Kommunikationsformen
Nach dem Lesen dieses Leitfadens werden Sie die vier Haupttypen der Kommunikation besser verstehen: Verbal, nonverbal, schriftlich und visuell.
Sie werden in der Lage sein, diese Informationen zu nutzen, um Ihre eigene Kommunikation zu verbessern und sicherzustellen, dass Sie effektive Kommunikationsfähigkeiten innerhalb Ihrer Organisation fördern.
Entdecken Sie:
4 Arten der Kommunikation
Obwohl es einfach ist, an Kommunikation als die verbale Übertragung von Informationen von einer Person zur anderen zu denken, ist sie so viel mehr als das.
Kommunikation reicht von nonverbal, wie einem Blick und hochgezogenen Augenbrauen, bis hin zu verbal, wie einer Veränderung der Tonlage und des Tons. Werfen wir einen detaillierten Blick auf all die Arten, wie wir miteinander kommunizieren.
1. Nonverbale Kommunikation
Es ist interessant festzustellen, dass die nonverbale Kommunikation sowohl absichtlich als auch unabsichtlich eingesetzt wird.
Die meisten Menschen haben keine perfekte Kontrolle über ihre Mimik – wir alle haben schon einmal einen unprofessionellen Kommentar gehört und daraufhin die Augenbrauen hochgezogen, unabhängig davon, ob es klug war, dies zu tun oder nicht.
Wenn Sie mehr darüber erfahren, wie wir nonverbale Kommunikation einsetzen, können Sie Ihre besser beherrschen und sicherstellen, dass Sie Ihre Botschaft genau so übermitteln, wie Sie es sich wünschen.
Gesichtsausdrücke
Wir verwenden oft Gesichtsausdrücke, um zu kommunizieren, dass wir zuhören und uns mit der sprechenden Person beschäftigen.
Ein Lächeln, gerunzelte Augenbrauen oder ein fragwürdiger Ausdruck vermitteln dem Sprecher Informationen darüber, wie Sie auf sein Gespräch reagieren.
Sie tragen dazu bei, das Gespräch in Gang zu halten, ohne dass Sie verbal eingreifen müssen, um Ihr anhaltendes Interesse zu bestätigen.
Wenn Sie schon einmal mit einer Person mit steinerner Miene gesprochen haben, werden Sie wissen, wie wichtig die Mimik in einem Gespräch ist.
Körperhaltung
Wie Sie sich während eines Gesprächs positionieren, ist wichtig.
Wenn Sie sich dem Gesprächspartner mit einer entspannten und offenen Haltung zuwenden, laden Sie ihn ein, sich auf Sie einzulassen.
Wenn Sie sich zurücklehnen, die Arme verschränken oder sich vom Sprecher abwenden, vermittelt dies eine ganz andere Botschaft – und keine positive.
Genauso wie niemand ein Gespräch mit dem Hinterkopf einer Person führen möchte, führt ein Gespräch mit einer extrem verschlossenen Körperhaltung zu einem schwierigeren und unangenehmeren Gespräch.
Gesten und Berührungen
Je nach Person und Herkunftsland werden Gesten und Berührungen viel oder fast nie verwendet. In diesen Handlungen steckt jedoch eine Menge Information, die vermittelt wird.
Eine sanfte Berührung am Arm kann Ermutigung signalisieren, während ein übermäßig starker Händedruck ein Akt der Dominanz sein kann.
Jemand, der mit den Händen zappelt, während er mit Ihnen über ein Problem spricht, kann Schuld oder Vermeidung signalisieren, und die Verwendung vieler großer Gesten bei der Präsentation einer Idee könnte Aufregung oder Zuversicht vermitteln.
Augenkontakt
Wir alle wissen, wie wichtig der Blickkontakt ist.
Wenn jemand nicht in der Lage ist, den Augenkontakt aufrechtzuerhalten, nehmen wir dies als Zeichen dafür, dass er unehrlich oder verschlagen ist oder nicht aufpasst.
Wenn Sie in der Lage sind, den Augenkontakt beim Zuhören aufrechtzuerhalten, stellt dies sicher, dass der Sprecher weiß, dass Sie präsent und engagiert sind.
Beim Sprechen zeigt es, dass Sie sich mit dem Zuhörer verbinden, und in Fällen, in denen Sie eine unangenehme Nachricht überbringen, ist das doppelt wichtig.
In der Lage zu sein, jemandem eine unangenehme Nachricht mitzuteilen und ihm dabei direkt in die Augen zu schauen, zeigt, dass Sie ihn respektieren und eine ehrliche und aufrichtige Person sind.
2. Verbale Kommunikation
Wenn wir sprechen, kommunizieren wir viel mehr als nur den Inhalt unserer Worte.
Wir verwenden auch die Tonlage und den Tonfall sowie den Grad der Förmlichkeit, um unserem Gesprächspartner wichtige Informationen zu vermitteln.
Indem wir sorgfältig auswählen, wie wir jeden dieser Aspekte einsetzen, können wir sicher sein, dass unsere Botschaft genau so ankommt, wie sie beabsichtigt ist.
Von der Begrüßung von Mitarbeitern bis hin zur Leitung eines Kunden-Pitch-Meetings, um vor dem gesamten Unternehmen zu präsentieren – verbale Kommunikation spielt in unserem Arbeitsleben eine große Rolle.
Tonhöhe
Beim Sprechen können oft unsere Emotionen ins Spiel kommen.
Wenn wir wütend, verärgert oder frustriert sind, kann sich unsere Tonlage erhöhen, um dem Zuhörer zu vermitteln, dass wir eine starke Emotion empfinden.
Das ist nicht unbedingt etwas Schlechtes, aber wenn Sie in der Lage sind, es zu kontrollieren, können Sie sicherstellen, dass Sie effektiv kommunizieren.
Tonfall
Wir alle begegnen Situationen, die frustrierend oder ärgerlich sind.
Zuzulassen, dass dies unseren Tonfall von ruhig und professionell zu knapp, kurz oder unhöflich verändert, ist immer ein Fehler.
Der Tonfall vermittelt dem Zuhörer eine Menge Informationen darüber, wie der Sprecher ihn sieht.
Um positive zwischenmenschliche Beziehungen in einer Büroumgebung aufzubauen, sollten wir uns alle bemühen, in einem professionellen und respektvollen Ton zu sprechen.
Inhalt
Der Inhalt ist natürlich der wichtigste Teil der verbalen Kommunikation. Was wir sagen und die Worte, die wir verwenden, sind entscheidend.
Während die meiste Bürokommunikation eher formell ist, als wenn wir uns zum Beispiel mit einem Freund auf einen Kaffee treffen, sollten wir darauf achten, dass wir Raum für persönliche Gespräche und den Aufbau von Beziehungen lassen.
Denken Sie auch daran, wie technisch Ihre Inhalte sind. Wenn Sie mit Entwicklern über bestimmte Aspekte des Codes sprechen, sollten Sie andere Begriffe verwenden als wenn Sie mit dem Marketing-Team über neue Entwicklungen innerhalb der App sprechen.
3. Schriftliche Kommunikation
Effektive Kommunikation durch Schreiben ist eine massiv wichtige Fähigkeit, insbesondere da immer mehr Menschen aus der Ferne arbeiten und während des Arbeitstages über Skype, Slack oder andere digitale Medien in Kontakt bleiben.
Von einer Slack-Nachricht über eine E-Mail an einen Kunden bis hin zum Schulungshandbuch eines neuen Mitarbeiters – wir schreiben jeden Tag und es ist entscheidend, dass wir verstehen, wie wir dies effektiv tun können.
Da wir uns zunehmend auf schriftliche Kommunikation verlassen, sind wir alle damit konfrontiert, wie leicht es zu Missverständnissen kommen kann, wenn wir dieses Medium nutzen.
Unklare Botschaften, fehlende Informationen oder ein falsches Verständnis von Tonfall oder Inhalt sind alles Probleme, die bei der schriftlichen Kommunikation täglich auftreten.
Manchmal wird der Leser den Ton einer Nachricht falsch verstehen, weil er einen schlechten Tag hat oder gerade mit einer unangenehmen Person zusammengestoßen ist.
Wie auch immer, eine wichtige Fähigkeit, die man haben sollte, wenn man sich auf schriftliche Kommunikation verlässt, ist zu wissen, wann man aufhören muss, sie zu benutzen. Ein einfacher Anruf kann in fast allen Fällen diese Kommunikationsprobleme lösen.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass eine Fehlkommunikation im Gange ist oder gerade erst anfängt, können Sie sie mit einer kurzen mündlichen Unterhaltung im Keim ersticken und allen Beteiligten viel Zeit und Frustration ersparen.
Struktur
Beim Schreiben ist es wichtig, dass Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie die Informationen präsentieren. Die Verwendung von Absätzen und Zeilenumbrüchen ist notwendig.
Wenn Sie eine undurchdringliche Wand aus Text erstellen, wird der Leser abgeschreckt – wenn Sie die richtige Struktur verstehen und anwenden, kann der Leser die Informationen in verdaulichen Brocken aufnehmen.
Präsentieren Sie Ihr Argument oder Ihre These, nehmen Sie sich die Zeit, sie mit klaren Beweisen zu untermauern, fügen Sie die relevanten Informationen ein, um sicherzustellen, dass der Leser den Punkt vollständig versteht, und schließen Sie dann mit einer Schlussfolgerung.
Klarheit
Es ist ein schwieriges Gleichgewicht zwischen zu viel oder zu wenig Erklärung von Konzepten zu finden. Wenn Sie eine Anleitung für einen neuen Mitarbeiter schreiben, wie detailliert sollten Sie sein?
Natürlich hängt das von der Person ab, aber ein bisschen zu viel zu erklären ist viel besser, als den Leser ratlos zurückzulassen.
Machen Sie sich Gedanken über Ihr Publikum, was wird es wissen und was müssen Sie ausführlicher erklären?
Inhalt
Schriftliche Inhalte sind in der Regel etwas förmlicher als mündliche.
Lassen Sie den Slang weg, verwenden Sie korrekte Zeichensetzung und Rechtschreibung und denken Sie daran, dass alles Geschriebene – besonders im digitalen Zeitalter – erhalten bleibt, auch wenn Sie es löschen.
Bleiben Sie immer auf der Seite der Professionalität, wenn Sie etwas schreiben. Nachrichten auf Slack zum Beispiel müssen nicht so formell geschrieben sein wie ein Anschreiben, aber sie sollten höflich, professionell und gut geschrieben sein.
Seien Sie sich bewusst, dass geschriebene Witze ohne den zusätzlichen Kontext von Tonfall oder Mimik untergehen können.
4. Visuelle Kommunikation
Visuelles ist zur meistgenutzten Art der Kommunikation geworden, angetrieben durch soziale Medien, YouTube und andere Plattformen des digitalen Zeitalters.
Je mehr Menschen und Organisationen diese Kommunikationskanäle nutzen, desto mehr sind wir daran gewöhnt und sogar darauf angewiesen, visuelle Kommunikation zu nutzen, um in einer überfüllten Plattform hervorzustechen.
Es ist entscheidend zu verstehen, dass Ihre visuelle Kommunikation mit Ihrer Marke und Ihrem Marketing übereinstimmen muss, und zu wissen, dass es dafür eine entwickelte und kohärente Strategie geben muss.
Wir verlassen uns stark auf die visuelle Kommunikation.
Es gibt viele Möglichkeiten, wie visuelle Kommunikation, z. B. Diagramme, Fotos, Skizzen, Videos, Grafiken und sogar Emojis und GIFs, zum besseren Verständnis Ihrer Botschaft beitragen können.
Denken Sie daran, wie Diagramme Daten zum Leben erwecken können und sie viel einfacher zu verstehen sind als eine lange Reihe von Zahlen, oder wie eine Skizze einer neuen UX viel effektiver ist als eine Textbeschreibung.
Wir verlassen uns auf visuelle Darstellungen, um unser Verständnis komplexer Ideen zu verbessern.
Inhalt
Es ist zwar verlockend, Bildmaterial einzubinden, um etwas Abwechslung und Interesse hinzuzufügen, aber Sie sollten bedenken, was es bringt.
- Sind sie hilfreich?
- Sind sie notwendig?
- Tragen sie zur Gesamtaussage bei?
Nicht bei jeder Kommunikation ist es notwendig, Bilder hinzuzufügen, und in einigen Fällen könnten sie von dem ablenken, was Sie zu kommunizieren versuchen.
Sie sollten sich bemühen, sicherzustellen, dass Sie Ihrer Botschaft keinen Ballast hinzufügen, sondern vielmehr das Verständnis Ihres Publikums für die Botschaft stärken.
Tonfall
Wie bei jeder Kommunikation sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihr Publikum dort abholen, wo es sich befindet.
Wenn Sie komplexe Daten präsentieren, fügen Sie die entsprechenden Beschreibungen auf dem richtigen technischen Niveau ein, damit Ihr Publikum folgen kann.
Verwenden Sie keine Bilder, die zu grafisch sind oder verstörend wirken könnten, und denken Sie daran, dass für die visuelle Kommunikation dieselbe Regel gilt wie für das Schreiben: Erstellen Sie nichts, von dem Sie nicht möchten, dass es in Zukunft mit Ihnen in Verbindung gebracht wird.
Entwicklung und Pflege einer strategieorientierten Lernkultur
Verbessere die Lernkultur deines Unternehmens mit klaren, umsetzbaren Strategien, um die Herausforderungen zu meistern.
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