Telearbeit

April 6, 2021·aktualisiert June 25, 2024

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Telearbeit, auch als Fernarbeit bezeichnet, ist ein immer stärker wachsendes Thema in vielen Unternehmen weltweit. Ursprünglich in Deutschland eher stiefmütterlich behandelt, wurde Telearbeit erst im Zuge der Corona-Krise wirklich flächendeckend eingesetzt.

Dennoch gibt es Organisationen, die sich mit dem Konzept schwertun, daher bieten wir hier einen kleinen Leitfaden, wie Telearbeit konkret aussehen kann.

Entdecken:

Warum Telearbeit?

Natürlich ist dieses Konzept nicht für jede Tätigkeit möglich, allerdings weit häufiger als man denkt. Besonders während der Corona-Krise mussten viele Organisationen weltweit realisieren, dass es keinen anderen Weg als Telearbeit gibt, um ihre Produktivität aufrecht zu erhalten. Dadurch wuchs jedoch auch das Bewusstsein dafür, welchen Mehrwert diese Form der Arbeit bieten kann.

Viele Unternehmen haben nicht einmal Laptops oder grundlegende Erfahrung mit Home Office – weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer. Aus diesem Grund ist es wichtig, den Leuten von Anfang an Unterstützung zu bieten und Möglichkeiten zu finden, wie man den Arbeitsalltag so gut wie möglich Zuhause nachbilden kann.

Bei Valamis ist Telearbeit für einen Großteil der Mitarbeiter jederzeit möglich, sodass wir einen Einblick geben können, wie es aussehen kann und warum es sinnvoll ist.

Alle Bereiche und Abteilungen des Unternehmens, von der Entwicklung über das Personalwesen und das Marketing bis hin zum Vertrieb, arbeiten digital. Nur so ist es möglich, dass wir als Unternehmen funktionieren.

Das Marketing hat beispielsweise Kollegen in fünf Ländern auf der ganzen Welt. Ohne digitale Kommunikation und Zusammenarbeit wäre ein einheitlicher und effektiver Marktauftritt nicht denkbar.

Aufgrund dieser Grundvoraussetzungen ist Remote-Arbeit für die Valamisianer keine bahnbrechende Neuerung. Meetings können sogar in der Sauna stattfinden, wie in unserem Hauptsitz (in diesem Fall bei ausgeschalteter Heizung).

Als das Coronavirus ausbrach, hat unser CEO eine Durchsage gemacht, und alle Mitarbeiter sind zu Hause geblieben und haben von dort aus gearbeitet. Wir sind so stark digitalisiert, dass es für uns keine große Umstellung ist, auf Remote-Arbeit umzustellen.

Daher wurde unser Arbeitsalltag durch die Pandemie nicht komplett entwurzelt, wie bei einigen Unternehmen, die gezwungen waren, sich schnell anzupassen und ihre Arbeit und Lern- und Entwicklungsprogramme online umzustellen.

Als Unternehmen, das auf Telearbeit und internationale Zusammenarbeit angewiesen ist, möchten wir Ihnen einige umsetzbare Ratschläge geben, wie Sie Prozesse digital implementieren können, um agiler zu werden und trotzdem sicherzustellen, dass richtiges Lernen möglich ist.

Gründe für Telearbeit

Es kann diverse Gründe haben, weshalb Mitarbeiter in Telearbeit geschickt werden. Viele Arbeitnehmer haben großes Interesse daran, zumindest alternierende Telearbeit zu bekommen, jedoch ist es aus unternehmerischer Sicht meist erforderlich, diese Entscheidung zu begründen.

1. Weiter Arbeitsweg

Manche Mitarbeiter werden aufgrund ihrer Qualifikationen eingestellt, obwohl sie weit entfernt wohnen. In solchen Fällen gibt es gängige Anreize wie Firmenwagen, die dem Mitarbeiter die Reise erleichtern.

Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, je nach Bedarf die Arbeit von Zuhause zu ermöglichen. Insbesondere Personen, die nicht jeden Tag vor Ort gebraucht werden, können auf diese Weise ihre Zeit sinnvoller nutzen.

2. Familiäre Gründe

Das Leben spielt nach seinen eigenen Regeln und manchmal erfordert das unerwartete private Veränderungen. Es gibt Nachwuchs, der versorgt werden will, oder ein Umzug ist erforderlich, der den Arbeitsweg signifikant verlängert.

Für wertvolle Mitarbeiter entstehen durch solche Entwicklungen starke Belastungen, die sich auf die Arbeit auswirken können. Um die Last zu verringern, ist Telearbeit eine hervorragende Möglichkeit, dem Mitarbeiter die nötige Flexibilität zu geben.

3. Berufsbedingt

Es gibt einige Jobrollen, die für Telearbeit prädestiniert sind. Dazu gehören beispielsweise Tätigkeiten im Vertrieb oder als Vertreter, wo die Mitarbeiter die meiste Zeit unterwegs sind oder Kundengespräche führen. Ebenso kann es für Mitarbeiter im IT-Bereich und mit kreativen Tätigkeiten, die hohe Konzentration erfordern, sinnvoll sein, die Ruhe im Home Office zu nutzen.

Es gibt zahlreiche Büroangestellte, deren körperliche Anwesenheit in den Geschäftsräumen keinen spürbaren Mehrwert bietet.

4. Für Teilzeitkräfte

In vielen Branchen lohnt es sich nicht, für bestimmte Aufgaben Vollzeit-Mitarbeiter einzustellen. Viele Tätigkeiten werden vermehrt von Teilzeitkräften oder sogar von Freelancern erledigt, für die man keine Arbeitsplätze zur Verfügung stellen kann oder möchte. Telearbeit ist in diesem Fall die Grundlage für die gewünschten Arbeitsergebnisse.

5. Work-Life-Balance & Mitarbeiterbindung

Neben tatsächlichen Notwendigkeiten für Telearbeit gibt es auch optionale Gründe, diese Form der Arbeitsorganisation einzuführen. Dazu gehören vor allem Gründe der Mitarbeiterbindung.

In der heutigen Arbeitswelt gibt es eine spürbare Verschiebung in Richtung der Work-Life-Balance. Mehr und mehr Menschen ziehen einen flexibleren Lebensstil dem monetären Anreiz vor, sodass der Begriff Home Office für viele Bewerber ein ausschlaggebender Punkt ist.

6. Besondere Gründe

Es kann immer wieder vorkommen, dass unerwartete Entwicklungen zu einem Bedarf an Telearbeit führen. Das vermutlich beste Beispiel ist die Corona-Situation, die es zum Teil sogar zwingend erforderlich gemacht hat, möglichst vielen Mitarbeitern die Telearbeit zu ermöglichen.

Es gibt jedoch auch weniger gravierende Gründe, wie z.B. die Renovierung eines Bürogebäudes, die zeitweise Telearbeit erforderlich machen können.

Wie sieht Telearbeit aus?

Wie eingangs erwähnt, dient das Konzept dazu, den Faktor “Ort” aus dem Arbeitsalltag zu streichen, indem die Arbeit überall ermöglicht wird. Das gibt MItarbeitern eine oft ungeahnte Freiheit. Telearbeit lässt sich in mehrere Stufen unterteilen:

Einzelne Tage im Home Office

Die sogenannte alternierende Telearbeit. Ein Mitarbeiter, der einen großen Teil seiner wöchentlichen Arbeit digital erledigen kann, aber dennoch persönliche Termine wahrnehmen muss, kann sich seinen Kalender so einrichten, dass er zwei oder drei Tage von Zuhause arbeitet und bei Bedarf ins Büro oder zu Kunden fährt.

Lernaufgaben können in diesem Szenario wie gewohnt ausgeführt werden.

Coworking Spaces

Mieten Sie Büroräume oder Arbeitsplätze, die als Drehscheibe für Produktivität, Innovation und Gemeinschaftssinn konzipiert sind. In Coworking Spaces können sich die Mitarbeiter frei bewegen und haben gleichzeitig den Vorteil der innovativen Vernetzung mit Menschen aus unterschiedlichen Branchen. Dies ist für Angestellte, Manager und Freiberufler gleichermaßen möglich und stellt eine Art Zwischenlösung zwischen Remote-Arbeit und traditioneller Vollzeit-Büroarbeit dar.

Sie kombiniert den Komfort eines Büros mit der Freiheit, Zeit und Ort selbst zu gestalten. Es gibt dem Mitarbeiter auch die Möglichkeit, die Grenzen von Arbeit und Zuhause zu trennen und einen eigenen Raum für die Arbeit zu haben.

Mit Coworking Spaces, die sich auf der ganzen Welt befinden, ist dies auch eine gute Option für Mitarbeiter, die möglicherweise einen Raum näher an ihrem Zuhause finden, um ihren Arbeitsweg zu verkürzen.

Vollständig Remote

Es gibt auch Menschen, die das Konzept der Remote-Arbeit voll ausschöpfen wollen. Menschen in Rollen, die nicht an eine Standardarbeitszeit gebunden sind, können immer zu den Zeiten arbeiten, zu denen sie am produktivsten sind.

Menschen, die zu Hause arbeiten, können sich entfalten und in ihre Aufgaben eintauchen, ohne durch äußere Faktoren gestört zu werden. Wenn man sich wohlfühlt, ist man oft produktiver.

Mobile Telearbeit

Besonders extrovertierte Menschen nutzen Telearbeit sogar, um die Welt zu bereisen und sich durch ihre Erfahrungen in vielfältiger Weise weiterzuentwickeln.

Je nach Berufsbild kann diese Form der Arbeit ungeahnte Vorteile bieten, da das Verständnis von Globalisierung wächst und viel Inspiration in die Arbeit einfließt. Diese Form der Telearbeit ist meist das Mittel der Wahl für internationale Manager, Vertriebsmitarbeiter und Vertreter, deren Aufgaben ein sehr hohes Reisevolumen mit sich bringen.

Vollständig dezentral arbeitende Mitarbeiter verlassen sich ganz auf Online-Lernformate, die für jeden Lernenden individualisiert werden müssen und gleichzeitig mit den Lern- und Entwicklungserwartungen ihres Unternehmens verbunden bleiben.

Salesforce verwendet sogar einen Ansatz, der alle drei Stufen der Remote-Arbeit zulässt, je nach Jobrolle und Umständen des jeweiligen Mitarbeiters.

Unabhängig davon, welcher Typ Mensch ein Mitarbeiter ist, kann Telearbeit ein massiver Anreiz sein. Es steigert die Loyalität zum Unternehmen, erhöht die Motivation und die Lebensqualität beträchtlich. Aber warum genau ist es so attraktiv? Warum sollten Arbeitgeber diese Form des Arbeitens fördern?

Vorteile für das Unternehmen

1. Höhere Produktivität

Die tägliche Produktivität der Mitarbeiter steigt, wenn sie aus der Ferne arbeiten können. Es gibt sogar Studien, die zeigen, dass Remote-Mitarbeiter tatsächlich mehr arbeiten als Büroangestellte, im Guten wie im Schlechten.

Die Zeitersparnis durch die Reduzierung der Pendelzeit kann effektiver genutzt werden. Anfragen von Kollegen können zu einem späteren Zeitpunkt beantwortet werden, anstatt dass man seinen Fokus teilen muss, weil die Person direkt neben einem steht und auf eine Antwort wartet.

Je effizienter ein Mitarbeiter ist, desto mehr Zeit und Motivation wird er haben, sich neue Fähigkeiten anzueignen, um noch produktiver zu werden.

Die Motivation, sich Zeit zu nehmen, um sich zu verbessern und neue Fähigkeiten zu erlernen, ist ein häufiger Nebeneffekt der Produktivität, der durch Remote-Arbeit entsteht. Dies ist ein mächtiges Werkzeug, um die Lernkultur einer Organisation zu verbessern.

2. Kosteneinsparung

Wer weniger Mitarbeiter im Büro hat, braucht weniger Geräte und Platz. Das bedeutet geringere Fixkosten. Große US-amerikanische Unternehmen wie Aetna oder American Express konnten mit diesem Ansatz Millionen von Dollar einsparen.

Das Geld, das durch die Reduzierung der Fixkosten eingespart wird, kann für Investitionen in ansprechende Lernerfahrungen wie bessere Lernplattformen, Lernveranstaltungen, hochwertige Inhalte usw. verwendet werden.

Langfristig werden Ihre Mitarbeiter dadurch kompetenter in ihren Aufgaben, was wiederum die Produktivität verbessert und noch mehr Geld spart.

3. Mitarbeitermotivation & Employer Branding

Die heutige Mentalität, insbesondere bei jüngeren Mitarbeitern, verlagert sich immer mehr von rein monetären Anreizen hin zu einer besseren Work-Life-Balance. Fernarbeit kann dazu beitragen, die Mitarbeiterfluktuation zu senken und die tägliche Motivation zu steigern.

Eine Studie hat gezeigt, dass fast 3 von 4 Mitarbeitern ihren Job für einen anderen Job aufgeben würden, wenn dieser Remote-Arbeit ermöglicht.

Verbreitete Missverständnisse bezüglich Telearbeit

Neben technischen Hürden stehen auch einige falsche Annahmen einer Einführung von Telearbeit in vielen Unternehmen im Weg. Wir möchten nun ein paar davon näher beleuchten und aufzeigen, weshalb es keine Hinderungsgründe sein sollten.

Remote-Mitarbeiter melden sich nicht mehr

Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, sind in einem schwarzen Loch verschwunden und man kann nichts mehr von ihnen hören oder wissen, was sie tun.

Solche Aussagen hört man oft von Managern, die sich weigern, Menschen im Homeoffice arbeiten zu lassen. Sie haben Angst, dass Projekte und Aufgaben stecken bleiben, weil der Mitarbeiter im Home Office arbeitet und nicht mehr kontrolliert werden kann, wie es läuft.

Es mag sein, dass diese Personen nicht mehr an Kaffeepausengesprächen und dem Flurfunk teilnehmen, aber die arbeitsbezogene Kommunikation leidet nicht. Das fehlende Gespür für das Geschehen vor Ort erfordert mehr Rückfragen und Status-Updates über E-Mail oder interne Kommunikationskanäle.

Auch bei Web-Meetings sind Remote-Mitarbeiter meist zuverlässig anwesend, um ihre Ergebnisse zu präsentieren und sich einzubringen. Da sie wissen, dass die Hilfe von Kollegen auch länger dauern kann, reagieren Remote-Mitarbeiter noch früher und loben mehr.

Fernarbeit ist kein Grund für Funkstille, wenn die entsprechenden Kommunikationsmittel zur Verfügung stehen.

Remote-Mitarbeiter sind rund um die Uhr verfügbar

Betriebsräte und Arbeitgeber befürchten, wie auch die Mitarbeiter selbst, dass eine Remote-Position ständige Erreichbarkeit erfordert. Sie befürchten Burnout und einen Motivationsverlust.

Fernarbeit erfordert eine klare Planung im Vorfeld, was von dem jeweiligen Mitarbeiter erwartet wird.

Typischerweise ändert sich die Anzahl der Arbeitsstunden pro Woche nicht, sondern die Zeit muss nach eigenem Ermessen des Mitarbeiters aufgeteilt werden. In Unternehmen ist es üblich, dass es eine Kernzeit gibt, in der man für Rückfragen und Kommunikation zur Verfügung stehen sollte. Die restliche Zeit kann sich der Mitarbeiter selbst einteilen.

Ein weiterer Vorteil der Fernarbeit ist, dass man an manchen Tagen auch die Kernzeit vernachlässigen kann, wenn man sie aus dringenden privaten Gründen benötigt. All dies hängt davon ab, was zu Beginn vereinbart wurde.

Niemand kann verlangen, dass ein Mitarbeiter 24/7 online ist, nur weil er das nötige Equipment hat. Es kann sein, dass manche Menschen tatsächlich mehr arbeiten, als sie müssen. Es kommt auch vor, dass Menschen zu ungewöhnlichen Zeiten arbeiten und den Eindruck erwecken, dass sie immer verfügbar sind. Dies ist jedoch keine feste Regel, sondern individuell.

Es kann sinnvoll sein, diesen Punkt zu besprechen, damit beide Seiten wissen, was sie erwarten können.

Remote-Mitarbeiter arbeiten überhaupt nicht mehr

Die wohl bekannteste Befürchtung eines jeden Arbeitgebers ist, dass ein Mitarbeiter, dessen Arbeitszeiten und -ort nicht kontrolliert werden können oder dürfen, im Grunde gar nicht arbeitet.

Die Folge ist der Eindruck, dass Homeoffice nur ein anderes Wort für Urlaub ist und die Mitarbeiter den ganzen Tag auf dem Sofa verbringen und sich entspannen.

Die grundsätzliche Frage an dieser Stelle ist: Wenn Sie einem Mitarbeiter nicht genug Vertrauen entgegenbringen können, um selbstständig und zuverlässig zu arbeiten, warum haben Sie ihn dann überhaupt eingestellt?

Vertrauen ist für die Fernarbeit unerlässlich, und zwar aus einer Reihe von Gründen:

Die Mitarbeiter sind sich des in sie gesetzten Vertrauens bewusst und fühlen sich daher wertgeschätzt. Allein diese Tatsache motiviert sie, dieses Vertrauen nicht zu missbrauchen und ihr Bestes zu geben.
Auch wenn die genauen Arbeitszeiten nicht immer zu 100 % eingehalten werden, haben Projekte und Aufgaben Deadlines und die Kollegen warten auf Ergebnisse. Remote-Mitarbeiter sind sich bewusst, dass das Ausbleiben dieser Ergebnisse definitiv bemerkt wird und Konsequenzen hat. Entsprechend arbeiten sie genauso zielorientiert wie sonst auch.
Fühlt sich ein Mitarbeiter im Homeoffice überwacht, entsteht Stress und der Wohlfühlfaktor von zu Hause geht verloren. Dadurch sinkt die Produktivität und die Ergebnisse leiden. Damit würden einige der Vorteile, die Remote-Arbeit mit sich bringt, wegfallen.

In der Regel hat sich gezeigt, dass die meisten Mitarbeiter, denen Fernarbeit angeboten wird, eher zu mehr als zu weniger Arbeit neigen. Wenn die Erwartungen klar definiert sind und der Fokus mehr auf den Ergebnissen der Arbeit liegt als darauf, wann, wie oder wo die Arbeit erledigt wurde, ist die Zuverlässigkeit meist unverändert oder sogar höher.

“Wenn man fürchtet, was jemand tun könnte, ruft man das Schlechte hervor. Aber wenn man vertraut, bringt man das Gute hervor.” – Chinesisches Sprichwort

Privatsphäre

Eine große Besorgnis auf Seiten der Mitarbeiter ist die Privatsphäre. Während Arbeitgeber eher auf Fragen des Datenschutzes achten, fürchten Mitarbeiter, dass sie in ihrem Zuhause überwacht werden, wenn sie dort ihre Arbeit verrichten sollen.

Wenn das Unternehmen die Ausstattung wie Laptops, Bildschirme und Drucker zur Verfügung stellt, fehlt den meisten Mitarbeitern das technische und rechtliche Hintergrundwissen, sodass sie befürchten, der Arbeitgeber kann ihre Arbeitszeiten und jeden einzelnen Mausklick genau nachverfolgen.

Noch kritischer wird diese Sorge, wenn Mitarbeiter dazu aufgefordert werden, ihre privaten Geräte für die Arbeitstätigkeit zu benutzen.

An dieser Stelle haben die Betriebsräte die wichtigste Aufgabe: die Aufklärung beider Seiten, was gesetzlich erlaubt ist und was nicht.

Im Bereich Datenschutz hat Deutschland, ebenso wie die gesamte EU, sehr strikte Auflagen vorgesehen. Arbeitgeber haben nur in besonderen Ausnahmefällen die Erlaubnis, bestimmte Aktivitäten von Einzelpersonen zu prüfen, jedoch meist nicht ohne klares Einverständnis des Betriebsrates und Nachweis einer zwingenden Notwendigkeit.

Lediglich Log-In-Datenkontrolle und Stichproben sind erlaubt, jedoch keine Dauerüberwachung. Aus diesem Grund ist die Grundlage jeder effizienten Remote-Arbeit gegenseitiges Vertrauen.

Telearbeit Best Practices

Wenn das Thema Remote Work aufkommt, fragen sich viele Unternehmen, wie es sich in der Praxis umsetzen lässt. Es gibt kulturelle und technische Hürden, die überwunden werden müssen.

1. Organisatorisch

Die meisten Hierarchien in Unternehmen sehen vor, dass Mitarbeiter mindestens einen direkten Vorgesetzten haben. Fernarbeit reduziert zwangsläufig das Ausmaß, in dem dieser Vorgesetzte Kontrolle über die tägliche Arbeit des Mitarbeiters hat. Dies ist vor allem für langjährige Führungskräfte eine große Umstellung, da sie lange Zeit an die direkte Kontrolle gewöhnt waren.

An diesem Punkt ist es wichtig, dass die Möglichkeiten der Kommunikation klar definiert und bekannt sind. Jemandem nicht über die Schulter schauen zu können, bedeutet nicht, dass man nicht nach Fortschritten oder Aufgaben fragen kann.

Es sollte auch keine Ressentiments unter den Mitarbeitern geben, wenn eine Person remote arbeiten kann und eine andere nicht. Eine klare Kommunikation der Gründe und der Einsatz von anderen Motivatoren sollten als Ausgleich in Betracht gezogen werden.

Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen sollten Fernarbeit dennoch in Betracht ziehen. Zusätzliche Anforderungen wie die Beschränkung auf den Wohnort des Mitarbeiters als Arbeitsplatz oder technische Datenschutzmaßnahmen ermöglichen es, kritische Arbeitsprozesse auch aus der Ferne zu erledigen.

Mit modernen VPN-Zugängen, Verschlüsselungstechnologien und geschützten Cloud-Servern ist eine physische Präsenz nicht mehr überall zwingend erforderlich.

2. Cloud-Workspaces

Einige der effektivsten Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit sind wahrscheinlich cloudbasierte Arbeitsbereiche wie Microsoft OneDrive, Dropbox oder GoogleDrive. Diese Softwarelösungen ermöglichen die Bearbeitung einer großen Anzahl von Dokumenten, auf die von überall auf der Welt zugegriffen werden kann.

Mit Unternehmenslösungen solcher Anbieter können Mitarbeiter innerhalb dieser Tools Teams bilden, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, kostenlose Videomeetings abhalten und so trotz räumlicher Distanz wie gewohnt zusammenarbeiten.

Dies ermöglicht es Unternehmen auch, die Lernkultur in ihrem Unternehmen weiter zu fördern – sie können schnell Informationen untereinander austauschen und haben vielfältige Möglichkeiten zur sozialen Zusammenarbeit.

Standardsoftware wie Textbearbeitung, Tabellenkalkulationstools und Präsentationserstellung sind im Lieferumfang enthalten und müssen nicht separat erworben werden. Zudem lassen sich Kalender und Mailsystem perfekt miteinander verbinden, sodass der Tagesablauf eines jeden Mitarbeiters für alle Kollegen sichtbar ist.

Auch ohne Remote Work spart man mit dieser Lösung viel Zeit und Geld, die sonst für den Aufbau und die Pflege von lokalen Dokumentenstrukturen und eigenen Servern notwendig wären.

Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Dokumentenablage, kann aber auch jederzeit auf die gemeinsamen Bereiche seiner Teams zugreifen. Dokumente und Medien können geräteübergreifend eingesehen und bearbeitet werden, und nichts geht jemals verloren, da es in der Cloud gespeichert ist.

Dies erleichtert den Übergang vom Büro zur Arbeit aus der Ferne. Aufgrund der Kosten, die in der Regel pro Benutzer anfallen, lohnt sich eine solche Lösung auch für einzelne Remote-Mitarbeiter.

3. Interne Kommunikation

Immer mehr Unternehmen stellen fest, dass der interne Informationsaustausch zu langsam und unflexibel ist. E-Mails werden nicht gelesen, Telefone klingeln vergeblich. Vor allem Führungskräfte können sich den vielen Kontaktversuchen kaum entziehen.

Hier kommen moderne Lösungen wie Slack, Microsoft Teams oder Skype ins Spiel, deren Echtzeit-Chatfunktionen einen schnellen und bequemen Austausch zwischen allen angemeldeten Mitarbeitern ermöglichen.

Diese Tools können ein Gefühl von Zusammenhalt und Teamgeist vermitteln, wenn das ganze Team oder die ganze Abteilung gemeinsam in einem Chat arbeitet. Darüber hinaus können diese Lösungen zur schnellen und sicheren Übermittlung von Dokumenten genutzt werden, ermöglichen Video-Chats und verschiedene hilfreiche Funktionen, die die tägliche Arbeit – auch von zu Hause aus – erleichtern.

Slack bietet viele Funktionen, die uns bei unserer täglichen Arbeit helfen. So können wir zum Beispiel chatten, Dokumente und Links versenden, Videochats starten und themen- oder aufgabenbezogene Gruppenkanäle eröffnen, um uns in Teams effektiver auszutauschen, ohne stundenlang in Meetings zu sitzen.

Slack verfügt auch über viele Integrationen mit Tools, mit denen Sie Informationen direkt im Arbeitsfluss erhalten können – Sie können Kalendertermine und Benachrichtigungen für Leads einrichten, alles innerhalb von Slack.

Es gibt auch Slack-Kanäle für Interessengruppen über Filme, Musik, lustige Gruppengespräche und mehr, damit die sozialen Aspekte nicht zu kurz kommen. Auf diese Weise erhalten wir ein Gefühl des Zusammenhalts, auch wenn jeder von zu Hause aus arbeitet.

Als Folge der Pandemie wurden bei Valamis ein #corona slack channel und ein #workingremotely channel für diejenigen eröffnet, die Informationen austauschen und mitfühlen möchten. Wir haben mit virtuellen Kaffeepausen begonnen und hatten die Möglichkeit, unseren CEO einzuladen. Bei einer unserer Kaffeepausen hatten wir einen Überraschungsgast – eine Ziege.

In unserem indischen Büro veranstalten wir außerdem morgens Yoga. Wir haben uns so sehr mit Slack vertraut gemacht, dass wir sogar Firmenveranstaltungen und Fotowettbewerbe sowie After-Work-Events ins Leben rufen, an denen jeder teilnehmen kann.

Auf diese Weise kann sogar die Unternehmenskultur digital gepflegt werden. Slack gibt uns auch Methoden, um über Sprachbarrieren hinweg zu kommunizieren, und wir können Emojis anpassen und Gifs teilen.

4. Hardware

In vielen kleineren und alteingesessenen Organisationen ist es nicht selbstverständlich, dass alle Mitarbeiter im Büro einen Laptop haben. Für Remote-Arbeiten ist ein solcher Laptop jedoch unerlässlich und sollte dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden.

Je nach Aufgabenstellung können auch andere Geräte wie Drucker, zusätzliche Monitore, Tastaturen oder Kartenleser notwendig sein. Da diese aber alle im Besitz des Unternehmens bleiben und die meisten Mitarbeiter mit einem Laptop ohne viele Zusatzgeräte auskommen, sind die Kosten hier nicht viel höher als bei der Anschaffung von fest installierten PCs.

Die Vorteile in Bezug auf Vielseitigkeit und Mobilität überwiegen die Mehrkosten.

Jeder Valamisianer nutzt einen Laptop, so dass wir selbst in unseren Büros nicht an einen bestimmten Ort gebunden sind. Eine Grundvoraussetzung dafür ist neben einer stabilen Internetverbindung die Möglichkeit, sich in unsere internen Systeme einzuloggen.

Dies erfordert einen schnellen und einfachen VPN-Zugang, der eine verschlüsselte Verbindung zu kritischen Systemen ermöglicht. Obwohl es nicht erlaubt ist, die Aktivitäten der Mitarbeiter ständig zu überwachen, muss die IT-Abteilung bei Problemen per Fernwartung helfen können. Dazu gehört auch die Möglichkeit, ein System im Falle eines Diebstahls zu löschen.

Es gibt auch physische Bildschirmfilter, um zu verhindern, dass andere Personen einen Blick auf die Aktivitäten der Mitarbeiter werfen können. Bei all den vielen Online-Tools und Softwarelösungen, die wir nutzen, um unsere Produktivität und Zusammenarbeit zu beschleunigen, verwenden wir SSO (Single-Sign-On), einen einzigen Zugangspunkt für den Zugriff auf alle Systeme.

Natürlich gibt es immer noch kritische Top-Sicherheitspraktiken, die nur hinter verschlossenen Türen stattfinden werden.

5. HR

Auch Mitarbeiter, die remote arbeiten, haben vertraglich vereinbarte Wochenstunden. Da die Überwachung des Computers (Laufzeit, verwendete Programme) in den sehr sensiblen Bereich der verpönten Leistungskontrolle fällt, sind andere Wege der Arbeitszeit- und Leistungserfassung notwendig.

Manche Unternehmen erfüllen die Dokumentationspflicht durch das Ausfüllen von einfachen Tabellen, die der Mitarbeiter auf Vertrauensbasis pflegt und dort seine Zeit einträgt. Es gibt aber auch moderne Softwarelösungen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Arbeitszeiten, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und sogar Projekteinsätze selbständig einzutragen, so dass die Personalabteilung nur noch Anpassungen ohne zusätzlichen Aufwand vornehmen muss.

6. Corporate Alignment & Management

Wer noch nie Erfahrungen mit Remote-Arbeit gemacht hat, wird schnell feststellen, dass es nicht immer einfach ist, sich selbst zu organisieren und gleichzeitig im Blick zu behalten, was die Abteilung oder das Unternehmen braucht.

Für solche Fälle gibt es Tools, mit denen man kollaborative Listen, Maps oder Mind Maps erstellen kann, in die jeder Mitarbeiter – ob remote oder nicht – seine aktuellen Aufgaben oder offenen Termine eintragen kann.

Auf diese Weise kann jeder im Unternehmen sehen, welche Projekte gerade in Arbeit sind und wo man steht. Dies ist besonders für Abteilungen interessant, die auf diese Weise gemeinsame Aufgaben transparent darstellen und koordinieren können.

Für Vorgesetzte und Management kann eine solche Software einen guten Überblick verschaffen, egal wo sich die Mitarbeiter befinden.

Weekdone ist beispielsweise ein großartiges Werkzeug für Zielmanagement und OKRs. Jeder Mitarbeiter und jedes Team sollte ein Projektmanagement- und Aufgabenmanagement-Tool verwenden, das am besten zu den individuellen oder gruppenspezifischen Bedürfnissen passt.

7. Corporate Learning

Während der Corona-Pandemie stiegen die Google-Suchanfragen nach Online-Kursen zwischen der letzten Märzwoche und der ersten Aprilwoche 2020 weltweit um mehr als 70 %, während die weltweite YouTube-Suchzeit für Vorträge über gesprochene Sprachen im Vergleich zum Vorjahr um mehr als das 6-fache gestiegen ist.

Fernarbeit ist kein Hindernis für Lernanreize, sie ist vielmehr ein Beschleuniger für jede Lernkultur, wenn eine geeignete Lerntechnologie vorhanden ist. Durch die Steigerung der Produktivität und die Zeitersparnis werden die Mitarbeiter motiviert, diese zusätzliche Zeit für die Verbesserung ihrer Fähigkeiten zu nutzen und besser in dem zu werden, was sie tun.

Unabhängig von ihrem täglichen Arbeitsplatz wollen sich die Mitarbeiter weiterentwickeln und ihre individuellen Karriereziele verfolgen. Es gibt immer wieder Neuerungen, Anforderungen oder sich ändernde Umstände, die ein Up- und Reskilling erfordern – nicht immer sind Präsenzschulungen oder Seminare möglich oder sinnvoll.

Viele interne Lernmaterialien werden in Learning Management Systemen (LMS) verwaltet und sind somit digital verfügbar. Moderne Lernlösungen wie die Valamis Learning Experience Platform (LXP) bieten zudem die Möglichkeit, von überall auf die Lerninhalte des Unternehmens zuzugreifen.

Darüber hinaus erlaubt eine LXP dem Arbeitgeber, den Lernerfolg und die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu sehen und die Auswirkungen auf die Gesamtleistung des Unternehmens zu erkennen – auch wenn sie aus der Ferne arbeiten.

So können die Mitarbeiter lernen, wie sie wollen oder müssen, und sind dabei unabhängig von Zeit und Ort. Dazu können die Experten auch eigene Lerninhalte aus ihren jeweiligen Bereichen erstellen und mit ihren Kollegen teilen.

8. Sonstige Tools

Fernarbeit ist ein schnell wachsender Markt, sodass täglich neue, clevere Lösungen entwickelt werden, um die Arbeit unabhängig vom Standort effizienter zu gestalten.

Dazu gehören auch Lösungen, die in vielen Unternehmen bereits seit längerem im Einsatz sind. Vertriebssoftware, Marketing-Automation oder Mailing-Assistenten sind bereits weit verbreitet und arbeiten mit einem Online-Zugang, der auch von zu Hause aus funktioniert.

Solange eine stabile Internetverbindung vorhanden ist, kann sie weiter genutzt werden. Mit einem VPN-Zugang ist es auch möglich, mit internen Systemen wie ERP oder HR zu arbeiten.

Warum sich Telearbeit auszahlt

Digitale Arbeitsprozesse werden immer präsenter und sind aus einigen Bereichen der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken. Leider stellen viele Unternehmen ihre Prozesse erst dann um, wenn es gar nicht mehr anders geht. Dabei hat das digitale Arbeiten eine Reihe von großen Vorteilen, die eine frühzeitige Umstellung lohnenswert machen können.

Wer digital arbeitet, kann selbst Kollegen am anderen Ende der Welt innerhalb von Sekunden erreichen und es entfallen fast vollständig die Notwendigkeit und die Einschränkungen von Papier.

Bei Valamis gibt es keine Regale voller sperriger Ordner oder große Archive, in denen Dokumente jahrelang gelagert werden müssen. Auch die Druckerpatronen halten sehr lange. Das spart Zeit, Platz, Geld und ist auch sehr gut für die Umwelt.

Die Corona-Krise hat sehr deutlich gezeigt, dass Unternehmen mit zunehmend digitalen Prozessen weniger Probleme hatten. Digitales Arbeiten bedeutet Flexibilität, was in der heutigen Geschäftswelt ein großer Wettbewerbsvorteil ist.

Natürlich können nicht alle Prozesse digitalisiert werden, aber es ist doch mehr, als vielen Unternehmen zunächst bewusst ist. Je mehr Arbeitsprozesse digital umgesetzt werden, desto unabhängiger wird man von Zeit und Ort.

Einer der größten Vorteile der Digitalisierung ist die Zeit, die sie spart. Langsame E-Mails werden durch schnelle Slack-Messages ersetzt, die Stechuhr ist einem Online-Tool gewichen und aus sperrigen Aktenordnern werden digitale Ordner, die mit mehreren Backups gespeichert werden und von überall abrufbar sind.

Anstatt Stapel von Rechnungen nach einer bestimmten Nummer zu durchsuchen, nutzen Sie die Suchfunktion am PC und sparen viel Zeit. Fast jeder Verwaltungsprozess profitiert von dieser Arbeitsform. Digitale Arbeitsmöglichkeiten erhöhen auch die Mitarbeiterbindung, was sich zusätzlich auf die Produktivität und die Unternehmenskultur auswirkt.

Fazit

Der Schritt vom klassischen Bürojob zur Remote-Arbeit ist in vielen Unternehmen kleiner als man denkt, da in einigen Arbeitsbereichen bereits webbasiertes und digitales Arbeiten im Vordergrund steht.

In Unternehmen, die in der Vergangenheit nicht dafür ausgelegt waren, können neue Softwarelösungen enorme Vorteile und Prozessvereinfachungen bieten, auch ohne tatsächliche Heimarbeit. Das gilt sowohl für das Arbeiten als auch für das Lernen.

Es ist oft schwierig, den gewohnten Weg zu verlassen und zu sehen, was möglich ist. Dieser Artikel gibt Ihnen hoffentlich einige Anregungen, wie Sie den Arbeitstag so gestalten können, dass Arbeitgeber, Arbeitnehmer und sogar einige Arbeitsprozesse davon profitieren und nicht nur die Geschäftsergebnisse, sondern auch die Arbeit und persönliche Entwicklung insgesamt angenehmer und effektiver werden.

Weitere Quellen

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