Plan zur Leistungsverbesserung

Nachdem ein Mitarbeiter eine schlechte Leistungsbeurteilung erhalten hat, kann das Management ihm mit einem Leistungsverbesserungsplan (PIP oder manchmal auch Performance Action Plan genannt) eine letzte Chance geben, seine Leistung zu verbessern.

Ein Leistungsverbesserungsplan gibt dem Mitarbeiter klare Ziele vor, die er erreichen muss, um eine Entlassung, Degradierung oder Versetzung zu vermeiden.

Entdecken Sie:

• Was ist ein Leistungsverbesserungsplan?
• Zweck und Nutzen eines Leistungsverbesserungsplans
• Beispiele für Leistungsverbesserungspläne
• Wie man einen Leistungsverbesserungsplan schreibt
• Wie man auf einen Leistungsverbesserungsplan reagiert
• Wie man einen Leistungsverbesserungsplan überlebt

---

Was ist ein Leistungsverbesserungsplan?

Ein Leistungsverbesserungsplan ist ein Dokument, das auflistet, wo ein Mitarbeiter Defizite hat und was er tun kann, um sich zu verbessern.

Der Leistungsverbesserungsplan kann zum Beispiel aufzeigen, welche Fähigkeiten oder Schulungen dem Mitarbeiter noch fehlen. Er kann aber auch angeben, wie der Mitarbeiter sein Verhalten ändern muss. In jedem Fall wird der PIP klar die Schritte nennen, die der Mitarbeiter unternehmen muss, um die notwendigen Verbesserungen zu erzielen.

Ein Plan zur Verbesserung der Mitarbeiterleistung wird vom Vorgesetzten des Mitarbeiters verfasst und der Personalabteilung vorgelegt. Er enthält eine Frist für die Erreichung der genannten Ziele – normalerweise 30, 60 oder 90 Tage. Er nennt auch die Konsequenzen für den Fall, dass die Leistung des Mitarbeiters weiterhin zu wünschen übrig lässt.

Mit anderen Worten: Es gibt keine eindeutige Antwort auf die Frage “Was ist ein Leistungsverbesserungsplan?” Vielmehr ist ein PIP flexibel genug, um auf jedes Problem einzugehen. Er kann auch beliebig lang sein – all dies hängt von der Anzahl der Ziele ab, die der Mitarbeiter erreichen muss, um den gewünschten Standard zu erreichen.

---

Zweck und Nutzen eines Leistungsverbesserungsplans

Warum verwenden Arbeitgeber Leistungsverbesserungspläne, um Probleme zu lösen, die zu schlechten Leistungen führen, wenn sie den Mitarbeiter auch einfach entlassen könnten? Der Einsatz von Leistungsverbesserungsplänen hat tatsächlich mehrere Vorteile.

1. Bessere Unternehmenskultur

Die Verwendung von PIPs fördert das Gefühl der Verantwortlichkeit. Die Mitarbeiter wissen, dass sie die Erwartungen erfüllen müssen oder mit disziplinarischen Maßnahmen rechnen müssen.

Dies trägt zu einer positiven Arbeitskultur bei. Fleißige Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt, denn sie wissen, dass jeder seinen Beitrag leisten muss.

Mitarbeiter, die Schwierigkeiten haben, wissen, dass ihre Vorgesetzten sie unterstützen werden, wenn sie in Rückstand geraten, indem sie ihnen umsetzbare Ziele vorgeben. Jeder versteht besser, was von ihm erwartet wird.

Denken Sie daran, dass Sie Leistungsverbesserungspläne nicht nur für problematische Mitarbeiter verwenden können. Ein Leistungsverbesserungsplan eignet sich auch für Mitarbeiter, die im Unternehmen aufsteigen möchten (aber nicht wissen, wie sie das anstellen sollen), sowie für Mitarbeiter, die für eine andere Position besser geeignet wären – d.h., sie möchten einen Quereinstieg machen.

Mit anderen Worten: PIPs helfen den Arbeitnehmern, sich im Unternehmen wertgeschätzt zu fühlen, da sie wissen, dass ihr Arbeitgeber sie bei der Erreichung ihrer langfristigen Karriereziele unterstützen wird. Gleichzeitig können Unternehmen mit Hilfe von Performance Action Plans ihre Belegschaft durch besser motivierte Mitarbeiter verbessern.

2. Zeit und Geld sparen

Jeder Arbeitgeber möchte die Personalfluktuation minimieren, da dies Zeit und Geld spart.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern helfen, ihre Leistung zu verbessern, entfallen die Kosten, die mit der Entlassung von Mitarbeitern und der Suche nach Bewerbern zur Besetzung von Stellen verbunden sind.

Außerdem entfällt die Notwendigkeit, Vorstellungsgespräche zu führen und Schulungen für neue Mitarbeiter zu planen. Auch wenn der Mitarbeiter, der einen PIP erhält, eine Schulung benötigt, so ist diese doch geringer als die, die ein neuer Mitarbeiter benötigen würde.

3. Effektiver als Beurteilungen

Beurteilungen haben selten Konsequenzen. Außerdem reagieren manche Menschen schlecht auf Kritik, selbst wenn es sich um konstruktives Feedback handelt.

Erschwerend kommt hinzu, dass die meisten Menschen glauben, dass Feedback ungenau ist. Diese Faktoren zusammengenommen führen dazu, dass Mitarbeiter Bewertungen oft abtun und genau so weitermachen wie bisher.

Im Gegensatz dazu vermitteln die PIPs den Mitarbeitern eine klare Vorstellung davon, wo sie versagen und was sie tun müssen, um sich zu verbessern.

Wenn das “Warum” richtig formuliert ist, können Leistungsverbesserungspläne die Mitarbeiter sogar dazu ermutigen, sich mehr anzustrengen.

---

Beispiele für Leistungsverbesserungspläne

Nach Ihrem ersten Gespräch mit dem Mitarbeiter sollte sein Vorgesetzter einen Entwurf des Leistungsverbesserungsplans erstellen und ihn zur Überprüfung an die Personalabteilung schicken.

Hier finden Sie einige Beispiele für Leistungspläne, die Sie für Ihre eigenen PIPs verwenden können.

#1 Beispiel zur Verbesserung des Kundendienstes

Unser erstes Beispiel für einen Leistungsverbesserungsplan ist für den Kundenservice.

Diese Art von Leistungsverbesserungsplan könnte notwendig sein, wenn sich Kunden über die Einstellung oder die Unterstützung beschweren, die sie von einem bestimmten Mitarbeiter erhalten.

Ziel: Das übergeordnete Ziel eines solchen PIP könnte darin bestehen, die Interaktion mit den Kunden zu verbessern.

Ziele: Mögliche Ziele, um ein solches Ziel zu erreichen, könnten eine bessere Kundenbindung oder ein besseres Engagement sein.

Maßnahme: Um die oben genannten Ziele zu erreichen, könnte der Mitarbeiter enger mit den Kunden zusammenarbeiten, um Probleme zu lösen, oder an einer Kundendienstschulung teilnehmen.

Kennzahlen: Die geeignetste Kennzahl wäre wahrscheinlich die Kundenabwanderungsrate oder die Kundenzufriedenheit.

#2 Beispiel zur Verbesserung der schlechten Qualität der Arbeit

In anderen Situationen hat ein Mitarbeiter vielleicht nur wenig oder gar keinen Kontakt mit Kunden, aber er könnte trotzdem auf andere Weise schlechte Arbeit abliefern.

Ziel: Verbessern Sie die Qualität der Arbeit.

Ziele: Halten Sie Fristen ein oder produzieren Sie eine fehlerfreie Arbeit.

Aktion: Das erste Ziel ist einfach – die Mitarbeiter müssen innerhalb des im PIP festgelegten Zeitrahmens keine Termine versäumen. Das zweite Ziel erfordert die Zusammenarbeit mit einem leitenden Teammitglied, das auf Fehler prüft und beurteilt, ob die Qualität akzeptabel ist.

Metriken: Anzahl der verspäteten Abgabetermine und Qualität der Arbeit (letztere kann subjektiv sein).

#3 Beispiel für Produktivität

Dieses nächste Beispiel eignet sich am besten für jemanden in einer mittleren Führungsposition.

Nehmen wir an, der Mitarbeiter ist für das Wachstum eines Programms durch Erhöhung der Abonnentenzahl zuständig. Nach einigen Monaten gibt es nur minimale (wenn überhaupt) Veränderungen.

Ziel: Das Programm um eine Anzahl von X Abonnenten erweitern.

Ziele: Erhöhen Sie die Zahl der Kunden, die das Programm abonniert haben, und verringern Sie die Zahl der Abmeldungen.

Aktion: Verbessern Sie die Kampagnen, bewerben Sie die Vorteile des Programms besser (oder erhöhen Sie sie) und führen Sie eine Strategie zur Kundenbindung ein.

Metriken: Anmeldungen und Abmeldungen.

#4 Beispiel für unprofessionelles Verhalten

Das letzte unserer Beispiele für Leistungsverbesserungspläne betrifft unprofessionelles Verhalten.

Diese Art von PIP könnte für eine Vielzahl von Situationen notwendig sein, von der Misshandlung von Untergebenen oder Mitarbeitern bis hin zu ständigem Zuspätkommen und unerlaubten Abwesenheiten.

Ziel: Das Verhalten vollständig einzustellen.

Ziele: Erscheinen Sie pünktlich, behandeln Sie andere mit Respekt und nehmen Sie an allen erforderlichen Besprechungen teil.

Aktion: Fehlen Sie nur dann bei der Arbeit, wenn dies aus persönlichen oder medizinischen Gründen erlaubt ist. Erhalten Sie eine angemessene Schulung zum Verhalten am Arbeitsplatz.

Metriken: Einige Verhaltensweisen sind leicht messbar (ist der Mitarbeiter beispielsweise jeden Tag nicht mehr als 5 Minuten zu spät gekommen?) Andere Situationen sind eher subjektiv. Vielleicht müssen Sie zum Beispiel mit Untergebenen sprechen, die Schwierigkeiten hatten, mit dem Mitarbeiter zu arbeiten.

---

Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan

Sie können Ihren eigenen Leistungsverbesserungsplan mit Hilfe unserer 5-Schritte-Anleitung erstellen. Wir empfehlen Ihnen auch, eine bereits vorhandene und relevante Vorlage online zu prüfen, damit Sie Zeit sparen.

Wie man einen Leistungsverbesserungsplan schreibt

Jetzt wissen Sie, was Ihr PIP enthalten muss und Sie haben einige Beispiele gesehen. Jetzt müssen Sie nur noch alles zusammenstellen und einen Plan zur Leistungsverbesserung für einen bestimmten Mitarbeiter und ein bestimmtes Problem schreiben.

Um Ihnen dabei zu helfen, finden Sie hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen zeigt, wie Sie einen Leistungsverbesserungsplan schreiben.

1. Bestimmen Sie die akzeptable Leistung

Geben Sie an, was eine akzeptable Leistung wäre und vergleichen Sie dies mit dem, was Sie derzeit von Ihrem Mitarbeiter sehen. Geben Sie genau an, wo genau der Mitarbeiter versagt, und nennen Sie Beispiele für Verhalten und Leistung.

Tipp: Arbeiten Sie zusammen

Anstatt einem Mitarbeiter unerwartet einen PIP vorzulegen, sollten Sie vorher ein Treffen abhalten, bei dem Sie die Leistungsprobleme besprechen.

Alle Beteiligten (der Manager, die Personalabteilung und der Mitarbeiter) sollten die Möglichkeit haben, ihren Beitrag zu leisten. Sie möchten, dass sich der Mitarbeiter engagiert und verpflichtet fühlt, die Ziele zu erreichen.

2. Messbare Ziele erstellen

Verwenden Sie den SMART-Rahmen, um die Ziele zu definieren, die Ihr Mitarbeiter erreichen soll. Legen Sie fest, wie Sie den Erfolg messen werden.

Tipp: Ermitteln Sie den Grund für Leistungsprobleme

Sie müssen sicher sein, dass ein PIP die Mühe wert ist. Finden Sie heraus, was die Ursache für die schlechte Leistung ist.

Es könnte sein, dass der Mitarbeiter sich von den Erwartungen bei der Arbeit überfordert fühlt oder dass er mit persönlichen Problemen zu kämpfen hat, von denen Sie nichts ahnen. Das Problem kann auch darin bestehen, dass der Mitarbeiter kein Interesse daran hat, langfristig in Ihrem Unternehmen zu bleiben.

3. Legen Sie fest, welche Unterstützung der Mitarbeiter erhalten wird

Führen Sie auf, wie der Vorgesetzte des Mitarbeiters ihm helfen wird, das PIP-Ziel zu erreichen. Dazu können Schulungen, Coaching oder die Nutzung zusätzlicher Ressourcen gehören.

Tipp: Überlegen Sie, wie Sie dem Mitarbeiter am besten helfen können

Der Sinn eines PIP besteht darin, dem Mitarbeiter zu helfen, sich zu verbessern, um ihn in Ihrem Team zu halten. Anstatt von ihm zu erwarten, dass er die Ziele allein erreicht, sollten Sie überlegen, was ihm bei Ihnen fehlen könnte, um seine Leistung zu verbessern.

4. Stellen Sie einen Zeitplan für Check-Ins auf

Legen Sie fest, wie oft Sie sich mit dem Mitarbeiter treffen werden, um ihm Feedback zu geben. Erstellen Sie einen Kalender für Check-Ins.

Tipp: Warten Sie nicht bis zur Deadline

Es hat keinen Sinn, einen PIP zu erstellen und dann bis zur Deadline zu warten, um die Fortschritte des Mitarbeiters zu überprüfen.

Regelmäßige Kontrollen geben dem Mitarbeiter die Möglichkeit, etwaige Zweifel oder Schwierigkeiten zu äußern. Außerdem können Sie so feststellen, ob er auf dem richtigen Weg ist oder ob weitere Maßnahmen erforderlich sind.

5. Nennen Sie die Konsequenzen einer mangelnden Verbesserung

Machen Sie deutlich, welche Konsequenzen es hat, wenn der Mitarbeiter das Verbesserungsziel nicht erreicht.

Bis zu diesem Punkt sollten Sie wissen, warum Sie einen PIP verwenden wollen, wie Sie einen Leistungsplan für Ihre spezielle Situation erstellen und was genau er enthalten soll. Bleibt noch eine Sache: Ihr Mitarbeiter muss wissen, wie er reagieren und den PIP bestehen soll. Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter die folgenden Ratschläge mit, um sicherzustellen, dass der Prozess so reibungslos wie möglich abläuft.

Tipp: Setzen Sie auf Verbesserung statt auf Bestrafung

Es ist wichtig, dass Ihr Mitarbeiter den PIP nicht als ein Zeichen dafür sieht, dass er bald gefeuert wird.

Sprechen Sie darüber, wo er sich besonders hervorgetan hat, und machen Sie deutlich, dass Sie wollen, dass er sich verbessert. Setzen Sie ein Ziel, von dem Ihr Mitarbeiter überzeugt ist, dass er es erreichen kann und das für alle Beteiligten von Vorteil ist.

---

Wie Sie auf einen PIP reagieren und ihn überleben

Als Arbeitnehmer müssen Sie wissen, wie Sie einen Leistungsverbesserungsplan überstehen und der Erfahrung etwas Positives abgewinnen können.

Wie man auf einen Leistungsverbesserungsplan reagiert

Ihr Vorgesetzter sollte Ihnen Leistungsziele gesetzt haben, die vernünftig und erreichbar sind.

Jetzt ist es an Ihnen zu entscheiden, ob diese Ziele sinnvoll sind.

• Wenn Sie kein Interesse daran haben, noch länger in dem Unternehmen zu bleiben, können Sie allen Beteiligten Zeit und Stress ersparen, indem Sie sich stattdessen nach einer neuen Stelle umsehen.
• Wenn Sie sich entscheiden, dass es sich lohnt, Ihren Job zu behalten (was in den meisten Fällen der Fall sein sollte), versuchen Sie, den PIP positiv zu sehen. Betrachten Sie ihn als nützliches Feedback, das Ihnen hilft, sowohl innerhalb des Unternehmens als auch in Ihrer Karriere insgesamt zu lernen und zu wachsen.

Wie man einen Leistungsverbesserungsplan überlebt

Der nächste Schritt besteht darin, Ihren Leistungsverbesserungsplan zu überleben und als besser qualifizierter, wertvollerer Mitarbeiter hervorzugehen. Dazu gehört Folgendes:

1. Machen Sie Ihre Arbeit zu einer Priorität

Vermeiden Sie es, abends lange wegzubleiben, nehmen Sie alle freiwilligen Einladungen zu Arbeitsveranstaltungen an und verbringen Sie Ihre Zeit bei der Arbeit nur mit arbeitsbezogenen Aktivitäten.

2. Suchen Sie Hilfe, wenn Sie sie brauchen

Ein PIP ist oft ein Zeichen dafür, dass Ihr Unternehmen der Meinung ist, dass Sie es wert sind, als Mitarbeiter beschäftigt zu werden. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung, wenn Sie sich über etwas unklar sind.

3. Positiv sein

Gehen Sie jeden Tag mit einer positiven Einstellung zur Arbeit. Lassen Sie sich von kleinen Herausforderungen nicht unterkriegen.

Ein PIP ist eine großartige Strategie, um einen Mitarbeiter zu halten, dessen Leistung in letzter Zeit nachgelassen hat, der aber das Potenzial und die Motivation hat, ein starker Teamplayer zu bleiben.

Unabhängig davon, ob Sie der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer sind, sollten Sie einen Leistungsverbesserungsplan niemals als oberflächlichen Schritt vor der Kündigung betrachten. Vielmehr sollte er ein nützliches Instrument sein, um einen Mitarbeiter, der sich in Schwierigkeiten befindet, in einen wertvollen Aktivposten für das Unternehmen zu verwandeln.