Austrittsgespräch

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Austrittsgespräche führen, welche Fragen Sie stellen sollten und wie Sie die Informationen, die Sie aus diesen Gesprächen gewinnen, am besten nutzen können.

Entdecken:

• Was ist ein Austrittsgespräch?
• Leitfaden für Entlassungsgespräche
• Tipps und Best Practices für Kündigungsgespräche
• Fragen zum Austrittsgespräch

Was ist ein Austrittsgespräch?

Ein Austrittsgespräch ist ein organisiertes Gespräch zwischen einem Unternehmensvertreter und einem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlassen möchte. Es enthält Fragen zu den Erfahrungen, die der Mitarbeiter während seiner Zeit im Unternehmen gemacht hat, und dient beiden Parteien als Abschluss.

Warum ist ein Entlassungsgespräch wichtig und was sind die Vorteile?

Ein Austrittsgespräch gibt dem Arbeitgeber die Möglichkeit zu erfahren, warum der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlassen möchte.

Es gibt den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, wertvolles Feedback zu geben, und schafft die Voraussetzungen für eine freundschaftliche Beziehung auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen.

Wenn der Mitarbeiter aufgrund von Problemen am Arbeitsplatz geht, können Sie herausfinden, was diese Probleme sind, und verhindern, dass andere Mitarbeiter aus denselben Gründen gehen.

Zu den wichtigsten Vorteilen von Austrittsgesprächen gehören:

• Lösung von Problemen am Arbeitsplatz
• Ermittlung der Ursache für die Entscheidung des Mitarbeiters, das Unternehmen zu verlassen
• Erhalten Sie wertvolles Feedback zur Verbesserung des Unternehmens
• Verschafft Ihnen ein klares Bild von den tatsächlichen Erfahrungen der Mitarbeiter
• Wettbewerbsfähig bleiben, wenn Mitarbeiter zu einem anderen Unternehmen wechseln

Leitfaden für Entlassungsgespräche

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihre Austrittsgespräche führen sollen, können Sie diesen Leitfaden als Vorlage verwenden und ihn nach Bedarf abändern.

1. Erstellen Sie Ihren Fragenkatalog

Auch wenn Austrittsgespräche ein offenes Gespräch sein können (und sollten), das Raum für zusätzliche Kommentare lässt, ist ein Fragenkatalog der beste Ausgangspunkt.

Diese Fragen leiten das Austrittsgespräch und stellen sicher, dass keine wichtigen Teile des Gesprächs vergessen werden.

Ihre Fragen sollten viele Aspekte des Unternehmens im Allgemeinen, die spezifische Rolle des Mitarbeiters und die Gründe für sein Ausscheiden abdecken.

Hinweis: Es ist eine gute Idee, zusätzlichen Raum für Kommentare einzuplanen, die in Ihrem Fragebogen nicht vorgesehen sind.

2. Jeden berücksichtigen

Jeder Mitarbeiter, der Ihr Unternehmen verlässt, sollte ein Austrittsgespräch führen. Selbst wenn der Mitarbeiter besonders unzufrieden ist, sollten Sie nach Möglichkeit ein solches Gespräch führen.

Dies ist vielleicht nicht in jedem Fall möglich (z. B. wenn ein Mitarbeiter einfach kündigt oder nicht zu einem Gespräch bereit ist), aber Sie sollten dennoch alles tun, um ein solches Gespräch zu führen.

Auch wenn das Gespräch mit einem unzufriedenen Mitarbeiter nicht angenehm ist, kann es ihm doch die Möglichkeit geben, seine Beschwerden vorzutragen und Ihnen einen Einblick in die Gründe seiner Unzufriedenheit zu geben.

Wenn Sie das Gespräch auslassen, entgeht Ihnen auch die Möglichkeit, wertvolle Informationen über die Sicht der Mitarbeiter auf das Unternehmen und ihre Rolle darin zu erhalten.

3. Finden Sie einen geeigneten Zeitpunkt

Alle Mitarbeiter haben unterschiedliche Zeitpläne und Verpflichtungen, und es ist wichtig, dies zu berücksichtigen, damit Sie kein Kündigungsgespräch verpassen. Es ist wichtig, dass Sie den ganzen Tag über feste Zeiten haben, zu denen Sie für Austrittsgespräche zur Verfügung stehen.

Warten Sie nicht zu lange, und planen Sie das Gespräch nicht zu früh. Ein Mitarbeiter, der noch eine Woche arbeiten muss, bevor er das Unternehmen verlässt, ist vielleicht nicht so offen. Ein ehemaliger Mitarbeiter, der eine Woche oder länger nach seinem Ausscheiden aus dem Unternehmen zu einem Abschlussgespräch gebeten wird, hat jedoch keine wirkliche Motivation, ein Gespräch zu führen, das ihm nicht unmittelbar nützt.

Führen Sie das Gespräch nach Möglichkeit gegen Ende des letzten Arbeitstages des Mitarbeiters.

4. Wählen Sie den richtigen Gesprächspartner

Mitarbeiter fühlen sich oft nicht so wohl dabei, ihren direkten Vorgesetzten ein unverfälschtes Feedback zu geben, insbesondere wenn das Feedback Beschwerden über den betreffenden Vorgesetzten enthält.

Es kann zwar hilfreich sein, das Gespräch von Führungskräften aus derselben Abteilung führen zu lassen (und diese verfügen möglicherweise über mehr abteilungsspezifisches Wissen), aber versuchen Sie, einen direkten Vorgesetzten zu vermeiden.

Vielen Mitarbeitern fällt es nämlich leichter, ehrliche Antworten zu geben, wenn der Vorgesetzte über ihrem eigenen Vorgesetzten steht.

Sie können auch einen anderen Vorgesetzten aus der Abteilung des Mitarbeiters hinzuziehen. Ein anderer bewährter Gesprächspartner wäre jedoch jemand aus der Personalabteilung. Dies ist ihr Spezialgebiet, und sie sind möglicherweise in der Lage, sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Abteilung als Ganzes unparteiischere Gespräche zu führen.

5. Führen Sie Ihr Interview

Machen Sie sich bei Bedarf Notizen und notieren Sie alle bemerkenswerten Kommentare, die für eine spätere Analyse nützlich sein könnten.

Stellen Sie sich vor (falls der Mitarbeiter und Sie sich nicht bereits kennen) und erinnern Sie ihn kurz daran, dass Sie hier sind, um das Kündigungsgespräch zu führen. Es kann auch hilfreich sein, die Hauptthemen, die Sie behandeln wollen, zu besprechen.

Die Fragen sollten in einer Reihenfolge gestellt werden, die einen nahtlosen Übergang von einem Thema zum anderen ermöglicht (z. B. Welche Rolle hatten Sie? Was waren Ihre Hauptaufgaben, und sind Sie der Meinung, dass Ihre Vergütung für Ihre Tätigkeit angemessen war?) So können Sie das Gespräch in einer natürlicheren Reihenfolge führen und trotzdem die Fragen auf Ihrer Liste beantworten. Halten Sie Ihren Gesprächspartner jedoch nicht auf, wenn er weitere Informationen zu bieten hat – Sie sind nicht an die Reihenfolge Ihrer Frageliste gebunden. Machen Sie sich im Laufe des Gesprächs Notizen dazu.

Bedanken Sie sich am Ende des Gesprächs für die Zeit, die sich Ihr Gesprächspartner genommen hat, und für seine Antworten. Bitten Sie ihn um die Erlaubnis, sich in Zukunft mit ihm in Verbindung setzen zu dürfen, wenn Sie Klarstellungen oder zusätzliche Informationen benötigen. Vergewissern Sie sich bei Bedarf, dass Sie die richtigen Kontaktinformationen haben.

6. Nutzen und verbreiten Sie Ihr Wissen

Das Entlassungsgespräch selbst ist genauso wichtig wie das, was Sie mit den Antworten machen, die Sie nach der Durchführung des Gesprächs erhalten.

Entlassungsgespräche liefern Ihnen eine Fülle von Informationen, die Sie sonst vielleicht nie herausfinden würden. Das Sammeln dieser Informationen und ihre Weitergabe an das Management sind jedoch nur die ersten Schritte. Sobald Sie das Feedback haben, müssen Sie beurteilen, welche Teile davon am wertvollsten sind.

• Gibt es Themen, die in Austrittsgesprächen immer wieder zur Sprache kommen?
• Haben die Mitarbeiter oft den gleichen Grund, das Unternehmen zu verlassen?

Ermitteln Sie diese kritischen Bereiche und arbeiten Sie dann mit der Geschäftsleitung zusammen, um einen Plan für Änderungen im Unternehmen zu erstellen, mit dem diese Probleme gelöst werden können.

Es mag verlockend sein, nur bestimmten Bereichen ein bestimmtes Feedback zu geben (vor allem, wenn es sich auf eine bestimmte Abteilung bezieht). Ein Kommentar zur Führung in der Buchhaltung könnte jedoch auch für die Führungskräfte in anderen Abteilungen wertvoll sein, um ihre eigene Leistung zu bewerten.

Hinweis: Denken Sie daran, dass Sie bei der Weitergabe der Informationen die Privatsphäre der befragten Person respektieren müssen.

Tipps und Best Practices für Kündigungsgespräche

Diese Liste mit Tipps und bewährten Verfahren wird Ihnen helfen, ein erfolgreiches Austrittsgespräch zu führen.

1. Was man in einem Austrittsgespräch sagen sollte

Es ist wichtig, Fragen und Antworten richtig zu formulieren, um die gewünschten Ergebnisse in einem Austrittsgespräch zu erzielen.

Offene Fragen sind unglaublich wichtig, da sie den Befragten die Möglichkeit geben, eine persönlichere Antwort zu geben, als dies bei “Ja oder Nein”-Fragen der Fall ist.

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Gesprächspartner weiß, dass Sie ein ehrliches Feedback erwarten und dass seine Antworten keinen Einfluss auf zukünftige Referenzen des Unternehmens haben werden.

Stellen Sie gezielte Fragen, aber lassen Sie den Gesprächspartner auch so viel von dem Gespräch führen, wie er sich dabei wohl fühlt.

2. Lassen Sie sich nicht vom Fragebogen vereinnahmen

Ja, Sie brauchen eine Liste mit Fragen, die Sie bei einem Austrittsgespräch stellen wollen. Es gibt jedoch eine Menge wertvoller Erkenntnisse, die Sie gewinnen können, die in Ihrem Fragebogen vielleicht nicht ausdrücklich erwähnt werden.

Überlassen Sie es den Fragen, das Gespräch zu leiten, aber schneiden Sie Ihrem Gesprächspartner nicht den Mund ab, wenn die Antworten zu anderen relevanten Themen führen, die angesprochen werden. Sie werden vielleicht feststellen, dass einige der unerwartetsten (und hilfreichsten) Informationen aus dem Gespräch stammen.

3. Nachbereitung des Gesprächs

Das erste Austrittsgespräch muss nicht das Ende des Gesprächs sein. Sie sollten die Gespräche in der Nähe des letzten Arbeitstages des Mitarbeiters führen, obwohl Sie auch danach noch nachfassen können. Einige Mitarbeiter fühlen sich vielleicht nicht wohl dabei, so kurz vor ihrem letzten Arbeitstag spezifische Antworten zu geben, oder sie ändern ihre Antworten, nachdem sie zu einem anderen Unternehmen gewechselt sind und Zeit zum Nachdenken hatten.

Ebenso können Sie bei Antworten, die die Geschäftsleitung für besonders hilfreich hält, mit einem Anruf oder einer E-Mail nachfassen, um ein ausführliches Feedback zu erhalten.

4. Den Druck wegnehmen

Lassen Sie die Mitarbeiter wissen, dass dieses Gespräch dem Unternehmen helfen soll, ehrliches Feedback und wertvolle Erkenntnisse aus der Sicht der Mitarbeiter zu erhalten. Machen Sie deutlich, dass ihr Feedback keine Konsequenzen nach sich ziehen wird.

Sorgen Sie für eine entspannte, lockere und offene Atmosphäre, damit Ihr zukünftiger Mitarbeiter alle Fragen vollständig und wahrheitsgemäß beantworten kann.

Zu einer entspannten Atmosphäre gehört auch, dass sich der Mitarbeiter nicht unterlegen fühlt.

Tipp: Sie brauchen keine Gruppe, um das Gespräch zu führen.

Fragen zum Austrittsgespräch

Im Folgenden finden Sie eine Liste von Fragen, die Sie bei einem Austrittsgespräch stellen können, und die Gründe, warum sie für Ihr Unternehmen relevant sein könnten.

1. Was war Ihre Aufgabe, und was waren Ihre Pflichten?

Dies ist eine kleine Frage im Rahmen des Interviews, aber sie dient der Klarheit. Sie ist auch hilfreich, wenn Sie die Antworten auf Ihr Austrittsgespräch verfolgen.

2. Wurden Sie ausreichend unterstützt und geschult?

Selbst bei einem regelmäßigen Schulungsprogramm kann es vorkommen, dass Mitarbeiter Wissenslücken entdecken, die sonst unbemerkt bleiben würden, was bedeutet, dass Sie die Schulungsunterlagen aktualisieren müssen.

Unterstützung bezieht sich auf Ressourcen, Werkzeuge, Software und Hilfestellungen, die den Mitarbeitern zur Verfügung stehen und die sie benötigen, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erledigen.

3. Gab es noch andere Dinge, die Sie für Ihre Rolle brauchten?

Auf diese Weise können Sie für neue und bestehende Mitarbeiter, die sich vielleicht nicht wohl dabei fühlen, nach zusätzlichen Ressourcen zu fragen, einen reibungsloseren Arbeitsplatz gewährleisten.

4. Was ist der schwierigste Teil Ihrer Arbeit?

Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, fühlen sie sich möglicherweise wohler, wenn sie Beschwerden über ihre Vorgesetzten, Kollegen oder die Anforderungen ihrer Arbeit im Allgemeinen äußern.

5. Was ist das Beste an diesem Job?

Anhand dieses Feedbacks können Sie feststellen, was Ihre Mitarbeiter glücklich macht, und Sie können diesen Aspekt des Arbeitsplatzes verbessern.

6. Was ist Ihr Hauptgrund bzw. sind Ihre Hauptgründe, das Unternehmen zu verlassen?

Wenn Sie herausfinden, was die Gründe für das Ausscheiden von Mitarbeitern sind, können Sie vielleicht nicht die Person, mit der Sie ein Vorstellungsgespräch führen, behalten, aber Sie können vermeiden, andere wertvolle Mitarbeiter zu verlieren.

7. Gibt es irgendetwas, was das Unternehmen hätte tun können, um Ihre Kündigung zu verhindern?

Diese Frage unterstützt die vorherige Frage. Hier können Sie erfahren, was getan werden könnte, um zu verhindern, dass Mitarbeiter aus demselben Grund oder in ähnlichen Fällen in Kürze gehen.

8. Was halten Sie von Ihren Vorgesetzten und dem Management?

Manchmal sickern Probleme in einer Abteilung von oben nach unten durch. Während sich die Mitarbeiter vielleicht nicht beschweren, solange sie im Unternehmen beschäftigt sind, ist es wahrscheinlicher, dass sie bei ihrem Ausscheiden ehrlich über Probleme mit dem Management sprechen.

9. Gibt es eine ausreichende Kommunikation innerhalb des Unternehmens? In Ihrer Abteilung?

Kommunikation ist der Schlüssel, und ohne sie können die Arbeitnehmer schnell ins Hintertreffen geraten.

Anhand dieser Frage können Sie erkennen, ob es im Unternehmen insgesamt oder sogar in bestimmten Abteilungen Kommunikationsprobleme gibt.

10. Haben Sie das Gefühl, dass Sie eine angemessene Bezahlung und Vorteile erhalten haben?

Wenn Ihr Mitarbeiter wegen des Gehalts oder der Sozialleistungen geht, wird er Ihnen das in der Regel sagen, wenn Sie ihn nach den Gründen für seinen Weggang fragen. Es kann aber auch sein, dass er das Unternehmen wegen einer ähnlichen Stelle in einem anderen Unternehmen verlässt, das eine bessere Versicherung, höhere Löhne usw. bietet.

11. Wie war das Arbeitsumfeld während Ihrer Zeit hier?

Diese Frage hilft Ihnen dabei, einen Einblick zu bekommen, wie die Mitarbeiter ihr tägliches Arbeitsumfeld sehen, und umfasst alles, von den Beziehungen zu den Kollegen bis hin zur Inklusion am Arbeitsplatz.

12. Haben Sie ausreichend Feedback zu Ihrer Leistung erhalten?

Informieren Sie sich darüber, ob das Management mit seinem Team angemessen über Erwartungen oder Leistungen kommuniziert.

Ohne ausreichendes Feedback können die Mitarbeiter Probleme nicht korrigieren oder fühlen sich unzufrieden, wenn sie gute Arbeit leisten und dies nicht erwähnt wird.

13. Würden Sie wieder für dieses Unternehmen arbeiten oder es einem Freund empfehlen?

Mit den richtigen Veränderungen können Sie vielleicht in Zukunft wertvolle Mitarbeiter zurückgewinnen, und zufriedene Mitarbeiter, die aus anderen Gründen ausscheiden, können vielleicht einen geeigneten Ersatz für ihre Rolle empfehlen.