Onboarding von Büroangestellten: 9 Schritte für langfristigen Erfolg

Wenn es um das Onboarding von Mitarbeitern im Büro geht, steht viel auf dem Spiel, da diese Rollen oft eine einzigartige Mischung aus Fachkenntnissen, strategischem Denken und funktionsübergreifender Zusammenarbeit erfordern. Ein professioneller Onboarding-Prozess stellt sicher, dass deine neuen Mitarbeiter nicht nur schneller produktiv sind, sondern auch vollständig auf die Ziele und die Kultur deines Unternehmens ausgerichtet sind.

Hier sind die neun entscheidenden Schritte, die du kennen musst, um das Onboarding von Mitarbeitern im Büro reibungslos und wirkungsvoll zu gestalten – mit Hilfe eines modernen Learning Management Systems (LMS).

Beginne mit dem Onboarding vor dem ersten Tag

Der erste Eindruck ist wichtig und Onboarding sollte nicht bis zum ersten Tag des neuen Mitarbeiters warten. Aktivitäten vor dem Onboarding, wie das Teilen eines Willkommensvideos, die Bereitstellung des Zugangs zu einem LMS mit vorinstallierten Materialien oder das Senden einer virtuellen Tour durch das Unternehmen, können für Begeisterung sorgen und Stress reduzieren.

• Sende neuen Mitarbeitern ein digitales Willkommenspaket mit den Unternehmenswerten, FAQs und einer Vorstellung ihres Teams über das LMS.
• Verwende ein LMS, um automatische E-Mail-Erinnerungen für Pre-Boarding-Aufgaben zu planen und sicherzustellen, dass sie vor dem ersten Tag erledigt werden.
• Gewähre frühzeitig Zugang zu einem Online-Compliance-Schulungsmodul, damit neue Mitarbeiter sofort loslegen können.

So hilft ein modernes LMS: Ein LMS ermöglicht es dir, die Bereitstellung von Inhalten vor dem Onboarding zu automatisieren. Durch den frühzeitigen Zugang können neue Mitarbeiter die Unternehmensrichtlinien einsehen, sich über die Grundwerte informieren und die Funktionsweise des Unternehmens verstehen, bevor sie anfangen.

Rollenbezogene Schulungen priorisieren

Die Aufgaben von Büroangestellten können sehr unterschiedlich sein, sodass ein einheitlicher Ansatz nicht funktioniert. Ob Marketingmanager, Softwareentwickler oder HR-Spezialist – passe die Schulung an die jeweiligen Aufgaben an. Beziehe sowohl Hard Skills (z. B. Beherrschung von CRM-Software) als auch Soft Skills (z. B. Kommunikation oder Teamarbeit) ein.

Lasse die neue Person ihre Fähigkeiten in einer Kompetenzanalyse bewerten, um zu verstehen, welche Art von Schulung sie benötigen wird. Wenn du das richtige LMS hast, wie Valamis, kann die Kompetenzanalyse innerhalb der Plattform durchgeführt werden, sodass du Lerninhalte empfehlen kannst, um eventuelle Kompetenzlücken zu schließen.

Laut dem Chartered Management Institute (CMI) 82 % der Manager im Vereinigten Königreich als ‚zufällige Manager‘ betrachtet werden, die ohne formale Schulung befördert werden, was zu Ineffizienz und einer toxischen Arbeitskultur führt. Dies unterstreicht die Bedeutung einer strukturierten, rollenspezifischen Schulung.

Um sicherzustellen, dass sie ihre Zeit mit Lernen verbringen, anstatt nach Inhalten zu suchen, kannst du mithilfe von Zielgruppen zielgerichtete Dashboards erstellen, die nur relevante Inhalte anzeigen.

• Erstelle für eine Vertriebsrolle einen Lernpfad, der CRM-Schulungen, Kurse zu Verkaufsmethoden und Anrufsimulationen umfasst.
• Unterteile rollenspezifische Schulungen in Mikrolernmodule, um eine Informationsüberflutung zu vermeiden.
• Ermögliche es Mitarbeitern, bestimmte Themen zu überspringen, wenn sie bereits über Vorkenntnisse verfügen, um Zeit zu sparen und die Relevanz der Schulung zu gewährleisten.

Warum es wichtig ist: Durch eine personalisierte Schulung wird sichergestellt, dass Mitarbeiter vom ersten Tag an mit den Werkzeugen und dem Wissen ausgestattet sind, die sie benötigen, um in ihrer Rolle zu glänzen. Mit einem LMS kannst du rollenspezifische Lernpfade für eine personalisierte Erfahrung zuweisen.

Wie die Morgan Recruitment Group ihre Geschäftsleistung durch Kompetenzentwicklung mit Valamis steigerte.

Erleichterung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit

Angestellte arbeiten oft mit mehreren Teams zusammen, sodass funktionsübergreifendes Wissen unerlässlich ist. Integriere Onboarding-Sitzungen, in denen neue Mitarbeiter den wichtigsten Stakeholdern vorgestellt werden und die einen Überblick über die Zusammenarbeit der Abteilungen innerhalb des Unternehmens geben.

• Richte über das LMS virtuelle Meet-and-Greet-Sitzungen mit Abteilungsleitern ein.
• Verwende Social-Learning-Funktionen im LMS, wie z. B. Diskussionsforen oder Teamforen, um die Vernetzung zu fördern.
• Weise neue Mitarbeiter gemeinschaftliche Onboarding-Projekte zu, bei denen sie mit verschiedenen Teams zusammenarbeiten, um funktionsübergreifende Arbeitsabläufe zu verstehen.

Profi-Tipp: Verwende dein LMS, um interaktive Organigramme oder kurze Videoeinführungen von Teamleitern zu erstellen. Dies schafft Vertrautheit und baut Silos frühzeitig ab.

Technologie-Schulungen integrieren

An einem digitalen Arbeitsplatz verlassen sich Angestellte stark auf Tools wie Projektmanagement-Software, Kommunikationsplattformen und Datenanalysetools. Integriere Technologie-Schulungen als Kernbestandteil des Onboarding-Prozesses.

• Stelle kurze LMS-Tutorials zu häufig verwendeter Software wie Slack, Microsoft Teams oder Jira bereit.
• Integriere interaktive Software-Simulationen, damit Mitarbeiter den Umgang mit Tools in einer risikofreien Umgebung üben können.
• Richte innerhalb des LMS ein Forum für technischen Support auf Abruf ein, in dem Mitarbeiter Fragen stellen können.

Eine Studie von Deloitte ergab, dass Unternehmen, die Technologie für Schulungen einsetzen, ein um 218 % höheres Einkommen pro Mitarbeiter erzielen als Unternehmen, die dies nicht tun. Dies unterstreicht den erheblichen Einfluss, den technologische Schulungen auf die Produktivität und den Erfolg eines Unternehmens haben können.

Wie ein modernes LMS hilft: Ein LMS kann Tutorials, Anleitungen und Videos mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle technischen Tools, die in deiner Organisation verwendet werden, bereitstellen. Neue Mitarbeiter können jederzeit auf diese Ressourcen zurückgreifen, wodurch der Lernprozess flexibler wird.

Du kannst auch viele vorhandene Software-Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Microsoft OneDrive in dein LMS integrieren. Auf diese Weise können die Lernenden die Tools sofort ausprobieren und ganz natürlich nutzen.

Fokus auf die Vermittlung der Unternehmenskultur

Die kulturelle Ausrichtung ist für Angestellte, die Ihr Unternehmen häufig bei Kundeninteraktionen oder strategischen Entscheidungen vertreten, von entscheidender Bedeutung. Untersuchungen zeigen, dass schlechtes Management, das oft auf mangelnde kulturelle Anpassung und Schulung zurückzuführen ist, jeden dritten Mitarbeiter dazu veranlasst, seinen Arbeitsplatz zu kündigen. Dies unterstreicht die Notwendigkeit, sich beim Onboarding stark auf die Unternehmenskultur zu konzentrieren.

Teile die Mission, Werte und Ziele deines Unternehmens und gebe Beispiele aus der Praxis, wie diese im täglichen Betrieb angewendet werden.

• Erstelle ein spielerisches Kulturquiz innerhalb des LMS, um die Mitarbeiter auf die Unternehmenswerte zu testen.
• Entwickle Videos, in denen langjährige Mitarbeiter erzählen, was die Unternehmenskultur für sie bedeutet.
• Veranstalte eine Live-Fragerunde mit der Unternehmensführung, um Transparenz und die Vision des Unternehmens zu stärken.

Warum es wichtig ist: Ein modernes LMS kann ansprechende Multimedia-Inhalte wie Videos, Infografiken oder Gamification-Module enthalten und die Unternehmenskultur zum Leben erwecken. Interaktive Quizze können auch wichtige Botschaften verstärken.

Kleine Schritte mit schnellen Erfolgen anbieten

Je schneller ein neuer Mitarbeiter einen sinnvollen Beitrag leisten kann, desto selbstbewusster und engagierter wird er sich fühlen. Weise ihm in den ersten Wochen kleine, überschaubare Aufgaben zu, damit er Erfolgserlebnisse hat.

• Stelle eine Checkliste mit Zielen für die erste Woche bereit und verfolge die Fortschritte über das LMS.
• Feiert schnelle Erfolge, indem ihr neue Mitarbeiter in Teambesprechungen oder auf unternehmensweiten Kommunikationskanälen anerkennt.
• Weise ihnen im ersten Monat ein kleines, praxisnahes Projekt zu, damit sie das Gelernte anwenden können.

Wie ein LMS dies unterstützt: Mit einem modernen LMS können Manager die Erledigung von Aufgaben verfolgen und sofortiges Feedback geben. So wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter auf dem richtigen Weg sind und sich für ihre Bemühungen anerkannt fühlen.

Die Verwendung eines Punkte- und Belohnungssystems kann auch eine effektive Möglichkeit sein, Menschen zum Lernen zu motivieren und ihre Ergebnisse zu präsentieren. Dies führt oft zu einer Steigerung der Aktivität und kann sogar die Lernkultur in Ihrer Organisation erheblich verbessern. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die Lernenden mit Abzeichen von Credly zu belohnen. Erfahre hier, wie unser Kunde Lambda Chi Alpha dies erfolgreich in der Praxis umsetzt!

Ständige Rückmeldung

Rückmeldungen sind während des Onboardings besonders wichtig, da sie neuen Mitarbeitern helfen, Kurskorrekturen vorzunehmen und sich unterstützt zu fühlen. Plane regelmäßige Check-ins ein, um ihre Fortschritte zu besprechen und ihre Fragen zu beantworten.

• Verwende LMS-gesteuerte Pulsbefragungen, um Feedback zur Onboarding-Erfahrung zu sammeln.
• Richte automatische Fortschrittsberichte ein, die Manager über Meilensteine bei Neueinstellungen informieren.
• Ermögliche es Mitarbeitern, ihre Schulungsmodule zu bewerten, damit die Personalabteilung die Inhalte kontinuierlich verbessern kann.

Tipp: Verwende ein LMS, um wechselseitiges Feedback zu ermöglichen. Neue Mitarbeiter können ihren Lernfortschritt selbst bewerten, während Manager Kommentare oder Tipps auf der Plattform hinterlassen können. Dies schafft eine transparente und kollaborative Umgebung.

Schaffe eine Blended-Learning-Erfahrung

Angestellte profitieren oft von einer Blended-Learning-Umgebung, die selbstgesteuertes E-Learning mit interaktiven Live-Sitzungen kombiniert. Dieser Ansatz ermöglicht Flexibilität und bietet gleichzeitig Möglichkeiten für Echtzeit-Engagement.

• Kombiniere in deinem LMS Live-Workshops mit selbstgesteuerten Video-Tutorials.
• Biete optionale Vertiefungskurse für Mitarbeiter an, die ihr Fachwissen erweitern möchten.
• Verwende KI-gestützte Empfehlungen in deinem LMS, um relevante Lernpfade vorzuschlagen.

Feedback einholen, überprüfen und verfeinern

Das Onboarding sollte sich auf der Grundlage der Erfahrungen deiner neuen Mitarbeiter weiterentwickeln. Sammelt Feedback durch Umfragen, Einzelgespräche oder LMS-Analysen, um herauszufinden, was funktioniert hat und was nicht.

• Verfolge die Abschlussquoten und die Lernleistung in deinem LMS, um zu sehen, welche Inhalte am effektivsten sind.
• Implementiere ein anonymes Feedback-Formular, um ehrliche Antworten von neuen Mitarbeitern zu fördern.
• Aktualisiere die Onboarding-Inhalte kontinuierlich auf der Grundlage von Engagement-Trends und Umfrageergebnissen.

Fazit

Das Onboarding von Mitarbeitern in der Verwaltung kann viel mehr bewirken als nur die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Wenn es richtig durchgeführt wird, kann es dazu beitragen, dass sich deine wertvollen neuen Mitarbeiter langfristig erfolgreich einbringen können. Ein modernes LMS kann in diesem Prozess dein größter Verbündeter sein, indem es Schulungen optimiert, das Engagement fördert und dafür sorgt, dass sich neue Mitarbeiter vom ersten Tag an unterstützt fühlen.

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