Stadt Helsinki

Die Stadt Helsinki ist mit 38.000 Beschäftigten der größte Arbeitgeber in Finnland. Das Leitprinzip der Stadtstrategie ist, dass Helsinki ein Ort des Wachstums ist. Daher möchte Helsinki ein attraktiver Arbeitgeber sein, der verschiedene spannende Karrieremöglichkeiten bietet. Die Stadt fördert kontinuierliches Lernen, Arbeitsrotation und die Entwicklung verschiedener Karrierewege.

Die Stadt Helsinki konzentriert sich strategisch auf die Entwicklung von Fähigkeiten, um den zukünftigen Bedarf an Dienstleistungen zu decken. Folglich besteht ein zunehmender Bedarf an ständiger beruflicher Weiterbildung. Gleichzeitig entsteht durch die Digitalisierung der öffentlichen Dienste ein ständiger Druck, Fähigkeiten und Kompetenzen auf dem neuesten Stand zu halten und gleichzeitig die Arbeit zu erledigen. Daher ist eine kontinuierliche Investition in Fähigkeiten notwendig, damit das Personal die digitalen Möglichkeiten, die die Stadt bietet, optimal nutzen kann.

Herausforderung: Eine flexible Lösung für verschiedene Lernbedürfnisse anbieten

Die Stadt Helsinki benötigte eine flexible Lösung für die Bereitstellung von Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten in der gesamten Organisation, um das Wachstum zu unterstützen. Die größten Abteilungen sind das Bildungswesen, die Sozialdienste und die Gesundheits- und Rettungsdienste. “Wir bieten Schulungen für viele Lernende mit einer Vielzahl von Aufgaben, unterschiedlichem Schulungsbedarf, verschiedenen Hintergründen und Lernpräferenzen. Daher hat jede Abteilung ihre eigenen Lernanforderungen”, erklärt Ilkka Eerola, Development Manager bei der Stadt Helsinki.

Früher hatte jede Abteilung ihre eigenen digitalen Lernlösungen, was zu Ineffizienzen führte, da viele dieser Lösungen für ähnliche Bedürfnisse und Anforderungen verwendet wurden. Im Jahr 2020 beschloss die Stadt Helsinki, eine zentral verwaltete Lernlösung zu entwickeln, die alle Anforderungen der einzelnen Abteilungen und der Zentralverwaltung erfüllt. Ziel war es, von mehreren Plattformen zu einer zentralen Lösung überzugehen, um allen Mitarbeitern eine optimale Lernreise auf die kosteneffizienteste Weise zu ermöglichen.

Lösung: Eine zentralisierte Lernlösung schaffen

Die Stadt Helsinki konzentrierte sich auf die wichtigsten Anforderungen und Bedürfnisse in allen Abteilungen und der Zentralverwaltung, um die richtige Lernlösung zu finden. Ziel war es, einen SaaS-Plattform-Anbieter zu finden, der ein langfristiger strategischer Partner sein würde, der die erfolgreiche Implementierung und Nutzung der Plattform mit einem qualifizierten Serviceteam unterstützt. Darüber hinaus war die Benutzerfreundlichkeit für mobile Endgeräte eine wichtige Anforderung.

Sie bewerteten mehrere Lernplattformen auf der Grundlage eines öffentlichen Ausschreibungs- und Beschaffungsprozesses. Die öffentliche Ausschreibung enthielt Systemanforderungen und einige zusätzliche Anforderungen. Die Valamis-Plattform erfüllte alle Anforderungen. Im Ergebnis wurde Valamis ausgewählt, da es alle komplexen Anforderungen der Stadt Helsinki erfüllte.

“Wir haben ein Netzwerk von Hauptnutzern der Plattform geschaffen, die die Implementierung der Lernplattform in unserer Organisation leiten; jede Abteilung und Organisationseinheit hat ihren Hauptnutzer, der die schrittweise Einführung leitet. Gleichzeitig hat die Stadt Helsinki die internen Prozesse überprüft und verbessert, um allen Mitarbeitern bei Bedarf einen einfachen Zugang zu Schulungen zu ermöglichen. Diese Arbeit ist noch nicht abgeschlossen.”

Ilkka Eerola, Entwicklungsmanager bei der Stadt Helsinki

Ein wichtiger Vorteil der zentralen Lernplattform für das Team in Helsinki ist das Onboarding der Mitarbeiter. Sie verbessern die Onboarding-Prozesse und verlagern einen großen Teil der Onboarding-Aufgaben in der gesamten Organisation ins Internet. Dadurch wird nicht nur ein qualitativ hochwertiges Onboarding geboten, sondern es werden im Laufe der Zeit auch Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen erzielt.

“Das Valamis-Team hat uns bei der Definition neuer Prozesse hervorragend unterstützt. Darüber hinaus haben wir einen engagierten und hoch qualifizierten Solution Manager, der uns hilft, das System für unsere spezifischen Anwendungsfälle optimal zu nutzen. Der Solution Manager hat uns geholfen, verschiedene technische Herausforderungen zu lösen und die Benutzerfreundlichkeit der Plattform und die Bereitstellung von Lerninhalten zu verbessern. Sie sind auch sehr entgegenkommend und haben ein offenes Ohr für unser Feedback. Außerdem haben sie die Produkt-Roadmap um neue Funktionen erweitert, die auf unseren Anforderungen basieren.”

Nina Suursalmi, Projektmanagerin bei der Stadt Helsinki

Jetzt liegt der Schwerpunkt darauf, die Nutzerzahlen und die Nutzung der Plattform zu erhöhen, indem eine große Auswahl an ansprechenden Lerninhalten zu verschiedenen Themen angeboten und die Prozesse zur Erstellung von Lerninhalten verbessert werden.

“Die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend, und die Valamis-Plattform ist relativ benutzerfreundlich und flexibel, so dass sie zur Unterstützung unserer Lernprozesse angepasst werden kann. Wir sind dabei, ein Modell zur verteilten Erstellung von Inhalten zu implementieren und erstellen jetzt Richtlinien für die Produktion von Inhalten in der gesamten Organisation. Da die Stadt Helsinki das Wohlbefinden und die Arbeitszufriedenheit ihrer Mitarbeiter steigern möchte, bringen wir eine große Anzahl neuer Inhalte zu diesem Thema heraus.

“Neben unseren eigenen Inhalten stellen wir unseren Lernenden auch Inhalte von Drittanbietern zur Verfügung. Es war einfach, die Inhalte von Drittanbietern in die Valamis-Plattform zu integrieren. Wir freuen uns darauf, die Valamis-Integration mit Microsoft Teams zu nutzen, um unseren Mitarbeitern einen schnellen Zugriff auf Lerninhalte während der Arbeit zu ermöglichen”, so Suursalmi weiter.

Ergebnisse: Signifikanter Anstieg des Engagements der Lernenden

Seit die Stadt Helsinki Valamis eingeführt hat, konnte sie einen deutlichen Anstieg des Engagements der Lernenden feststellen. In den letzten Monaten hat sich die Nutzung der Lernplattform mehr als verdoppelt und es wird erwartet, dass sie im Laufe der Zeit stetig wächst, wenn neue Lerninhalte auf der Plattform hinzugefügt werden.

“Digitales und gemischtes Lernen wird in den kommenden Jahren ein wichtiger Schwerpunkt sein. Das gesamte Lernangebot wird in eine einzige Lernlösung integriert werden. Die Valamis-Plattform bietet effiziente Analysetools, mit denen wir die Zunahme des Engagements der Lernenden in unseren verschiedenen Geschäftsbereichen überwachen können. Auf der Grundlage der Daten werden wir auch unser Angebot an Lerninhalten optimieren und anpassen, um sicherzustellen, dass die Inhalte für unsere Lernenden immer relevant sind.

“Die zentralisierte Bereitstellung von Lerninhalten führt zu Kosten- und Zeiteinsparungen. Die Lernplattform ermöglicht es uns, die Qualität der Schulungen im gesamten Unternehmen einheitlich zu halten. Alle Mitarbeiter haben auf jedem Gerät und zu jeder Zeit einfachen Zugang zu den Lerninhalten”, erklärt Eerola.

“Valamis hat uns dabei geholfen, die Online-Lernprozesse, die Bereitstellung von Inhalten und die Berichterstattung zu rationalisieren. Wir können uns immer auf das Valamis-Team verlassen, wenn es darum geht, gemeinsam neue Wege für die Nutzung des Systems zu erkunden. Valamis hat außerdem spannende Pläne, und die Produkt-Roadmap enthält viele interessante Funktionen. Wir sind sehr daran interessiert, neue Funktionen zu testen, sobald sie verfügbar sind.”

Ilkka Eerola, Entwicklungsleiter bei der Stadt Helsinki