Institutionelles Wissen

Die Aufrechterhaltung von Wissen und Fachkenntnissen ist ein entscheidender Bestandteil der Führung eines erfolgreichen Unternehmens.

Innovation und neue Geschäftsansätze können zwar zu erheblichem Wachstum führen, aber sie funktionieren am besten, wenn die Mitarbeiter über das informiert sind, was vorher war, und über ein Verständnis verfügen, das durch den gemeinsamen Arbeitsplatz aufgebaut wurde.

Entdecken Sie:

• Was ist institutionelles Wissen?
• Beispiele für institutionelles Wissen in Aktion
• Typen von institutionellem Wissen
• Die Bedeutung von institutionellem Wissen
• Die Vorteile der Implementierung von institutionellem Wissensmanagement
• Nachteile des übermäßigen Verlassens auf institutionelles Wissen
• Wie man institutionelles Wissen innerhalb einer Organisation bewahrt

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Was ist institutionelles Wissen?

Institutionelles Wissen ist die Summe der Informationen, die ein Unternehmen und seine Mitarbeiter besitzen. Dazu gehören Fachwissen, Richtlinien, Daten, Fähigkeiten, Techniken, Know-how, Prozesse, Werte und Erfahrungen, die sich über die gesamte Geschichte des Unternehmens erstrecken oder von neuen Mitarbeitern in die Institution eingebracht werden.

Stellen Sie sich das institutionelle Wissen als das kollektive Gedächtnis des Unternehmens vor. Es bietet eine Blaupause für alles, was mit der Arbeit zu tun hat, und hilft den Mitarbeitern, ihre Aufgaben nicht nur bestmöglich, sondern auch bestmöglich für das Unternehmen zu erledigen.

Wenn Unternehmen wachsen, entwickeln sie Arbeitsweisen, die ihren Anforderungen am besten entsprechen. Diese Strategien und das darin enthaltene Wissen werden dann an neue Teammitglieder weitergegeben, damit sie lernen, wie sie an Aufgaben herangehen und auftretende Probleme bewältigen können.

Unternehmen mit geeigneten Wissensmanagement-Strategien sorgen dafür, dass sich das Fachwissen in der gesamten Belegschaft verbreitet. Umgekehrt lassen Unternehmen ohne geeignete Strategien zur Weitergabe von Informationen zu, dass sich institutionelles Wissen ansammelt und bei einigen wenigen wichtigen Mitarbeitern verbleibt, so dass sie potenziell anfällig für den Verlust wichtiger Informationen für ihr Unternehmen sind.

Wissensmanagement und effektive Dokumentationsprozesse bedeuten, dass Mitarbeiter Unterstützung von früheren Mitarbeitern erhalten können, anstatt neue Aufgaben selbst zu lernen. Auf diese Weise können Institutionen Zeit und Ressourcen sparen, produktiver werden und gleichzeitig die Risiken und den Schaden für das Unternehmen minimieren, wenn sich Mitarbeiter entscheiden, in den Ruhestand zu gehen oder weiterzuziehen.

Das Ziel, institutionelles Wissen zu teilen

Das primäre Ziel der Weitergabe von institutionellem Wissen ist es, die Kluft zwischen erfahrenen Mitarbeitern und neuen Mitarbeitern zu verringern.

Auf diese Weise können die Mitarbeiter auf den bereits vorhandenen Lösungen aufbauen, die sich als effektiv erwiesen haben, und so die Kontinuität der Dienstleistungen sicherstellen, wenn sich die Belegschaft einer Organisation im Laufe der Jahre verändert und weiterentwickelt.

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Beispiele für institutionelles Wissen in Aktion

Bauarbeiter

Bauarbeiter müssen mit einer Reihe von verschiedenen Lieferanten für Material und Ausrüstung zurechtkommen. Durch Erfahrung können die Mitarbeiter lernen, wie man am besten mit den einzelnen Lieferanten zusammenarbeitet.

Dabei kann es sich zum Beispiel um Informationen über die beste Qualität von Waren für ein bestimmtes Projekt oder um zusätzliche Anweisungen handeln, die der Lieferant möglicherweise benötigt.

Durch wiederholte Nutzung bauen die Bauarbeiter ein institutionelles Wissen auf, das den Prozess für alle Beteiligten verbessert.

Indem das Unternehmen dieses einzigartige Wissen an neue Mitarbeiter weitergibt, kann es die Abläufe verbessern, eine besser informierte Belegschaft schaffen und Fachwissen für künftige Aufgaben erhalten.

Verkauf

Ein wichtiger Teil des Verkaufs ist der Aufbau einer Beziehung zu aktuellen und potenziellen Kunden.

Die Pflege guter professioneller Beziehungen zu Kontakten auf Kundenseite hilft dabei, neue Kundenkontakte zu erhalten und zu generieren.

Außerdem führt das Kennenlernen des Kunden und ein tieferes Verständnis seiner Bedürfnisse zu einer größeren Kundenzufriedenheit.

Durch die Weitergabe des institutionellen Wissens kann ein Vertriebsteam dazu beitragen, die Qualität der Dienstleistungen unabhängig von den beteiligten Mitarbeitern aufrechtzuerhalten.

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Typen von institutionellem Wissen

Im Allgemeinen kann institutionelles Wissen in zwei Gruppen unterteilt werden:

• Explizites oder Greifbares Wissen
• Implizites oder immaterielles Wissen

Diese Gruppierung und dieses Konzept stammen aus Studien zum menschlichen Gedächtnis.

Explizites Wissen

Explizites Wissen bezieht sich auf Wissen, das leicht zu artikulieren, zu speichern und mit neuen Menschen zu teilen ist.

Dies kann durch Dokumentation wie Aufzeichnungen, Berichte, Datenblätter, Weißbücher und viele andere Methoden geschehen.

Explizites Wissen ist das Ergebnis der Verarbeitung, Analyse und Strukturierung messbarer Daten und Fakten.

Implizites Wissen

Implizites Wissen bezieht sich darauf, wie explizites Wissen in der realen Welt angewendet wird. Es ist im Allgemeinen schwieriger zu definieren, zu speichern und weiterzugeben.

Es kann sich zum Beispiel auf persönliches Wissen und Geschichten über die Bewältigung eines Problems oder den Umgang mit einem Kunden beziehen.

Im Gegensatz zu explizitem Wissen, das leicht kodifiziert und gelehrt werden kann, basiert implizites Wissen in der Regel auf Erfahrung oder Intuition und erfordert eine umfangreiche Ausbildung oder Mentorenschaft, um es zu erhalten.

Deshalb geht implizites institutionelles Wissen bei Mitarbeiterwechsel leichter verloren.

Explizites vs. Implizites Wissen

Um den Unterschied zwischen den beiden Arten zu verdeutlichen, betrachten Sie ein Unternehmen, das mit einem bestehenden Kunden arbeitet.

Das explizite Wissen ist leicht zu finden. Die Mitarbeiter können Aufzeichnungen durchgehen, um frühere Interaktionen zu entdecken (Projekte, Leistungen, Zeitpläne, Zahlungen usw.).

Das implizite Wissen über den Kunden kann jedoch schwieriger zu definieren sein.

Frühere Mitarbeiter, die mit dem Kunden zu tun hatten, kennen möglicherweise bestimmte Details, die das Kundenerlebnis verbessern. Dabei kann es sich um die Feinheiten der Arbeitsweise des Kunden oder sogar um eine persönliche Beziehung handeln, die sich im Laufe der Zeit entwickelt hat.

Implizites Wissen ist schwieriger aufzuschreiben und weiterzugeben und kann die Interaktion mit den unmittelbar beteiligten früheren Mitarbeitern erfordern.

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Die Bedeutung von institutionellem Wissen

Je länger ein Mitarbeiter in einem Unternehmen tätig ist, desto mehr institutionelles Wissen erwirbt er und desto mehr Verantwortung übernimmt er, so dass er in einer Reihe von Bereichen, die mit dem Unternehmen in Verbindung stehen, kompetenter wird.

Es kommt häufig vor, dass Unternehmen über langjährige Mitarbeiter verfügen, deren größter Wert das Wissen ist, das sie besitzen. Diese Mitarbeiter fungieren als Knotenpunkte für Fachwissen, als wichtige Knotenpunkte im Mitarbeiternetzwerk, die Abteilungen oder Einzelpersonen mit Informationen versorgen.

Dies ist ein regelmäßiger Vorgang, und institutionelles Wissen sammelt sich natürlich bei bestimmten Personen an, die zeigen, wie wichtig es sein kann. Unternehmen müssen diese Personen richtig verwalten, um sicherzustellen, dass ihr Fachwissen an andere weitergegeben wird, wenn sie in den Ruhestand gehen oder das Unternehmen verlassen wollen.

Die möglichen Wissenslücken, die sie hinterlassen, können dem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen. Wichtige, langjährige Mitarbeiter, die ein Unternehmen verlassen, nehmen oft einzigartiges Fachwissen, Verbindungen und das Know-how für eine Reihe von Geschäftsprozessen mit.

Ohne einen Kanal, der die richtigen Mitarbeiter im Unternehmen zur richtigen Zeit miteinander verbindet oder hilfreiche Ressourcen und Erkenntnisse bereitstellt, sinkt die Gesamtleistung des Unternehmens.

Informationen können auch in verschiedenen Abteilungen isoliert werden, wenn es keine wichtigen Verbindungspersonen gibt, die den Austausch erleichtern. Dies führt zu einer Verlangsamung der Arbeitsabläufe, da die Teams Mühe haben, die Informationen zu finden, die sie benötigen, um ihre Aufgaben auf dem bisherigen Niveau zu erfüllen, und sich unerwartete Probleme häufen, anstatt dass sie aufgrund früherer Erfahrungen schnell behoben werden.

Institutionelles Wissen definiert, wie ein Unternehmen arbeitet. Die Art und Weise, wie ein Unternehmen in der Vergangenheit gehandelt hat, wird sich immer darauf auswirken, was es in Zukunft tun wird. Um jedoch die Leistung zu verbessern und dies in einen Wettbewerbsvorteil umzuwandeln, sind effiziente Verfahren erforderlich, die Informationen an alle relevanten Mitarbeiter weitergeben.

Institutionelle Wissensforschung

Eine Umfrage von Panopto und dem Marktforschungsunternehmen YouGov unter 1001 US-Angestellten aus verschiedenen Branchen ergab, dass die beiden größten Nachteile von nicht gemeinsam genutztem Wissen die Einarbeitung und die tägliche Produktivität sind. Sie schätzten die Kosten des ineffizienten Wissensaustauschs für US-Unternehmen mit einer Reihe von Mitarbeitergrößen:

Quelle: www.panopto.com

Die Bedeutung des praktischen Wissensaustauschs wird durch Untersuchungen von McKinsey bestätigt.

So verbringen beispielsweise Interaktionsarbeiter (Mitarbeiter, die an der Koordination des Austauschs von Waren und Dienstleistungen beteiligt sind) im Durchschnitt 20 % ihrer Arbeitswoche damit, nach internen Informationen zu suchen oder den richtigen Kollegen zu finden, der ihnen bei bestimmten Aufgaben hilft.

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Die Vorteile der Implementierung von institutionellem Wissensmanagement

1. Weniger Informationssilos

Die gemeinsame Nutzung von Daten und Wissen innerhalb der Organisation verhindert, dass diese an einem Ort verbleiben.

Außerdem hilft der Austausch von institutionellem Fachwissen zwischen Teams und Abteilungen den Mitarbeitern, potenzielle operative Verbesserungen zu erkennen.

2. Weniger Fehler aufgrund von mangelnder Erfahrung

Institutionelles Wissen hilft neuen Mitarbeitern zu lernen, wie sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben am besten erfüllen können.

3. Effizientes Onboarding

Institutionelles Wissen steht in direktem Zusammenhang mit dem Onboarding-Prozess.

Mit effektiven Verfahren, um neuen Mitarbeitern beizubringen, wie sie sich verhalten und ihre Aufgaben erfüllen sollen, können Sie den Zeit- und Kostenaufwand für das Onboarding reduzieren.

4. Kontinuität des Dienstes

Die Verwaltung des institutionellen Wissens verringert die durch Mitarbeiterwechsel verursachten Unterbrechungen.

5. Wachstum

Durch die Bewertung vergangener Leistungen können Unternehmen ihre Erfolge und verbesserungswürdigen Bereiche ermitteln und feststellen, wo sie künftige Wachstumsmöglichkeiten anvisieren sollten.

6. Mitarbeiterzufriedenheit

Besser informierte Mitarbeiter führen zu einer glücklicheren und zufriedeneren Belegschaft.

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Nachteile des übermäßigen Verlassens auf institutionelles Wissen

Institutionelles Wissen ist zwar für die Führung eines Unternehmens unerlässlich, aber es hat auch seine Schattenseiten, wenn man sich zu sehr darauf verlässt. Die Überdokumentation jedes Prozesses und der Versuch, alles zu erfassen, was mit den Aufgaben zusammenhängt, kann zu Zeitverschwendung der Mitarbeiter und geringerer Produktivität führen.

Wenn Sie sich ständig auf Mitarbeiter in Schlüsselpositionen mit großem Fachwissen verlassen, kann dies zu Überlastung und einem möglichen Burnout führen.

Sie können nicht von ihnen erwarten, dass sie für jedes Teammitglied verfügbar sind und alle Aspekte von Projekten im Griff haben.

Stattdessen brauchen Unternehmen geeignete Methoden, um institutionelles Wissen zu erfassen und es bei Bedarf verfügbar zu machen, ohne sich zu sehr darauf zu verlassen.

Folgen des Verlusts von institutionellem Wissen

• Einbruch der Unternehmensleistung
• Reduzierte Kundenzufriedenheit oder verlorene Wachstumschancen
• Weniger effektives Schulungsmaterial für neue Mitarbeiter
• Weniger effiziente Prozesse werden zur Norm
• Mitarbeiter, die neue Prozesse ohne Genehmigung des Managements einführen
• Schlecht organisierte Dokumentation, die es schwierig macht, relevante Informationen schnell zu finden

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Wie man institutionelles Wissen innerhalb einer Organisation bewahrt

Die Aufrechterhaltung von Fachwissen wird zur Priorität, wenn wichtige Mitarbeiter mit großer Erfahrung das Unternehmen verlassen. Unternehmen brauchen jedoch einen kontinuierlichen und proaktiven Ansatz zur Sicherung des institutionellen Wissens, um den allmählichen Verlust von Informationen zu verhindern, der mit dem Ausscheiden eines jeden Mitarbeiters einhergeht.

Erfolgreiche Unternehmen machen die Sicherung von institutionellem Wissen zu einem wichtigen Bestandteil des Geschäftsbetriebs und des Offboarding.

Sie können nicht davon ausgehen, dass es sich von selbst in Ihrem Unternehmen verbreitet. Sie müssen eine explizite Strategie entwickeln, um es zu retten.

So können Unternehmen beispielsweise eine gründliche Personalbeurteilung durchführen, um ihr vorhandenes institutionelles Wissen zu ermitteln und zu dokumentieren und den besten Ansatz für die Weitergabe von Informationen an neue und aktuelle Mitarbeiter zu bestimmen.

Es gibt zwar nicht den einen Ansatz für die Rettung von institutionellem Wissen, aber es gibt wesentliche Möglichkeiten, die Sie in Betracht ziehen sollten:

1. Wissensmanagement

Um Wissen und Fachkenntnisse zu erhalten, müssen Institutionen umfassende Wissensmanagement und Dokumentationsprozesse für alle Mitarbeiter einführen. Wissensmanagement-Initiativen gibt es in vielen verschiedenen Formen und Ausprägungen. Beispiele hierfür sind:

• Mentoring-Programme
• Umfassende Schulungen
• FAQs
• Lernprogramme
• Webinare
• Unternehmensweite interne Wikis
• Gründliche Einführungsprozesse
• Und vieles mehr

Eine ausführliche Diskussion finden Sie in unserem Beitrag über Wissensmanagement.

2. Nachfolgeplanung

Nachfolgeplanung ist der Prozess der Identifizierung von Talenten in einer Organisation, die das Potenzial haben, größere Verantwortung oder anspruchsvollere Aufgaben zu übernehmen. Sie bewertet den aktuellen Personalbestand und plant für die Zukunft auf der Grundlage potenzieller Pensionierungen und Fluktuation.

Die Nachfolgeplanung erstellt einen Plan, um die Lücke zu füllen, die durch das Ausscheiden wichtiger Mitarbeiter entsteht. Dabei geht es oft um den Verlust von Führungs- und Managementfähigkeiten, aber auch um mögliche Lücken im institutionellen Wissen.

Ein wesentliches Ziel der Nachfolgeplanung ist es, das institutionelle Wissen zu erhalten, um einen reibungslosen Betrieb während des Personalwechsels zu gewährleisten. Dies erfordert die Identifizierung von permanenten oder temporären Ersatzkräften für kritische Funktionen innerhalb der Organisation. Eine wichtige Komponente der Nachfolgeplanung besteht darin, diese Ersatzkräfte zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie eng mit den wichtigsten Mitarbeitern zusammenarbeiten, um ihr Fachwissen weiterzugeben.

Mit einer angemessenen Nachfolgeplanung können Unternehmen die Auswirkungen von Personalwechseln begrenzen und sicherstellen, dass das institutionelle Wissen gemeinsam genutzt wird, so dass eine Person allein nicht über alle Informationen verfügt, die für bestimmte Vorgänge erforderlich sind.

3. Fachliche Experten

Die Fachexperten in Ihrem Unternehmen sind unverzichtbare Quellen für das institutionelle Wissen, das Sie pflegen müssen.

Die Nutzung ihres Wissens ist eine gute Möglichkeit, um optimale Verfahren für künftige Operationen zu definieren.

Sie können das Wissen Ihrer Experten durch Kurse oder andere Schulungsmaterialien erhalten, die das institutionelle Wissen der gesamten Belegschaft verbessern. Interne Fachexperten, die bereits in Ihrer Belegschaft vorhanden sind, sind die beste Option, um Geschäftsprozesse zu formalisieren. Sie bringen ihr tiefes Verständnis eines Themas oder Fachgebiets mit und filtern es durch die bereits bestehenden Abläufe im Unternehmen und die Informationen, die sie durch ihre Arbeitserfahrung im Unternehmen gesammelt haben.

Externe Fachexperten mögen zwar über ein größeres Wissen auf einem Gebiet verfügen, aber sie können das jahrelange institutionelle Wissen, das sie während ihrer Tätigkeit in einem Unternehmen gesammelt haben, nicht nachbilden.

4. Eine Kultur des Lernens und Teilens aufbauen

Sie brauchen ein aufgeschlossenes Publikum, das bereit ist, zu lernen und zu teilen, um Fachwissen zu sichern.

Organisationen, die eine offene Kultur fördern, in der die Menschen bereit sind, gemeinsam zu lernen und sich auszutauschen, sind daher weniger gefährdet, institutionelles Wissen zu verlieren.

5. Schaffen Sie klare und transparente Kommunikationskanäle

Ein entscheidender Faktor für institutionelles Wissen in großen Organisationen ist oft das Wissen, wen man fragen muss.

Bei der Arbeit an neuen oder abteilungsübergreifenden Projekten kann es für die Mitarbeiter schwierig sein, zu wissen, an wen sie sich mit Fragen oder bei unerwarteten Problemen wenden können.

Die Zusammenarbeit funktioniert am besten, wenn sie schnell geht und nicht durch zusätzliche Ebenen von Personen (Vorgesetzte, Manager usw.) gebremst wird.

Die Weitergabe von Informationen ist einfacher, wenn klare und transparente Kommunikationskanäle vorhanden sind, die die Projektmitarbeiter direkt mit den Personen verbinden, die wissen, was sie brauchen.