Personenzentrierte Wissensbewahrung: Strategien für L&D-Fachleute

Wissenserhalt sollte ein menschlicher Prozess sein.

Was machst du, wenn Kollegen mit entscheidendem Wissen und Erfahrung dein Unternehmen verlassen? Dies ist eine dauerhafte Herausforderung in allen Organisationen. Da sich die Demografie verändert und die Belegschaften mobiler werden, verschärft sich das Problem. Aber wie kannst du als vielbeschäftigter L&D-Experte die dir zur Verfügung stehenden Tools nutzen, um wichtige Erfahrungen zu sammeln und sie deinen Kollegen zur Verfügung zu stellen? In diesem Blog wird unsere Arbeit mit unserem Unternehmensforschungsnetzwerk und die Tools und Techniken vorgestellt, die sich als am effektivsten erwiesen haben, um der Herausforderung der menschenzentrierten Wissensbewahrung zu begegnen.

Konzentriere dich auf die riskantesten Wissenslücken

Nicht alles Wissen ist gleich, und der Fokus ist der erste Schritt. Personal- und Talentkollegen können die am stärksten gefährdeten Teile der Organisation hervorheben. Personen mit älterer Demografie und näher am Ruhestand, Teams mit geringer oder bevorstehender Betriebszugehörigkeit sowie anstehende und kürzlich erfolgte Veränderungen und Umstrukturierungen sind oft wichtige Gruppen. Sie können dir auch dabei helfen, dich auf die Schlüsselkompetenzen zu konzentrieren, über die die Organisation verfügt und die sie behalten muss. Vorgesetzte (ein ständiger Verbündeter in diesem Unterfangen) können dabei helfen, diese Fähigkeiten den Teams und Mitarbeitern mit dem kritischsten Wissen und dem höchsten Risiko, das Unternehmen zu verlassen, zuzuordnen.

Arbeite so eng wie möglich mit diesen Vorgesetzten zusammen. Sie sind ein einflussreicher Weg zu deinem Publikum. Sie können bei der Kommunikation helfen, Kontakte herstellen und dich durch lokale Eigenheiten in Teams führen.

Der Umgang mit Wissensmanagement ist ein fortlaufender Prozess. Wenn du die besten Verbündeten und Ratgeber für deine Arbeit gefunden hast, beginne mit regelmäßigen Prozess-Check-ins und Überprüfungspunkten. Wenn du ihnen mitteilst, was du herausgefunden hast, und sie um Input bittest, ist das eine gute Möglichkeit, ihre Unterstützung und ihr Engagement aufrechtzuerhalten. Überprüfung und Analyse der gesammelten Informationen, der Funktionsweise des Prozesses (oder dessen, was noch nicht funktioniert) und der nützlichsten Ergebnisse sind von unschätzbarem Wert, wenn du deinen Ansatz weiterentwickelst.

Es geht nicht nur um das technische Know-how

Technische und operative Fähigkeiten und Kenntnisse sind ein natürlicher Ausgangspunkt, um Prioritäten für die Wissensbewahrung festzulegen. Daran denken die meisten Menschen, wenn sie gebeten werden, ihr Wissen über ihren Beruf zu teilen. Und das zu Recht. Für diejenigen, die neu in einer Position sind, ist es ebenso wichtig zu verstehen, “wie die Dinge hier funktionieren”. Informelle Prozesse, Richtlinien und lokale Präferenzen sind wichtige Elemente für eine gute Zusammenarbeit mit den erlernten Fähigkeiten und Kenntnissen. Diese weniger präzisen Perspektiven sollten nicht übersehen werden.

Die einfachsten Werkzeuge sind die besten

Es ist verlockend, die Werkzeuge zu verwenden, mit denen man am liebsten arbeitet, aber die Werkzeuge, mit denen die Kollegen am besten zurechtkommen, sind am besten geeignet, um ihr Wissen zu sammeln. Es ist besser, nach der Erfassung des Inhalts Zeit für die Organisation und Verfeinerung aufzuwenden, als den Wissensträgern unnötige technologische Hürden in den Weg zu stellen.

Unabhängig davon, welche Tools für deinen Kontext am besten geeignet sind – und es kann sich dabei um ein einfaches Webformular oder ein strukturiertes Word-Dokument handeln – stelle sicher, dass der von dir verfolgte Prozess klar und konsistent ist und die wichtigsten Fragen beantwortet. “Was wird getan?”, “Wie wird es getan?”, “Für wen ist es gedacht?” und “Wer arbeitet noch daran?” sind solide und einfache Grundlagen für einen guten Rahmen.

In vielen Fällen ist das Smartphone oft dein Freund, insbesondere für Schreibtischarbeiter und diejenigen, die sich mit Technologie nicht auskennen. Es ist ein vertrautes Werkzeug für sie, entweder als Benutzer selbst oder wie du es mit ihnen verwendest, um beispielsweise Interviews, Anrufe und Sprachnachrichten aufzuzeichnen.

Es ist ein nützliches Prinzip, den Menschen die Wahl zu lassen, wie sie ihr Wissen teilen möchten. Ein gutes LMS unterstützt Benutzer beim direkten Hochladen einer Vielzahl von Dateien und Dokumenttypen über einen PC und mobile Geräte. Sie ermöglichen es den Benutzern auch, Videos direkt im System aufzunehmen, wenn dies bevorzugt wird. Für Mitarbeiter im Homeoffice, wie z. B. Vertriebsmitarbeiter, ist dies oft eine bevorzugte Vorgehensweise.

Seit COVID-19 sind Videokonferenzen eine vertraute, wenn auch nicht immer beliebte Aktivität. Aufzeichnungen und Transkripte sind ein hilfreiches Ergebnis des Wissensmanagements. Für viele Menschen ist es einfacher, ihr Wissen und ihre Arbeit zu teilen, wenn sie sich zu einem festen Zeitpunkt mit einer klaren und strukturierten Agenda treffen – so kann der Vorbereitungsaufwand minimiert werden und die Kollegen können sich ungezwungen und weniger förmlich unterhalten. Das Transkript liefert auch wertvolle Metadaten, die du deinem LMS hinzufügen kannst.

“Show don’t tell” ist ein bewährtes Prinzip

Für Kollegen, die sich sicher und fließend mit Technologie auskennen, sind Bildschirmaufnahme-Tools wie Loom und Camtasia ideal, um technologisches Verständnis, Prozesswissen und viele digitale Fähigkeiten zu erfassen. “Zeigen statt erklären” ist ein bewährtes Prinzip für die Phase der Wissenserfassung im Prozess.

In den meisten Fällen erleichtert die Verwendung der Tools, die wir alle täglich verwenden, den Weg für alle Teilnehmer. Mach es so einfach wie möglich, indem du alltägliche Produkte wie Office, Google und Salesforce verwendest, anstatt deine Kollegen dazu zu überreden, sich mit unbekannten Schnittstellen und Prozessen vertraut zu machen.

Das Beste aus deinem Lernsystem herausholen

Ein gutes LMS unterstützt alle Inhaltsformate, die die meisten Menschen täglich bei der Arbeit verwenden. Es unterstützt auch die besten Methoden, um das, was du gesammelt hast, zu organisieren.

Für jedes Inhaltsformat ist es entscheidend, die entsprechenden Schlagwörter und Beschreibungen zu taggen, klare Beschreibungen zu erstellen und sicherzustellen, dass die Titel relevant sind, damit die Informationen über die Suche auffindbar sind. Kuratieren ist eine natürliche Organisationsmethode für das im gesamten Unternehmen gesammelte Wissen.

Wenn du das gesammelte Wissen in strukturierte Erfahrungen verpackst, holst du das Beste aus deinen Bemühungen heraus, insbesondere für diejenigen, die sich in eine neue Rolle oder ein neues Team einarbeiten und einem strukturierten Weg folgen. Es sollte in Betracht gezogen werden, Wissensressourcen in Kurse und Programme einzubinden (sofern sie eng mit den Zielen verknüpft sind), ebenso wie Kompetenzpfade und Lern-Playlists, um Kontext zu bieten, Verbindungen zu anderen Ressourcen herzustellen und weitere Lernmöglichkeiten vorzuschlagen.

Die besten LMS-Lösungen unterstützen die Wissenskuratierung, die Erstellung von Lernpfaden, die Kennzeichnung von Inhalten und das Hochladen in einer Vielzahl von Medien- und Inhaltsformaten. Sie verfügen außerdem über intuitive Tools zum Teilen, sodass das gesammelte Wissen von deinen Kollegen verbreitet werden kann, entweder direkt oder in den von deiner Organisation verwendeten Arbeitswerkzeugen. Dein Anbieter kann dir zeigen, wie du diese Funktionen in deinem Kontext am besten nutzen kannst.

Was nicht durchsuchbar ist, ist nicht vorhanden

Für L&D-Fachleute ist das Lernsystem die natürliche Wahl für einen Wissensspeicher. Dabei sind zwei wichtige Aspekte zu berücksichtigen: die Kommunikation mit dem Zielpublikum über die Inhalte des LMS (es geht nicht nur um Compliance und Kursbuchungen) und die einfache Auffindbarkeit durch Browsen und Suchen.

Die Suche ist das Herzstück der Wissensbeschaffung. Gute Metadaten sind die Grundlage für die Funktionsweise von Suchwerkzeugen, daher sind klare Titel und Beschreibungen unerlässlich – und zwar in der Sprache, die die Suchenden in ihrer täglichen Arbeit verwenden. Die Zuordnung zu Kompetenzrahmen wird immer wichtiger. Die Kennzeichnung mit den richtigen Fähigkeiten unterstützt wahrscheinlich breitere Lernziele und hilft deinen Benutzern, diese nützlichen Informationen im Zusammenhang mit ihren Zielen zur Kompetenzentwicklung zu finden. Gehe nicht einfach davon aus, dass die Suche für dich funktioniert, sondern teste sie und passe sie bei Bedarf an.

Obwohl die Einführung am Arbeitsplatz noch in den Kinderschuhen steckt, sind generative KI-Tools zunehmend in der Lage, Text zusammenzufassen und Video- und Audiodaten in durchsuchbare Transkripte und Zusammenfassungen zu übertragen. Sie können eine große Hilfe beim Organisieren, Taggen und Zuordnen von Wissen sein, während es gesammelt wird: Zuordnung zu Fähigkeiten, Rollen, Produkten und Prozessen, Identifizierung von Schlüsselkonzepten und -daten und Erstellung organisierter Ergebnisse.

Achte jedoch darauf, in deinem Unternehmen nur offizielle und genehmigte Tools zu verwenden, um das Risiko zu vermeiden, dass sensible Daten in die Öffentlichkeit gelangen.

Unterstütze eine Kultur des Teilens, in der du

Es ist nicht Aufgabe von L&D, eine Kultur des Teilens zu schaffen; das ist die Aufgabe der gesamten Organisation. Aber es ist eine großartige Grundlage, die Lernende aktiv nutzen können, wenn sie es durch die Art und Weise, wie wir arbeiten, zu etwas Selbstverständlichem machen. In vielen größeren Organisationen leitet ein Wissensmanagement-Team diesen Prozess. Wo dies nicht der Fall ist, können L&D-Teams eine führende Rolle als natürliche Hüter des Wissens und des Wissensbedarfs der Organisation übernehmen. L&D wissen auch, wie man mit einem breiten Publikum zusammenarbeitet, um das Wichtigste herauszufiltern und auf eine nutzbare und nützliche Weise zu präsentieren.