Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die erfolgreiche Implementierung eines LMS

Bei Valamis arbeiten wir mit einer Vielzahl von Organisationen zusammen, um maßgeschneiderte LMS (Learning Management Systems) zu implementieren, die den individuellen Bedürfnissen von Unternehmen jeder Größe, von 500 bis über 100.000 Mitarbeitern, gerecht werden. Da wir in verschiedenen Branchen, Sprachen und Kulturen tätig sind, wissen wir aus erster Hand, wie man eine neue LMS-Implementierung sowohl schnell als auch effizient gestaltet.

In diesem Leitfaden stellen wir einen detaillierten 9-stufigen LMS-Implementierungsplan vor und zeigen häufige Fallstricke auf, die es zu vermeiden gilt. Du erhältst Einblicke in Zeitpläne, Kosten und Best Practices, um einen reibungslosen Übergang für deine Organisation zu gewährleisten.

Warum ein LMS implementieren?

Angesichts der endlosen neuen Technologien und einer zunehmend mobilen Belegschaft ist kontinuierliches Lernen heute unerlässlich. Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeiter einmal geschult wurden und dann ihr ganzes Berufsleben lang nur eine einzige Aufgabe zu bewältigen hatten. Unternehmen benötigen heute anpassungsfähige Lernplattformen, um Fähigkeiten und Zusammenarbeit zu verbessern. Ein gut implementiertes LMS ist der einfachste Weg, kontinuierliches Lernen in den täglichen Betrieb zu integrieren, und wir sind hier, um euch durch die einzelnen Schritte zu führen.

Dieser Blog behandelt folgende Themen:

• Warum ein LMS implementieren?
• LMS-Implementierungsprozess in 9 Schritten
• Zeitpläne und potenzielle Kosten für LMS-Projekte
• Wie hoch sind die Kosten für die LMS-Implementierung?
• Häufige Herausforderungen und wie man sie vermeidet

Was ist eine LMS-Implementierung?

Das Ziel eines erfolgreichen LMS ist es, alle L&D-Bemühungen auf einer einzigen Plattform zusammenzuführen, sodass du:

• die Bereitstellung von Schulungen optimieren
• den Fortschritt und das Engagement der Lernenden zu verfolgen
• vielfältige Inhalte anzubieten, die unterschiedlichen Lernstilen entsprechen
• Daten zu analysieren, um den Erfolg zu messen und Strategien zu verbessern

Die Realisierung dieser Vorteile erfordert jedoch einen durchdachten, gut strukturierten Ansatz. Die einfache Einrichtung eines LMS garantiert noch keine Ergebnisse – du benötigst einen Plan, der das LMS auf die Ziele deines Unternehmens abstimmt und gleichzeitig Störungen minimiert.

Eine erfolgreiche LMS-Implementierung in 9 Schritten

Nachfolgend findest du eine 9-teilige LMS-Implementierungs-Checkliste, die eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die effektive Einführung eines neuen LMS bietet. Von der Definition deiner Ziele bis hin zur Analyse und Optimierung nach der Einführung kannst du mithilfe einer klaren LMS-Implementierungsstrategie Schulungsinhalte so bereitstellen, wie es am besten zu deiner Organisation passt.

Schritt 1: Ziele definieren

Der erste Schritt eines jeden LMS-Implementierungsplans besteht darin, klare Ziele für das Projekt zu definieren und die für die nächsten Schritte erforderlichen Informationen zu sammeln.

• Was möchtest du mit deiner LMS-Implementierungsstrategie erreichen?
• Wer wird mit dem LMS interagieren?
• Wie werden sie mit dem LMS interagieren (Portale, Community-Funktionen, Streams usw.)?
• Welche Lernergebnisse werden benötigt?
• Wie wirst du die Auswirkungen deines LMS-Implementierungsplans messen?

Um diese Fragen zu beantworten, benötigst du eine umfassende Bewertung deiner bestehenden Abläufe und den Input einer Reihe von Interessengruppen. Letztendlich möchtest du verstehen, wo die derzeitigen Schulungsmethoden versagen und was du von einem neuen System erwarten möchtest, um mit der Entwicklung eines Plans zu beginnen, der diese Lücke schließt.

Schritt 2: Auswahl eines LMS

Als Nächstes musst du die beste Plattform basierend auf den Anforderungen deiner Organisation und den Zielen deines LMS-Implementierungsplans ermitteln.

• Welche Schlüsselfunktionen benötigst du, um deine Ziele zu erreichen?
• Bieten potenzielle Lösungen eine Integration in deine bestehende IT-Infrastruktur?
• Wie hoch ist das Budget für das Projekt?
• Welche Anpassungsfunktionen sind verfügbar?

Erkundige dich über deine Optionen und vergleiche die wichtigsten Funktionen, einschließlich Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten, Kosten, Anbieter-Support und mögliche Demos oder Testversionen. Durch die Nutzung von Demos und kostenlosen Testversionen kannst du Lösungen testen und besser verstehen, wie zukünftige LMS-Implementierungsschritte aussehen werden. Unser Blog „LMS-Migration: 7 Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, von deinem alten LMS zu migrieren“ enthält Tipps und eine nützliche Checkliste, die dir bei der Vorbereitung auf die Migration helfen.

Schritt 3: Implementierungsstrategie

Die Implementierung eines LMS erfordert viel Logistik und Planung. Zu den wesentlichen Aufgaben, die deine Strategie definieren, gehören:

1. Zusammenstellung des Implementierungsteams: Stellen Sie ein Team zusammen, dem IT-Spezialisten, Instruktionsdesigner, Projektmanager und andere Interessengruppen angehören, die die Implementierung überwachen.
2. Festlegung eines Zeitplans: Erstellen Sie einen detaillierten und realistischen Zeitplan, der jede Phase des Implementierungsprozesses beschreibt. Die folgenden Schritte zur LMS-Implementierung zeigen, was alles dazugehört.
3. Erfolgskennzahlen ermitteln: Lege Leistungskennzahlen (KPIs) fest, um den Erfolg der LMS-Implementierungsstrategie zu messen. Dies können Kennzahlen sein, die in direktem Zusammenhang mit L&D stehen (Kursabschlussquoten, Bewertungsergebnisse usw.), oder allgemeinere Kennzahlen, um festzustellen, wie sich Lernergebnisse auf den Gesamtbetrieb auswirken (Leistung der Mitarbeiter, Bindungsquoten usw.).

Schritt 4: Inhaltsstrategie

Du kannst jeden Aspekt deiner LMS-Implementierungsstrategie doppelt und dreifach überprüfen und einen nahtlosen Übergang zum neuen System schaffen. Aber ohne effektive Schulungsinhalte wird es keine Wirkung zeigen.

Die Inhaltsstrategie hängt von der Art deines Unternehmens und davon ab, was du deinen Mitarbeitern beibringen möchtest. Es gibt die standardmäßigen Ziele für Onboarding, Compliance und rollenspezifische Schulungen.

Wie wir jedoch in der Einleitung erwähnt haben, streben viele Unternehmen heute nach kontinuierlichem Lernen und suchen nach Möglichkeiten, die Fähigkeiten ihrer Belegschaft ständig zu verbessern. Dies erfordert, dass man über Branchentrends auf dem Laufenden bleibt, Kandidaten für Umschulungen oder Führungskräftetrainings identifiziert und Inhalte entwickelt, die den neuen Anforderungen entsprechen.

Deine Content-Strategie wird wahrscheinlich eine Kombination aus der Migration von vorhandenem Material und der Erstellung neuer Ressourcen beinhalten, die auf die Schulungsziele abgestimmt sind. In diesem Schritt musst du mit L&D-Mitarbeitern und Instruktionsdesignern zusammenarbeiten, um den Bedarf an Inhalten zu ermitteln, Lücken zu identifizieren, Kursstrukturen zu definieren und ansprechendes und informatives Schulungsmaterial zu entwickeln, das Ergebnisse bringt.

Schritt 5: Engagement-Strategie

Während des LMS-Implementierungsprozesses benötigst du eine Strategie, um das Engagement der Benutzer zu fördern und hohe Akzeptanzraten sicherzustellen. Dazu gehört es, den Mehrwert des neuen LMS aufzuzeigen und zu erläutern, wie es an unterschiedliche Lernstile und -bedürfnisse angepasst werden kann. Dazu gehören auch Tipps und Tricks, wie die Gamifizierung des Schulungsprozesses oder die Einführung gemeinschaftlicher Lernerfahrungen.

Stelle deine Motivationsstrategien während des gesamten Implementierungsprozesses vor, um die Benutzer für den Übergang zu begeistern. Du möchtest in der gesamten Organisation Begeisterung für das Lernen wecken. Dies kann die Hervorhebung der Vorteile des proaktiven Lernens und des Potenzials für den Übergang zu neuen Rollen oder die Übernahme von mehr Verantwortung beinhalten.

Schritt 6: Schulung und Unterstützung

Eine Reihe von Beteiligten, darunter Ausbilder und Lernende, müssen im Umgang mit dem neuen LMS geschult werden. Du kannst spezielle Ressourcen (Leitfäden, Tutorials, FAQs usw.) entwickeln, um den Übergang des Personals zur neuen Plattform zu erleichtern, und Live-Schulungen veranstalten, damit sich alle mit dem LMS vertraut machen und verstehen, wie sie seine Funktionen optimal nutzen können.

Schließlich musst du fortlaufende Supportstrukturen einrichten, um Probleme zu lösen und Benutzer bei Fragen zu unterstützen.

Schritt 7: Testen

Bevor Benutzer mit dem neuen LMS interagieren, musst du sicherstellen, dass alles wie geplant funktioniert. Nimm dir Zeit für ausführliche Tests, um Probleme im System zu finden und zu beheben. Konzentriere dich auf Zugriffskontrollen, Datenschutz, Evaluierungsberichte, Analysen, Integrationen sowie die Verwaltungs- und Benutzererfahrung. Nichts kann eine Einführung so sehr beeinträchtigen wie fehlerhafte Systeme und frustrierende Interaktionen.

Schritt 8: Einführung

Je nach Umfang der Einführung kann es sinnvoll sein, zunächst einen Soft Launch mit einer kleineren Gruppe von Benutzern durchzuführen. In gewisser Weise handelt es sich hierbei um eine Verlängerung der Testphase, bei der die Funktionsweise der Plattform in der Praxis beobachtet wird und eine größere Gruppe von Personen die Funktionen einem Stresstest unterzieht.

Nach der vollständigen Einführung musst du sicherstellen, dass alle Benutzer Zugriff auf das LMS und das in Schritt 6 entwickelte relevante Schulungsmaterial haben. Denke daran, während der gesamten Einführung effektiv zu kommunizieren, damit die Benutzer wissen, was sie erwartet und wie sie mit ihren neuen L&D-Tools interagieren können.

Verfolge die Kennzahlen im Zusammenhang mit der Plattformnutzung sorgfältig, um zu verstehen, wie die Einführung verläuft, und integriere Feedback-Mechanismen, damit Benutzer Probleme schnell melden und ihre Meinung äußern können.

Schritt 9: Analyse und Optimierung nach dem Start

Selbst wenn alle diese Schritte zur LMS-Implementierung befolgt werden, ist es unwahrscheinlich, dass beim ersten Mal alles perfekt läuft. Es gibt immer Raum für Verbesserungen, und anhand der Nachverfolgung der Plattformnutzung und des Nutzerfeedbacks kannst du ermitteln, wo Verbesserungen möglich sind.

Mögliche Ergebnisse einer Analyse nach der Einführung sind die Anpassung deiner Implementierungs-, Inhalts- und Engagement-Strategien sowie die Bereitstellung verbesserter Schulungen und Unterstützung für Lernende und L&D-Mitarbeiter.

Zeitpläne und potenzielle Kosten für LMS-Projekte

Um die Zeit und den Zeitplan für die LMS-Implementierung abzuschätzen, musst du die Komplexität des gesamten Projekts und den Umfang deiner Abläufe berücksichtigen.

So kann beispielsweise eine kleinere Organisation mit einfacheren L&D-Prozessen die LMS-Implementierung in nur wenigen Wochen abschließen. Bei größeren Unternehmen mit umfangreichen Anpassungs- und Integrationsanforderungen kann dies hingegen mehrere Monate dauern.

Um die Zeitpläne für die LMS-Implementierung abzuschätzen, arbeite mit den Projektmanagern zusammen, um die oben genannten Schritte in einzelne Aufgaben zu unterteilen. Weise jeder Aufgabe das erforderliche Personal und die erforderlichen Ressourcen zu und schätze die benötigte Zeit ab. Berücksichtige externe Faktoren, die außerhalb deiner Kontrolle liegen, wie z. B. die Reaktionszeiten der Anbieter, und führe Risikobewertungen durch, um die Wahrscheinlichkeit der Einhaltung von Fristen zu bestimmen.

Wie hoch sind die Kosten für die LMS-Implementierung?

Wie bei den meisten geschäftlichen Angelegenheiten geht es immer ums Geld. Die Kosten für die Implementierung eines LMS können je nach Größe des Unternehmens, Komplexität der vorgeschlagenen LMS-Lösung und Grad der Anpassung zur Erreichung der Ziele, Umfang der zu erstellenden Schulungsinhalte und Schulungs- und Supportbedarf der Mitarbeiter erheblich variieren.

• Umfang und Komplexität: Die Kosten für kleinere LMS-Implementierungspläne beschränken sich möglicherweise auf Lizenzgebühren, die Grundeinrichtung und Personalkosten (d. h. Arbeitsstunden für das Projekt). Größere Unternehmen, die umfangreiche Anpassungen und Integrationen (HR-Software usw.) benötigen, werden wahrscheinlich deutlich höhere Kosten verursachen.
• Inhaltsentwicklung: Die Erstellung großer Mengen neuer Schulungsmaterialien kostet Zeit und Geld. Du musst mit Instruktionsdesignern zusammenarbeiten und überzeugende Inhalte erstellen, die die gewünschten Lernergebnisse liefern. Außerdem benötigst du möglicherweise Unterstützung für verschiedene Arten von Inhalten, von Videos, Präsenzveranstaltungen, Workshops und mehr bis hin zur Einbindung interaktiver Elemente und Community-Funktionen.
• Schulung und Support: Um Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen und sicherzustellen, dass Probleme schnell gelöst werden können, sind engagierte LMS-Implementierungsteams erforderlich, die viele Stunden investieren, um Experten für die Plattform zu werden.

Unabhängig von deinem spezifischen LMS-Implementierungsplan solltest du sicherstellen, dass die Anbieter, mit denen du zusammenarbeitest, eine vollständige Aufschlüsselung der anfallenden Kosten bereitstellen. Dazu gehört auch, ob der Preis für die LMS-Implementierung die Einrichtung, Anpassung und den Support beinhaltet oder zusätzliche Kosten erfordert.

Valamis LMS bietet beispielsweise eine umfassende Suite von Tools, darunter erweiterte Berichterstellung und Analysen, einen sicheren integrierten Learning Record Store (LRS) zur Datenspeicherung, eine mobile Lern-App und Funktionen zur Inhaltserstellung. Unsere Implementierungsgebühren, Integrationsanforderungen und Inhaltsanforderungen sind alle im anfänglichen Vertragspreis enthalten, sodass es während der Einrichtung keine Überraschungen oder Änderungswünsche gibt. Wir haben festgestellt, dass dieser vereinfachte Ansatz von Anfang an den Bereitstellungsprozess beschleunigt und dafür sorgt, dass dein LMS schneller einsatzbereit ist, ohne dass zusätzliche Vertragsverhandlungen erforderlich sind.

Häufige Herausforderungen und wie man sie vermeidet

Große organisatorische Veränderungen sind nie einfach, und es gibt viele potenzielle Fallstricke, die man kennen und vermeiden sollte, wenn man seine LMS-Implementierungsstrategie entwickelt. Diese lassen sich in Herausforderungen während der Implementierung und nach der Einführung unterteilen:

Herausforderungen während der LMS-Implementierung:

• Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter und Pädagogen sind oft in das, was sie kennen, eingebettet und werden misstrauisch und widerstrebend gegenüber Veränderungen. Ob es an Unkenntnis oder wahrgenommener Komplexität liegt, die Überwindung dieses Widerstands erfordert eine klare Kommunikation über die Vorteile des neuen Systems.
• Technische Probleme: Die Integration neuer Technologien in deine bestehende Technologie führt häufig zu unvorhergesehenen technischen Problemen und Komplikationen. Dies kann Datenmigration, Systemkompatibilität oder Fehler betreffen. Behebt technische Probleme während der Testphase und kontaktiert bei Bedarf Anbieter für zusätzliche Unterstützung.
• Anpassung und Konfiguration: Die Anpassung des LMS an die spezifischen Anforderungen einer Organisation kann zu Problemen führen. Eine mangelnde Abstimmung zwischen den Fähigkeiten des Systems und den organisatorischen Anforderungen kann auch zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen. Kommuniziert eure Ziele vor dem Kauf mit dem Softwareanbieter und stellt sicher, dass die Lösung so konfiguriert werden kann, dass sie euren Anforderungen entspricht.
• Schulung und Onboarding: Wenn die Schulung von Administratoren, Ausbildern und Lernenden vernachlässigt wird, kann dies zu einer schlechten Systemauslastung und niedrigeren Akzeptanzraten führen. Nehmt euch die Zeit, um sicherzustellen, dass umfassende Schulungen für einen reibungslosen Übergang vorhanden sind.

Herausforderungen nach der LMS-Implementierung:

• Benutzerakzeptanz und -bindung: Selbst nach der Implementierung kann es für Benutzer schwierig sein, das neue System vollständig zu übernehmen. Kontinuierliche Unterstützung, fortlaufende Schulungen und Bindungsstrategien sind für eine effektive Nutzung von entscheidender Bedeutung.
• Systemleistung: Leistungsprobleme wie lange Ladezeiten oder häufige Ausfallzeiten beeinträchtigen die Benutzererfahrung und behindern den Lernprozess. Regelmäßige Wartung und die umgehende Behebung technischer Probleme sind notwendig, um effektive Lernerfahrungen zu ermöglichen.
• Aktualisierungen: Wenn sich die Anforderungen einer Organisation ändern, muss das LMS aktualisiert und um zusätzliche Funktionen erweitert werden. Die Verwaltung dieser Aktualisierungen und die Gewährleistung einer reibungslosen Integration in bestehende Systeme kann eine Herausforderung darstellen.
• Messung der Effektivität: Um den Erfolg des LMS und seine Auswirkungen auf die Lernergebnisse zu bewerten, sind effektive Tracking- und Berichterstellungstools erforderlich. Organisationen müssen Nutzungsdaten analysieren, Feedback von Benutzern einholen und datengesteuerte Verbesserungen vornehmen, um sicherzustellen, dass sie ihre beabsichtigten Ziele bei der LMS-Implementierung erreichen.

Indem du die Herausforderungen der LMS-Implementierung vorhersiehst und proaktiv angehst, kannst du die Erfolgswahrscheinlichkeit erhöhen und einen langfristigen Mehrwert für die Organisation schaffen.

Fazit

Die Implementierung eines LMS ist ein transformativer Prozess, aber mit einer durchdachten Strategie kann er ein Katalysator für unternehmensweites Wachstum sein. Wenn du diese neun Schritte befolgst, kannst du häufige Fallstricke vermeiden und deine Organisation auf Lernerfolg ausrichten.