LMS-Migration: 7 Anzeichen, dass es Zeit ist, Ihr altes LMS zu migrieren

Im Laufe der Zeit ändern sich die Bedürfnisse von Lernenden, Lehrkräften und Administratoren, und die Technologie selbst entwickelt sich weiter, so dass viele die Effizienz ihrer aktuellen Plattformen in Frage stellen. Zu erkennen, wann es an der Zeit ist, von Ihrem alten LMS auf ein neues zu migrieren, kann jedoch eine Herausforderung sein.

Dieser Blog soll Licht in diese entscheidenden Momente bringen, indem er 7 eindeutige Anzeichen präsentiert, die auf einen dringenden Bedarf für eine LMS-Migration hinweisen.

• Was ist eine LMS-Migration?
• Wann sollten Sie Ihr LMS wechseln: 7 Anzeichen für eine Migration
• Wie lange dauert die Migration auf ein neues LMS?
• LMS Plan und Checkliste vor der Migration
• Wie Valamis LMS-Migrationen handhabt
• Fragen, die Sie vor der Migration stellen sollten (für L&D-Experten und CEOs)
• FAQs zur LMS-Migration

Was ist eine LMS-Migration?

Im Kern stellt die LMS-Migration sicher, dass die E-Learning-Inhalte einer Organisation zusammen mit den zugehörigen Benutzerdaten und der Compliance-Historie ohne Verlust oder Unterbrechung auf eine neue Plattform übertragen werden.

Wann sollten Sie Ihr LMS wechseln: 7 Anzeichen für eine Migration

Angesichts des technologischen Fortschritts stellen viele Organisationen fest, dass ihre älteren LMS-Plattformen nicht mehr für ihre aktuellen Bedürfnisse und zukünftigen strategischen Ziele geeignet sind. So, wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine Migration in Betracht zu ziehen?

Sehen wir uns die sieben verräterischen Anzeichen an, die darauf hindeuten, dass es an der Zeit ist, Ihr altes LMS zu migrieren.

1. Veraltete Benutzeroberfläche (UI)

Das erste, was Benutzer wahrnehmen, ist das Aussehen und die Bedienung einer Anwendung.

Wenn Ihr LMS an die frühen 2000er Jahre erinnert, ist das nicht nur ein ästhetisches Problem. Eine veraltete Benutzeroberfläche kann die Plattform weniger intuitiv machen, was zu einer steileren Lernkurve und einem geringeren Engagement der Benutzer führt. Moderne LMS konzentrieren sich auf ein sauberes, reaktionsschnelles und intuitives Design, das die Benutzererfahrung verbessert.

2. Fehlende mobile Kompatibilität

Mit dem Aufkommen der mobilen Technologie ist das Lernen von unterwegs eher die Norm als die Ausnahme geworden.

Wenn Ihr LMS nicht für mobile Geräte optimiert ist, entgeht Ihnen ein erheblicher Teil der Benutzeraktivität. Moderne Lernende verlangen Flexibilität. Ein LMS, das nicht mobilfreundlich ist, ist einfach nicht zukunftssicher.

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3. Unflexible Reporting-Tools

Daten sind die Grundlage für Entscheidungen. Wenn Ihr LMS keine umfassenden, anpassbaren und leicht verständlichen Berichte bereitstellt, tappen Sie im Dunkeln, was die Kursleistung und die Fortschritte der Lernenden angeht.

Ein modernes LMS bietet robuste Analyse- und Berichtstools, die es Unternehmen ermöglichen, umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen.

4. Begrenzte Integrationsfähigkeiten

Integration ist kein Luxus, sie ist eine Notwendigkeit.

Ein veraltetes LMS, das sich nicht problemlos mit anderen wichtigen Tools wie CRM-Systemen, Webinar-Plattformen oder Content Repositories integrieren lässt, kann zu Engpässen in Ihrem Betrieb führen und die Skalierbarkeit einschränken.

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5. Reduzierte Unterstützung durch den Anbieter

Zieht sich Ihr LMS-Anbieter langsam aus dem Support zurück oder stellt Updates ein? Das ist ein klares Zeichen dafür, dass auch sie sich weiterentwickeln.

Wenn Sie bei einer solchen Plattform bleiben, wird nicht nur die Innovation gebremst, sondern Sie könnten auch anfällig für Sicherheitsbedrohungen werden. Suchen Sie nach einem Anbieter mit einer klaren Entwicklungs-Roadmap und Plänen für das Produkt, die sich an Ihren zukünftigen Bedürfnissen orientieren.

6. Schwierigkeiten bei der Skalierung

Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollte Ihr LMS in der Lage sein, die steigende Anzahl von Kursen, Benutzern und Daten zu bewältigen.

Wenn Sie mit häufigen Ausfällen, langsamer Leistung oder anderen Skalierungsproblemen zu kämpfen haben, ist dies ein Warnzeichen dafür, dass Ihr aktuelles System möglicherweise nicht mehr ausreicht.

7. Hohe Betriebskosten

Geben Sie mehr Geld für Umgehungslösungen, Tools von Drittanbietern oder individuelle Lösungen aus, damit Ihr LMS Ihren Anforderungen entspricht? Mit der Zeit summieren sich diese Kosten.

Die Umstellung auf ein modernes LMS mag wie eine Anfangsinvestition erscheinen, aber auf lange Sicht erweist sie sich oft als kostengünstiger.

Weiter lesen: Complete Learning Solution: 8 Vorteile einer kompletten Lernlösung

Wie lange dauert die Migration auf ein neues LMS?

Die Dauer einer LMS-Migration kann sehr unterschiedlich sein und hängt von zahlreichen Faktoren ab.

Hier sind einige der wichtigsten Faktoren, die den Zeitplan beeinflussen können:

• Umfang der Inhalte: Die Anzahl der Kurse, Quizze, Module und anderen Arten von Inhalten, die Sie migrieren müssen, wirkt sich erheblich auf die Migrationszeit aus. Eine größere Bibliothek von Inhalten bedeutet in der Regel einen längeren Migrationszeitraum.
• Benutzerdaten: Wenn Sie Benutzerprofile, Fortschritte, Erfolge und Zertifizierungen migrieren, kann dies den Migrationsprozess ebenfalls verlängern. Je größer die Benutzerbasis und je umfangreicher die Benutzerdaten sind, desto länger kann es dauern.
• Anpassungen & Integrationen: Das Übertragen oder Replizieren von benutzerdefinierten Funktionen, Plugins oder Integrationen mit Tools von Drittanbietern kann den Zeitplan für die Migration verkomplizieren und verlängern.
• Systemkompatibilität: Wenn das alte und das neue LMS unterschiedliche Datenstrukturen oder Standards haben, müssen Sie möglicherweise Daten konvertieren oder neu formatieren, was zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen kann.
• Testphase: Bevor Sie das neue LMS in Betrieb nehmen, müssen Sie es gründlich testen. Gute Anbieter bieten ein Pilotprogramm an, mit dem Sie die Funktionalität mit einer kleineren internen Gruppe testen können, bevor Sie in Betrieb gehen. Die Tiefe und Breite Ihrer Testphase kann den Zeitplan beeinflussen.
• Schulung: Je nach den Unterschieden zwischen dem alten und dem neuen LMS müssen Sie möglicherweise Zeit für die Schulung von Administratoren, Lehrkräften und Lernenden auf dem neuen System einplanen.
• Anbieterunterstützung: Wenn der LMS-Anbieter Migrationsunterstützung anbietet, kann dies den Prozess rationalisieren und beschleunigen. Wenn Sie hingegen weitgehend auf sich allein gestellt sind oder mit einem begrenzten Anbieter-Support arbeiten, kann es länger dauern.
• Unvorhergesehene Herausforderungen: Wie bei jeder Technologiemigration können unerwartete Probleme auftreten, die den Prozess verzögern können.

Angesichts dieser Faktoren kann die LMS-Migration zwischen einigen Wochen und mehreren Monaten dauern. Hier ein allgemeiner Leitfaden:

• Kleine Organisationen mit begrenzten Inhalten: Ein paar Wochen bis zu einem Monat.
• Mittelgroße Organisationen: 1-3 Monate.
• Große Organisationen oder Institutionen mit umfangreichen Inhalten und Anpassungen: 3-6 Monate, in komplexen Fällen, die die Integration von Drittanbietern erfordern, auch länger.

Es ist jedoch immer ratsam, einen Puffer zu den Schätzungen hinzuzufügen. Auch wenn es verlockend ist, Migrationen zu überstürzen, ist es für den langfristigen Erfolg entscheidend, sich die Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass alles im neuen LMS korrekt funktioniert.

LMS Plan und Checkliste vor der Migration

Eine Checkliste vor der Migration kann helfen, den Prozess zu straffen und mögliche Fallstricke zu vermeiden.

Hier ist eine umfassende LMS-Checkliste vor der Migration:

1. Strategische Planung:

• Bestimmen Sie klar die Gründe für die Migration.
• Setzen Sie messbare Ziele für den Migrationsprozess.
• Erstellen Sie einen klaren Zeitplan für den Migrationsprozess.

2. Die Kommunikation mit den Interessengruppen:

• Identifizieren Sie alle wichtigen Interessengruppen und beziehen Sie sie ein.
• Planen Sie regelmäßige Update-Meetings, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
• Bereitstellen Sie Schulungspläne für die Benutzer des neuen LMS.

3. Die Bewertung der Daten:

• Inventarisierung aller aktuellen Kurse und Inhalte.
• Überprüfen und kategorisieren Sie die Benutzerdaten.
• Identifizieren Sie selten zugängliche oder veraltete Inhalte für eine mögliche Archivierung oder Entfernung.
• Bestätigen Sie die Kompatibilität der Datenformate zwischen dem alten und dem neuen LMS.

4. Technische Bereitschaft:

• Stellen Sie sicher, dass die IT-Infrastruktur die Anforderungen des neuen LMS unterstützt.
• Bestimmen Sie die Bandbreite und Serverkapazität für die Migration.
• Einrichten von Benutzerzugriffsprotokollen und Berechtigungen.
• Prüfen und erstellen Sie Sicherheitsprotokolle.

5. Datensicherung:

• Erstellen Sie ein umfassendes Backup aller Daten, Kurse und Benutzerinformationen.
• Testen Sie die Sicherungsdaten, um sicherzustellen, dass sie vollständig und brauchbar sind.
• Speichern Sie die Backups sicher an mehreren Orten.

6. Koordination mit dem Anbieter:

• Besprechen Sie die Migrationsunterstützung mit dem neuen LMS-Anbieter.
• Informieren Sie sich über alle Kosten, die mit der Migrationsunterstützung verbunden sind.
• Bereiten Sie gegebenenfalls Schulungssitzungen mit dem Anbieter vor.

7. Plan für die Migration von Inhalten:

• Priorisieren Sie, welche Kurse/Inhalte zuerst migriert werden sollen.
• Testen Sie die Migration von Inhalten in kleinem Maßstab, bevor Sie sie vollständig übertragen.
• Stellen Sie sicher, dass Kursstatus, Benutzerfortschritt und Zertifizierungen während der Migration beibehalten werden.

8. Anpassungen und Integrationen:

• Listen Sie alle benutzerdefinierten Funktionen im aktuellen LMS auf.
• Bestimmen Sie, welche Anpassungen im neuen LMS repliziert werden müssen.
• Identifizieren Sie Tools von Drittanbietern, mit denen das aktuelle LMS integriert ist, und stellen Sie sicher, dass das neue LMS diese unterstützt.

9. Testumgebung:

• Richten Sie eine Sandbox-Umgebung für das neue LMS ein.
• Erlauben Sie ausgewählten Benutzern den Zugriff und geben Sie Feedback.
• Beseitigen Sie alle Störungen oder Probleme, die während dieser Testphase auftreten.

10. Schulung und Dokumentation:

• Entwickeln Sie Schulungsmaterialien für die Benutzer auf der Grundlage der neuen LMS-Funktionen.
• Planen Sie Schulungssitzungen und führen Sie sie durch.
• Dokumentieren Sie allgemeine Schritte zur Fehlerbehebung und FAQs für das neue LMS.

11. Notfallplanung:

• Erstellen Sie einen Rollback-Plan für den Fall, dass die Migration fehlschlägt.
• Identifizieren Sie potenzielle Risiken und Strategien zu deren Eindämmung.
• Richten Sie eine Helpline oder ein spezielles Team ein, um Probleme während und nach der Migration zu lösen.

Denken Sie daran, dass die Bedürfnisse jedes Unternehmens unterschiedlich sind, so dass diese Checkliste an die spezifischen Anforderungen angepasst werden sollte. Der Schlüssel ist Gründlichkeit und klare Kommunikation während des gesamten Migrationsprozesses.

Wenn Sie die obige Planungsliste befolgen, schaffen Sie eine solide Ausgangsbasis für Ihre Migration. Der Schlüssel zum Erfolg ist jedoch die Unterstützung durch Ihren neuen Anbieter. So verfügt beispielsweise Valamis sowohl über ein Liefer- als auch über ein Kundenerfolgsteam, das Kunden bei der Migration sowohl in Bezug auf das technische Projektmanagement als auch auf strategische L&D-Ziele unterstützt. Lesen Sie mehr über unsere Methode.

Wie Valamis LMS-Migrationen handhabt

Valamis führt die Migration in vier klaren Schritten durch: Lösungskonzeption, Entwicklung und Launch, gefolgt von kontinuierlichem Support und Wartung.

Der geschätzte Zeitplan für die Implementierung beträgt im Durchschnitt 2 Monate, je nach den Zielen des Kunden. Die Kunden von Valamis erhalten schon lange vor Abschluss der Implementierung Zugang zu ihrer neuen Plattform, so dass sie den Vorteil haben, dass sie schon früh ein praktisches Training erhalten.

Dann gibt es eine Piloteinführungsphase, in der die neue Plattform einer kleineren Gruppe von Lernenden und internen Stakeholdern zur Verfügung gestellt wird, um weitere Tests durchzuführen und Feedback zur Benutzerfreundlichkeit zu erhalten.

Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Einführung eines neuen LMS nur der Anfang der Reise ist. Nach einer erfolgreichen Einführung steht ein engagierter Valamis Learning Solution Partner bereit, um Ihr Team bei der Erweiterung und Skalierung der Plattform zu unterstützen.

Sprechen Sie mit unseren Experten, um mehr persönliche Informationen über den Migrationsplan und die Valamis-Lösung im Allgemeinen zu erhalten.

Fragen, die Sie vor der Migration stellen sollten

Die Antworten auf diese Fragen können wertvolle Erkenntnisse liefern und sowohl L&D-Fachleuten als auch Geschäftsführern bei der Entscheidungsfindung bezüglich der LMS-Migration helfen.

Wenn das derzeitige System in mehreren Bereichen unzureichend ist, ist dies ein deutlicher Hinweis darauf, dass es an der Zeit sein könnte, neue Optionen zu prüfen.

Für L&D-Fachleute:

• Benutzerengagement: Beschäftigen sich unsere Benutzer durchgehend mit den Inhalten oder gibt es einen spürbaren Rückgang der Aktivität?
• Inhaltsbereitstellung: Haben wir häufig Probleme mit der Aktualisierung, Änderung oder Bereitstellung neuer Inhalte?
• Rückmeldungen: Was sind die häufigsten Beschwerden oder Rückmeldungen von Lernenden über die Plattform?
• Integration: Wie reibungslos lässt sich unser LMS mit unseren anderen wichtigen Geschäftswerkzeugen und Systemen integrieren?
• Leistungsanalyse: Bieten die Analyse- und Berichtsfunktionen die Tiefe an Einblicken, die wir benötigen, um die Leistung der Lernenden zu bewerten?
• Flexibilität: Wie gut passt sich unser LMS an Änderungen der Schulungsmethodik, der Art der Inhalte oder der Größe der Benutzerbasis an?

Für CEOs:

• ROI: Erzielen wir mit unserem derzeitigen LMS eine zufriedenstellende Kapitalrendite, wenn wir sowohl die direkten Kosten als auch die indirekten Kosten (wie die Zeit der Mitarbeiter) berücksichtigen?
• Zukünftiges Wachstum: Kann unser derzeitiges LMS das prognostizierte Wachstum in den nächsten 3-5 Jahren bewältigen?
• Sicherheit: Wie sicher sind unsere Daten und gibt es irgendwelche Schwachstellen oder Verstöße, die bei unserem derzeitigen System gemeldet wurden?
• Anbieterbeziehung: Ist unser LMS-Anbieter proaktiv, was Updates, Korrekturen und Support angeht? Hält er mit den Fortschritten der Branche Schritt?
• Betriebliche Effizienz: Wie viel Zeit verbringt unser Team mit der Wartung des LMS, der Fehlersuche oder mit Umgehungslösungen? Ist das nachhaltig?
• Wettbewerbsvorteil: Verschafft uns unser LMS einen Wettbewerbsvorteil in Bezug auf die Qualität der Schulungen, die Leistung der Mitarbeiter und die Gewinnung und Bindung von Talenten?

FAQs zur LMS-Migration

Fazit

Die Welt des Online-Lernens verändert sich rasant, und Ihr LMS sollte nicht nur Schritt halten, sondern Sie auch vorantreiben. Wenn Sie diese Anzeichen frühzeitig erkennen, können Sie rechtzeitig eine Entscheidung treffen und sicherstellen, dass Ihre Lernenden die beste Erfahrung machen und Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt.

Wenn Sie eines oder mehrere dieser Anzeichen in Ihrem aktuellen System erkennen, ist es höchste Zeit, eine Migration in Betracht zu ziehen. Denken Sie daran, dass es in der Welt des digitalen Lernens nicht nur darum geht, die neuesten Funktionen zu nutzen, sondern auch darum, kontinuierliches Wachstum und Erfolg zu gewährleisten.