Stad Helsinki

De stad Helsinki is met 38.000 werknemers de grootste werkgever in Finland. Het leidende principe van de stadsstrategie is dat Helsinki een plaats van groei is. Daarom wil Helsinki een aantrekkelijke werkgever zijn die verschillende boeiende carrièremogelijkheden biedt, en de stad moedigt continu leren, werkrotatie en de ontwikkeling van verschillende carrièrepaden aan.

De stad Helsinki richt zich strategisch op de ontwikkeling van vaardigheden om te voldoen aan toekomstige behoeften op het gebied van dienstverlening. Bijgevolg is er een toenemende behoefte aan voortdurende ontwikkeling van vaardigheden op het werk. Tegelijkertijd zorgt de digitalisering van overheidsdiensten voor een constante druk om vaardigheden en competenties up-to-date te houden terwijl het werk tegelijkertijd wordt uitgevoerd. Daarom moet er voortdurend geïnvesteerd worden in vaardigheden, zodat het personeel optimaal gebruik kan maken van de digitale mogelijkheden die de stad biedt.

Uitdaging: Flexibele oplossing bieden voor verschillende leerbehoeften

De stad Helsinki had een flexibele oplossing nodig voor leren en ontwikkelen in de hele organisatie om groei te ondersteunen. De grootste divisies zijn Onderwijs, Sociale Diensten en Gezondheidszorg en Reddingsdiensten. “Wij geven trainingen aan veel cursisten met zeer uiteenlopende functies, verschillende trainingsbehoeften, verschillende achtergronden en leervoorkeuren. Daarom heeft elke afdeling haar eigen leerbehoeften,” legt Ilkka Eerola, Development Manager bij de stad Helsinki, uit.

Voorheen had elke afdeling haar eigen digitale leeroplossingen, wat tot inefficiëntie leidde omdat veel van deze oplossingen voor vergelijkbare behoeften en vereisten werden gebruikt. In 2020 besloot de stad Helsinki om een centraal beheerde leeroplossing te bouwen om aan alle eisen van de divisies en de centrale administratie te voldoen. Het doel was om van meerdere platforms over te stappen naar één gecentraliseerde oplossing om alle werknemers op de meest kostenefficiënte manier een optimaal leertraject te bieden.

Oplossing: Eén gecentraliseerde leeroplossing maken

De stad Helsinki concentreerde zich op de belangrijkste eisen en behoeften van alle afdelingen en de centrale administratie om de juiste leeroplossing te vinden. Het doel was om een SaaS-platformverkoper te vinden die een strategische partner voor de lange termijn zou worden om een succesvolle implementatie en het gebruik van het platform te ondersteunen met een bekwaam serviceteam. Daarnaast was een mobiele gebruikerservaring een belangrijke vereiste.

Ze evalueerden verschillende leerplatforms op basis van een openbare aanbesteding en een inkoopproces. De openbare aanbesteding omvatte systeemvereisten en enkele aanvullende vereisten. Het Valamis platform voldeed aan alle eisen. Valamis werd geselecteerd omdat het aan alle complexe eisen van de stad Helsinki voldeed.

“We creëerden een netwerk van hoofdgebruikers van het platform om de implementatie van het leerplatform in onze organisatie te leiden; elke divisie en organisatie-eenheid heeft zijn hoofdgebruiker die de geleidelijke uitrol leidt. Tegelijkertijd heeft de stad Helsinki de interne processen herzien en verbeterd om alle werknemers gemakkelijk toegang te geven tot training wanneer dat nodig is. Dit werk is nog steeds gaande.”

Ilkka Eerola, ontwikkelingsmanager bij de stad Helsinki

Een belangrijk voordeel van het gecentraliseerde leerplatform voor het team in Helsinki is de onboarding van werknemers. Ze verbeteren de onboardingprocessen en verplaatsen een groot deel van de onboardingtaken naar online in de hele organisatie. Naast het bieden van onboarding van hoge kwaliteit, zal dit na verloop van tijd efficiëntie en kostenbesparingen opleveren.

“Het Valamis-team heeft ons geweldig geholpen bij het definiëren van nieuwe processen. Daarnaast hebben we een toegewijde en zeer bekwame Solution Manager die ons helpt om het maximale uit het systeem te halen voor onze specifieke use cases. De Solution Manager heeft ons geholpen om verschillende technische uitdagingen op te lossen en de bruikbaarheid van het platform en de levering van leerinhoud te verbeteren. Ze reageren ook zeer snel en luisteren naar onze feedback. Ze hebben ook functies toegevoegd aan de product roadmap op basis van onze vereisten.”

Nina Suursalmi, projectmanager bij de stad Helsinki

Nu ligt de focus op het vergroten van het aantal gebruikers en het gebruik van het platform door een grote verscheidenheid aan boeiende leerinhoud over verschillende onderwerpen aan te bieden en de processen voor het creëren van leerinhoud te verbeteren.

“Bruikbaarheid is cruciaal en het Valamis-platform is relatief gebruiksvriendelijk en flexibel, zodat het kan worden aangepast om onze leerprocessen te ondersteunen. We implementeren een model voor gedistribueerde contentcreatie en stellen nu richtlijnen op voor de productie van content in de hele organisatie. Aangezien de stad Helsinki het welzijn en de werktevredenheid van haar werknemers wil verhogen, lanceren we een grote hoeveelheid nieuwe inhoud rond dat thema.

“Naast onze eigen content bieden we onze leerlingen ook content van andere leveranciers. Het was eenvoudig om inhoud van derden in het Valamis-platform te integreren. We kijken ernaar uit om de Valamis-integratie met Microsoft Teams te gebruiken om onze werknemers snel toegang te geven tot leerinhoud tijdens het werk,” vervolgt Suursalmi.

Resultaten: Aanzienlijke toename in betrokkenheid van leerlingen

Sinds de stad Helsinki Valamis heeft geïmplementeerd, is de betrokkenheid van de leerlingen aanzienlijk toegenomen. In de afgelopen maanden is het gebruik van het leerplatform meer dan verdubbeld en er wordt verwacht dat dit in de loop van de tijd gestaag zal toenemen wanneer nieuwe leerinhoud aan het platform wordt toegevoegd.

“Digitaal en gemengd leren zal de komende jaren een belangrijke focus zijn. Het hele leeraanbod zal worden geïntegreerd in één leeroplossing. Het Valamis-platform biedt efficiënte analysetools om de toename van de betrokkenheid van lerenden in onze verschillende divisies te monitoren. Op basis van de gegevens zullen we ook onze leerinhoud optimaliseren en aanpassen om ervoor te zorgen dat de inhoud altijd relevant is voor onze leerlingen.

“De gecentraliseerde levering van opleidingen levert kosten- en tijdbesparingen op. Het leerplatform stelt ons in staat om de kwaliteit van de training in de hele organisatie consistent te houden. Alle werknemers hebben op elk apparaat en op elk moment toegang tot de leerinhoud,” legt Eerola uit.

“Valamis heeft ons geholpen om de online leerprocessen, de levering van content en de rapportage te stroomlijnen. We kunnen altijd rekenen op het Valamis-team om samen te brainstormen en nieuwe manieren te verkennen om het systeem te gebruiken. Valamis heeft ook spannende plannen, en de product roadmap bevat veel interessante functies. We staan te popelen om nieuwe functies te testen zodra ze beschikbaar zijn.”

Ilkka Eerola, ontwikkelingsmanager bij de stad Helsinki