann, von spezifischen Arbeitsaufgaben bis hin zu Verhaltensmerkmalen. Dank des Gewichtungssystems können die Ergebnisse auch ausgeglichen werden. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter in einem besonders kleinen Bereich nicht stark ist, wirkt sich das nicht negativ auf die Gesamtbewertung aus.

Der Nachteil dieser Methode ist das mögliche Missverständnis, was ein gutes und was ein schlechtes Ergebnis ist; Manager müssen das Bewertungssystem klar erklären.

5. Management nach Zielen

Diese Art der Beurteilung ist eine neuere Methode, die sich zunehmender Beliebtheit erfreut. Dabei vereinbaren der Mitarbeiter und der Vorgesetzte eine Reihe von erreichbaren Leistungszielen, die der Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum anstreben wird.

Im nächsten Beurteilungszeitraum werden die Ziele und deren Erreichung überprüft, während neue Ziele erstellt werden.

Der Vorteil dieser Methode ist, dass sie einen Dialog zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber schafft und die persönliche Karriereentwicklung fördert.

Der Nachteil ist, dass sie das Risiko birgt, organisatorische Leistungskompetenzen zu übersehen, die berücksichtigt werden sollten.