Helsingin kaupunki
Keskitetty oppimisratkaisu auttoi Helsingin kaupunkia lisäämään oppimiseen sitoutumista
Ongelma
- Kuinka tukea kasvua koko organisaatiossa joustavalla oppimis- ja kehittämisratkaisulla
- Yhden keskitetysti hallitun oppimisratkaisun rakentaminen, jotta useiden suurten osastojen työntekijöiden oppimismatka olisi optimaalinen
Ratkaisu
- Helsingin kaupunki valitsi Valamiksen ja sen ammattitaitoisen palvelutiimin pitkäaikaiseksi strategiseksi kumppanikseen tukemaan onnistunutta toteutusta ja alustan käyttöä
- Tiivis yhteistyö ammattitaitoisen Valamis Solution Managerin kanssa auttoi ratkaisemaan erilaisia teknisiä haasteita alustan käytettävyyden ja oppimissisällön toimituksen parantamiseksi
Tulokset
- Valamiksen käyttöönoton jälkeen Helsingin kaupungin oppijoiden sitoutuminen on lisääntynyt merkittävästi
- Oppimisalustan käyttö on yli kaksinkertaistunut ja sen odotetaan kasvavan tasaisesti uuden oppimissisällön myötä
Helsingin kaupunki on Suomen suurin työnantaja, työntekijöitä on 38 000. Kaupunkistrategian ohjaavana periaatteena on, että Helsinki mahdollistaa kasvun. Siksi tavoitteena onkin olla houkutteleva työnantaja, joka tarjoaa monipuolisia uramahdollisuuksia. Kaupunki kannustaa jatkuvaan oppimiseen, työkiertoon ja erilaisten urapolkujen kehittymiseen.
Helsingin kaupunki keskittyy osaamisen kehittämiseen vastatakseen tuleviin palvelutarpeisiin. Tämän takia työssä on kasvava tarve jatkuvalle taitojen kehittämiselle. Samalla julkisten palvelujen digitalisoituminen luo jatkuvaa painetta pitää taidot ja osaamisen ajan tasalla, samalla töitä tehden. Siksi jatkuva panostus osaamiseen on välttämätöntä, jotta henkilökunta voisi hyödyntää kaupungin tarjoamia digitaalisia mahdollisuuksia.
Valokuva: Jussi Hellsten / Helsinki Partners
Ongelma: kuinka tarjota joustava ratkaisu erilaisiin oppimistarpeisiin
Helsingin kaupunki tarvitsi joustavan ratkaisun kasvun tukemiseksi tarjotakseen oppimista ja kehitystä koko organisaatiossa. Kaupungin suurimmat toimialat ovat koulutus, sosiaalipalvelut sekä terveys- ja pelastuspalvelut. ”Tarjoamme koulutusta monille oppijoille, joilla on monenlaisia työtehtäviä, erilaisia koulutustarpeita, erilaisia taustoja ja oppimismieltymyksiä. Jokaisella toimialalla on siis omat oppimisvaatimuksensa”, Helsingin kaupungin kehityspäällikkö Ilkka Eerola kertoo.
Aiemmin jokaisella toimialalla oli omat digitaaliset oppimisratkaisunsa. Tämä aiheutti tehottomuutta, sillä monia näistä ratkaisuista käytettiin samanlaisiin tarpeisiin ja vaatimuksiin. Helsingin kaupunki päätti vuonna 2020 rakentaa keskitetysti johdetun oppimisratkaisun, joka täyttää kaikki toimialojen ja keskushallinnon vaatimukset. Tavoitteena oli siirtyä useista alustoista yhteen keskitettyyn ratkaisuun, joka tarjoaa kaikille työntekijöille optimaalisen oppimismatkan kustannustehokkaimmalla tavalla.
Valokuva: Jussi Hellsten / Helsinki Partners
Ratkaisu: Yhden keskitetyn oppimisratkaisun luominen
Helsingin kaupunki keskittyi keskeisiin vaatimuksiin ja tarpeisiin kaikissa toimialoissa ja keskushallinnossa oikean oppimisratkaisun löytämiseksi. Tavoitteena oli löytää SaaS-alustan toimittaja, josta tulisi pitkäaikainen strateginen kumppani ja joka tukisi käyttöönottoa ja alustan käyttöä ammattitaitoisen palvelutiimin kanssa. Lisäksi mobiiliperustainen käyttökokemus oli keskeinen vaatimus.
Tiimi arvioi useita oppimisalustoja julkisen tarjouskilpailun ja hankintaprosessin perusteella. Julkinen tarjouskilpailu sisälsi järjestelmävaatimuksia sekä joitain lisävaatimuksia. Valamiksen oppimisratkaisu täytti kaikki vaatimukset. Valamis valittiinkin siksi, että se täytti kaikki Helsingin kaupungin vaatimat, moniulotteiset vaatimukset.
“Loimme pääalustojen käyttäjien verkoston johtamaan oppimisalustojen käyttöönottoa organisaatiossamme; jokaisella divisioonalla ja organisaatioyksiköllä on pääkäyttäjänsä, joka johtaa asteittaista käyttöönottoa. Samaan aikaan Helsingin kaupunki on tarkistanut ja parantanut sisäisiä prosesseja, jotta kaikki työntekijät pääsevät helposti kouluttautumaan aina tarvittaessa. Tämä työ on edelleen kesken.”
Ilkka Eerola, Helsingin kaupungin kehityspäällikkö
Yksi Helsingin tiimin keskitetyn oppimisalustan olennainen etu on työntekijöiden perehtyminen. He kehittävät perehdytysprosesseja ja siirtävät suuren osan perehdyttämistehtävistä verkkoon kaikkialla organisaatiossa. Sen lisäksi, että alusta tarjoaa korkealaatuisen perehdyttämisen, se luo tehokkuutta ja kustannussäästöjä.
”Valamis-tiimi on auttanut meitä erinomaisesti uusien prosessien määrittelyssä. Lisäksi meillä on sitoutunut ja ammattitaitoinen ratkaisupäällikkö, joka auttaa meitä saamaan järjestelmästä kaiken irti erityisissä käyttötapauksissamme. Solution Manager on auttanut meitä ratkaisemaan erilaisia teknisiä haasteita ja parantamaan alustan käytettävyyttä ja oppimissisällön toimitusta. He reagoivat hyvin ja kuuntelevat palautettamme. He ovat myös lisänneet tuotekarttaan uusia ominaisuuksia tarpeidemme mukaisesti.”
Nina Suursalmi, Helsingin kaupungin projektipäällikkö
Nyt painopiste on käyttäjämäärien ja alustan käytön lisäämisessä. Tämä toteutetaan tarjoamalla laaja valikoima kiinnostavaa oppimisisältöä eri aiheista ja parantamalla oppimissisällön luomisprosesseja.
”Käytettävyys on kriittisin asia, ja Valamis-alusta on suhteellisen helppokäyttöinen ja joustava, joten sitä voidaan mukauttaa tukemaan oppimisprosessejamme. Otamme käyttöön hajautetun sisällöntuotantomallin ja luomme nyt koko organisaatiossa ohjeita sisällöntuotantoon. Helsingin kaupungin tavoitteena on lisätä henkilöstön hyvinvointia ja työtyytyväisyyttä, joten tuomme saataville suuren määrän uutta sisältöä aiheesta.
“Oman sisältömme lisäksi tarjoamme opiskelijoillemme sisältöä ulkoisilta palveluntarjoajilta. Ulkoisten palveluntarjoajin sisällön integroiminen Valamis-alustaan on ollut yksinkertaista. Odotamme innolla Valamis-integraatiota Microsoft Teamsin kanssa, jotta voimme mahdollistaa työntekijöillemme nopean pääsyn oppimissisältöön työnkulussa”, jatkoi Suursalmi.
Tulokset: Huomattava kasvu oppilaiden sitoutumisessa
Valokuva: Jussi Hellsten / Helsinki Partners
Valamiksen käyttöönoton jälkeen oppijoiden sitoutuminen on lisääntynyt merkittävästi. Muutaman kuukauden aikana oppimisalustan käyttö on yli kaksinkertaistunut ja sen odotetaan kasvavan tasaisesti ajan myötä, kun alustalle lisätään uutta oppimissisältöä.
“Digitaalinen ja sulautuva oppiminen ovat lähivuosina merkittävässä asemassa. Koko oppimistarjonta integroidaan yhdeksi oppimisratkaisuksi. Valamis-alusta tarjoaa tehokkaat analytiikkatyökalut, joilla voidaan seurata oppijoiden sitoutumisen lisääntymistä eri toimialoillamme. Datan perusteella optimoimme ja räätälöimme myös oppimissisältötarjontaamme varmistaaksemme, että sisältö on aina olennaista oppijoillemme.
Keskitetty oppimisratkaisu säästää kustannuksia ja aikaa. Oppimisalustan avulla voimme pitää koulutuksen laadun yhtenäisenä koko organisaatiossa. Kaikilla työntekijöillä on helppo pääsy oppimissisältöön millä tahansa laitteella milloin tahansa.
”Valamis on auttanut meitä virtaviivaistamaan verkko-oppimisprosesseja, sisällön toimitusta ja raportointia. Voimme aina luottaa Valamiksen tiimiin ideoimaan ja tutkimaan yhdessä uusia tapoja käyttää järjestelmää. Valamilla on myös mielenkiintoisia suunnitelmia, ja tuotekartassa on paljon mielenkiintoisia ominaisuuksia. Haluamme testata uusia ominaisuuksia heti, kun ne tulevat saataville.”
Ilkka Eerola, Helsingin kaupungin kehityspäällikkö