Kommunikationsfähigkeiten verbessern

Nach der Lektüre dieses Leitfadens wissen Sie, wie Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern und anderen helfen können, dasselbe zu tun.

Kommunikation ist eine Fähigkeit, und wie alle anderen Fähigkeiten auch, können Sie sie durch Übung verbessern.

Sie werden in der Lage sein, diese Techniken effektiv an Ihrem Arbeitsplatz einzusetzen, was die zwischenmenschlichen Beziehungen verbessert, eine bessere Problemlösung ermöglicht und letztendlich zu besseren Geschäftsergebnissen führt.

Entdecken Sie:

• Warum ist gute Kommunikation bei der Arbeit so wichtig?
• 5 Wege zur Verbesserung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten
  1. Die Bedeutung des Zuhörens
  2. Nonverbale Kommunikation verbessern
  3. Verbale Kommunikation verbessern
  4. Schriftliche Kommunikation verbessern
  5. Visuelle Kommunikation verbessern
• Empfohlene Ressourcen: Bücher und Online-Kurse

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Warum ist gute Kommunikation bei der Arbeit so wichtig?

Es mag verlockend sein zu denken, dass es nicht besonders wichtig ist, ein guter Kommunikator zu sein, solange Sie Ihre Arbeit gut machen. Das ist jedoch weit von der Wahrheit entfernt!

Jeder Aspekt Ihrer Arbeit hängt von der Kommunikation ab, und wie gut Sie kommunizieren können, hängt direkt damit zusammen, wie gut Sie Ihre Arbeit erledigen können.

Dies ist mit der Zunahme der Fernarbeit noch wichtiger geworden – schlechte Kommunikationsfähigkeiten werden durch die zunehmende Verwendung von Nachrichten anstelle von persönlicher Kommunikation am Arbeitsplatz hervorgehoben.

Wenn Sie in einer Rolle mit Kundenkontakt arbeiten, entscheidet Ihre Kommunikation mit ihnen über Erfolg oder Misserfolg der Beziehung.

Denken Sie an die verschiedenen Aspekte Ihrer Arbeit, die eine gute Kommunikation erfordern:

• Ihr Unternehmen dem Kunden vorstellen,
• Eine vertrauensvolle persönliche Beziehung zu ihm aufbauen,
• verstehen, was der Kunde will und dies den zuständigen Teams klar mitteilen,
• Empfang von Feedback,
• Kommunikation über Aktualisierungen oder Verzögerungen,
• und vieles mehr.

Wenn Sie dazu nicht in der Lage sind, verliert der Kunde das Vertrauen und könnte sich ein anderes Unternehmen suchen, das besser in der Kommunikation ist.

Wenn Sie eine Führungsposition innehaben oder in Zukunft einnehmen möchten, ist Kommunikation der Schlüssel.

Laut einer LinkedIn-Studie sind Kommunikationsfähigkeiten die am meisten gewünschten Soft Skills, die Arbeitgeber sich wünschen.

Bei einer Führungsposition geht es vor allem darum, dass Sie Ihre Botschaft gut vermitteln, Konzepte erklären, konstruktives Feedback geben, Ihr Team anleiten und Probleme lösen können. Wie gut Sie kommunizieren können, ist für alle diese Tätigkeiten entscheidend.

Selbst in Rollen, in denen Sie hauptsächlich mit Ihrem eigenen Team zu tun haben, werden Ihre Kommunikationsfähigkeiten Ihnen helfen, in Ihrer Rolle erfolgreich zu sein.

Eine gute Kommunikation ermöglicht es Ihnen, Probleme zu erklären, Lösungen zu erarbeiten, positive Beziehungen zu Ihrer Abteilung aufzubauen und effektiv an Arbeitsabläufen mitzuwirken.

5 Wege zur Verbesserung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten

1. Die Bedeutung des Zuhörens

Wir können nicht auf die Bedeutung der Kommunikation eingehen, ohne zu betonen, dass ein wesentlicher Aspekt der Kommunikation darin besteht, was Sie tun, wenn Sie nicht sprechen.

Ein guter Zuhörer zu sein ist der wichtigste Teil der Kommunikation.

Dabei geht es nicht nur darum, die Worte zu hören, die eine Person sagt, sondern Sie sollten auch auf die nonverbale Kommunikation achten.

• Weicht die Person dem Blickkontakt aus?
• Ist ihre Körperhaltung offen oder geschlossen?
• Zappelt sie mit den Händen herum?

All diese Handlungen vermitteln eine Menge Informationen.

Wie man ein guter Zuhörer ist:

• Wenn Sie zuhören, schenken Sie dem Sprecher Ihre volle Aufmerksamkeit.
• Legen Sie Ihr Telefon nach unten.
• Wenden Sie sich von Ihrem Computerbildschirm ab.
• Achten Sie auf seine nonverbalen Signale und hören Sie auf seine Worte.
• Nutzen Sie klärende Fragen, um auf wichtige Punkte einzugehen, und fassen Sie dann Ihr Verständnis zusammen, so dass der Gesprächspartner etwaige Missverständnisse sofort ausräumen kann.

Indem Sie die obigen Ratschläge befolgen, zeigen Sie, dass Sie sich auf das Gespräch einlassen und bestätigen Ihrem Gesprächspartner, dass Sie ihn vollständig gehört und verstanden haben.

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2. Nonverbale Kommunikation verbessern

Um mit der Verbesserung Ihrer nonverbalen Kommunikation zu beginnen, müssen Sie zunächst darauf achten.

Beobachten Sie im Laufe Ihres Tages, wie Sie die verschiedenen Arten der nonverbalen Kommunikation einsetzen, die wir in unserem Artikel über Typen der Kommunikation erwähnt haben.

Beobachten Sie sich selbst:

• Stellen Sie beständigen Augenkontakt her?
• Wie positionieren Sie sich, wenn Sie mit Menschen sprechen?
• Ändert sich das, je nachdem, mit wem Sie sprechen?
• Wie reagieren die Leute auf Sie?

Beobachten Sie andere:

• Gibt es bestimmte Menschen, bei denen Sie sich gehört fühlen?
• Was tun sie, damit Sie sich so fühlen?
• Gibt es jemanden, mit dem es unangenehm ist, zu kommunizieren?
• Warum?
• Welche Handlungen tun sie, die Sie nicht gerne mit ihnen reden lassen?

Denken Sie an die positiven und negativen Aspekte, die Sie beobachten.

Wenn es jemanden gibt, mit dem Sie sich besonders gut – oder schlecht – unterhalten können, stellen Sie fest, warum Sie sich so fühlen.

Achten Sie auf die nonverbalen Signale, die diese Person aussendet.

Sie können die positiven Signale nachahmen und sich der negativen bewusst sein.

Wie Sie besser mit nonverbaler Kommunikation umgehen können:

• Zappeln Sie nicht herum! Das ist die Regel Nummer eins. Seien Sie ruhig und gelassen. Das vermittelt, dass Sie die Kontrolle haben, selbstbewusst sind und eine Macht, mit der man rechnen muss.
• Nutzen Sie Augenkontakt auf intelligente Weise. Konzentrieren Sie sich auf die Menschen, wenn Sie etwas klarstellen wollen. Schauen Sie Ihren Gesprächspartnern in die Augen, sowohl wenn Sie ihnen zuhören als auch wenn Sie sprechen.
• Sein Sie selbstbewusst, wenn Sie den Raum nutzen. Verkleinern Sie sich nicht, sondern entspannen Sie sich in Ihrem Raum. Es ist wichtig, dass Sie dies auf intelligente Weise tun! Behindern Sie andere Menschen nicht daran, bequem zu sitzen.
• Bemühen Sie sich, in stressigen Situationen nicht zu reagieren. Halten Sie Ihre Emotionen im Zaum und reagieren Sie ruhig.

Wenn Sie sich der nonverbalen Kommunikation und ihrer Macht bewusster werden, können Sie sie besser proaktiv und positiv nutzen.

Wenn Sie feststellen, dass Sie bei stressigen Verhandlungen den Augenkontakt vermeiden, können Sie bei der nächsten Besprechung darauf achten, dass Sie konsequent Augenkontakt herstellen.

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3. Verbale Kommunikation verbessern

Um Ihre verbale Kommunikation zu verbessern, müssen Sie sowohl an dem, was Sie sagen, als auch an der Art und Weise, wie Sie es sagen, feilen.

Es spielt keine Rolle, wie klar Ihre Botschaft ist, wenn Sie herablassend oder unhöflich sind, wenn Sie sie sagen.

Wie wir für die nonverbale Kommunikation empfehlen, beginnen Sie damit, sich selbst und andere im Gespräch zu beobachten.

Beobachten Sie sich selbst:

• Wie reagieren die Leute auf Sie?
• Gibt es Zeiten, in denen sie negativer reagieren als andere und können Sie den Grund dafür herausfinden?
• Gibt es Kollegen, mit denen Sie sich besonders gerne unterhalten?
• Warum?
• Beobachten Sie, wie die Kommunikation in Ihrem Arbeitsumfeld abläuft, und achten Sie darauf, welche Aspekte positiv und welche negativ sind.

Als nächstes sollten Sie sich Gedanken über den Inhalt Ihrer verbalen Kommunikation machen.

Wir alle kennen jemanden, der ewig braucht, um auf den Punkt zu kommen, und wie frustrierend das sein kann, oder jemanden, der überhaupt nicht auf den Punkt kommt.

Bevor Sie sprechen, sollten Sie wissen, was Sie mitteilen möchten.

• Beginnen Sie mit Ihrem erklärten Ziel (‘Ich denke, wir müssen die Ausgaben für Werbung um 10% erhöhen’)
• Gehen Sie zu Ihrer Argumentation über (‘Die bevorstehende Urlaubssaison ist ein guter Zeitpunkt, um unsere Kunden effektiver anzusprechen’)
• Betrachten Sie die möglichen Ergebnisse (‘Wir könnten den Umsatz um 20 bis 30% steigern’).

Dieser Ratschlag eignet sich zwar am besten für formellere Präsentationen, ist aber auch in einem informellen Rahmen wirksam.

Wenn Sie wissen, was Sie sagen wollen, und wenn Sie es mit Fakten untermauern können, wirken Sie professioneller, sachkundiger und entschlossener.

Nutzen Sie die Tonlage, um Ihr Publikum zu fesseln

• Eine tiefere Tonlage vermittelt eher Ernsthaftigkeit und Erfahrung. Atmen Sie länger und tiefer und sprechen Sie aus dem Zwerchfell, um Ihre Stimme zu senken.
• Setzen Sie Stille strategisch ein, um die Aufmerksamkeit zu gewinnen und zu halten. Halten Sie inne und fesseln Sie die Aufmerksamkeit des Zuschauers, bevor Sie Ihren Pitch, Ihre große Enthüllung oder Ihren Thesen-Satz fallen lassen.
• Bewerben Sie eine Bandbreite von Kadenz, Geschwindigkeit und Stil. Sie sollten nicht in einem monotonen Tonfall sprechen, denn dann langweilen Sie Ihr Publikum und es wird sich nicht auf den Inhalt Ihrer Kommunikation einlassen.

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4. Schriftliche Kommunikation verbessern

Bei der schriftlichen Kommunikation ist der erste Schritt zur Verbesserung, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Rechtschreibung und Grammatik perfekt sind.

Es gibt eine Vielzahl von Online-Tools, die Ihnen dabei helfen können. Sie fügen Ihren Text einfach in die App ein und erhalten dann wertvolles Feedback zu Rechtschreibung, Grammatik und sogar zum Inhalt.

Das ist zwar keine perfekte Lösung, denn die KI ist zwar intelligent, kann aber auch Fehler machen, aber für einen schnellen Check ist sie sehr gut geeignet, vor allem, wenn Sie nicht der stärkste Schreiber der Welt sind.

Lesen Sie mehr über die schriftliche Art der Kommunikation.

Nehmen Sie sich die Zeit, alles, was Sie schreiben, noch einmal zu lesen

• Ist Ihr Tonfall dem Umfeld angemessen?
• Gibt es irgendwelche Fehler, nicht richtig verknüpfte Elemente oder fehlende Punkte?
• Haben Sie das Thema in ausreichender Tiefe behandelt?
• Wir überschätzen oft, wie viel andere Leute über unsere Fachgebiete wissen, es könnte notwendig sein, ausführlicher zu schreiben. Gleichzeitig sollten Sie aber keinen Roman schreiben!

Formatierung ist der Schlüssel

• Formatieren Sie alles, von einer Slack-Nachricht bis zu einer vollständigen Präsentation, um sicherzustellen, dass Sie einen lesbaren Text erstellen.
• Verwenden Sie Aufzählungspunkte und Absätze, um Ihre Nachricht aufzulockern.
• Hervorheben Sie Ihre Punkte in Fettdruck, wenn Sie viel Text haben.
• Unterstreichen Sie alles, was Sie für wichtig halten.

Weitere Tipps zur Verbesserung Ihrer schriftlichen Kommunikation:

• Benennen Sie Ihre Annahmen. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Beginnen Sie mit den Worten ‘Ich nehme an, Sie haben von der neuen Richtlinie gehört, die am 1. Juni in Kraft tritt. Aus diesem Grund werden wir x, y und z anpassen.’
• Lesen Sie oft. Von Nachrichten bis hin zu Romanen, lesen Sie oft und denken Sie dabei darüber nach, was Sie an dem, was Sie lesen, mögen (oder nicht mögen). Ahmen Sie nach, was Ihnen gefällt, und versuchen Sie zu vermeiden, was Ihnen nicht gefällt.
• Nutzen Sie den Rahmen, um Ihren Standpunkt klar zu machen. Betrachten Sie den Text aus der Sicht des Empfängers und überlegen Sie, was er davon hat, und formulieren Sie die Nachricht so, dass dies hervorgehoben wird.
• Lesen Sie Ihren Text laut vor, um ihn auf Fehler zu überprüfen. Nutzen Sie diese Zeit, um die Grammatik, den Tonfall und die Fakten zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie alles, was Sie in der Mitteilung sagen wollten, berücksichtigt haben.
• Wenn möglich, verwenden Sie klare Beispiele und vermeiden Sie zu viel Fachjargon.

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5. Visuelle Kommunikation verbessern

Ein wichtiger Aspekt der visuellen Kommunikation ist es, sie nur dann zu verwenden, wenn es notwendig ist.

Eine Präsentation, die vollgestopft ist mit visuellen Hilfsmitteln, die nicht zum Inhalt beitragen, ist unordentlich, unprofessionell und lenkt von der Gesamtbotschaft ab.

Sie sollten sich genau überlegen, was Sie verwenden und warum Sie es verwenden. Vergewissern Sie sich, dass Sie das richtige Diagramm verwenden, um die Daten so klar wie möglich darzustellen, oder dass Sie nur die Skizzen einfügen, die dem Publikum die Ideen für ein neues Logo näher bringen.

Nicht alle von uns sind Grafikdesigner, aber es gibt Tools, die uns helfen, professionell aussehende Grafiken zu erstellen.

Machen Sie davon Gebrauch! Sie wollen nicht, dass Ihre Präsentation aussieht, als wäre sie 1995 erstellt worden.

Verwenden Sie lieber saubere, professionelle Vorlagen, als nach etwas ‘Interessantem’ zu suchen. Ihre Botschaft sollte der Star sein, nicht die Schriftart, die Farbe oder das Hintergrundbild.

Tipps zur Verbesserung der visuellen Kommunikation:

• Weniger ist mehr! Schränken Sie Ihr Design ein und widerstehen Sie dem Drang, alle Fakten, Zahlen, Schriftarten und Farben in eine Präsentation zu stopfen.
• Nutzen Sie die Typografie. Fragen Sie im Zweifelsfall nach den Markenrichtlinien Ihres Unternehmens und befolgen Sie diese. Sie werden Ihnen helfen, kohärente Präsentationen zu erstellen, die mit dem bevorzugten Erscheinungsbild Ihres Unternehmens übereinstimmen.
• Achten Sie auf Ausgewogenheit und Harmonie. Dies können Sie erreichen, indem Sie in Ihrer Kommunikation eher ähnliche als ungleiche Elemente verwenden. Der gleiche Stil von Clip-Art, die gleiche Schriftfamilie oder die gleichen Pastelltöne.
• Beginnen Sie mit dem Ziel vor Augen. Wissen Sie, was Sie kommunizieren wollen, und beginnen Sie dort.

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Empfohlene Ressourcen

Bücher

• Umgeben von Idioten: Die vier Typen menschlichen Verhaltens und wie man mit jedem von ihnen im Geschäft (und im Leben) effektiv kommuniziert, Thomas Erikson
• Wie man mit jedem spricht: 92 kleine Tricks für große Erfolge in Beziehungen, Leil Lowndes
• Influencer: Die neue Wissenschaft vom Wandel, Joseph Grenny, Kerry Patterson, David Maxfield, Ron McMillan und Al Switzler
• Wie man Freunde gewinnt und Menschen beeinflusst, Dale Carnegie
• Geschickter Umgang mit Menschen, Les Gibli
• Wie man spricht, wie man zuhört, Mortimer J. Adler

Kurse

• Kommunikationsstrategien für ein virtuelles Zeitalter
• Verbesserung der Kommunikationsfähigkeit
• Teamwork Fähigkeiten: Effektiv in Gruppen kommunizieren
• Effektive Kommunikation am globalisierten Arbeitsplatz